Приказ ФТС России от 09.07.2014 N 1331 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации"

(страница 1)
В целях совершенствования организации документационного обеспечения управления и работы архива в таможенных органах Российской Федерации (далее - таможенные органы), установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности таможенных органов документов приказываю:
1. Утвердить Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации (далее - Типовая инструкция) (приложение).
2. Региональным таможенным управлениям и таможням, непосредственно подчиненным ФТС России:
до 1 января 2015 г. разработать инструкции по делопроизводству и работе архива (далее - Инструкция), не противоречащие Типовой инструкции, согласовав проекты Инструкций с Управлением делами ФТС России и соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями;
обеспечить организацию делопроизводства и работу архива в соответствии с Инструкцией.
3. Признать утратившими силу:
приказ ФТС России от 18 октября 2004 г. N 160 "О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах";
приказ ФТС России от 30 марта 2007 г. N 383 "О внесении изменений в Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах), утвержденную приказом ФТС России от 18 октября 2004 г. N 160";
приказ ФТС России от 15 ноября 2007 г. N 1412 "О внесении изменений в приказ ФТС России от 18 октября 2004 г. N 160";
приказ ФТС России от 27 мая 2011 г. N 1095 "О внесении изменений в приказ ФТС России от 18 октября 2004 г. N 160";
пункт 3 приказа ФТС России от 1 марта 2012 г. N 373 "Об утверждении типовых положений о подразделениях документационного обеспечения таможенных органов";
пункт 3 приказа ФТС России от 23 августа 2012 г. N 1700 "Об утверждении типового положения об архиве таможенного органа и положения об экспертной комиссии таможенного органа";
приказ ФТС России от 14 сентября 2012 г. N 1852 "О внесении изменения в Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах), утвержденную приказом ФТС России от 18 октября 2004 г. N 160".
Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель действительный государственный советник таможенной службы Российской Федерации А.Ю.БЕЛЬЯНИНОВ

Приложение к приказу ФТС России от 9 июля 2014 г. N 1331

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ


I. Общие положения

1.1. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации (далее - Типовая инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в процессе деятельности таможенных органов Российской Федерации (далее - таможенные органы) документов, совершенствования делопроизводства, работы архивов таможенных органов и повышения их эффективности.
1.2. Таможенные органы организуют и ведут делопроизводство и работу архива на основе инструкций по делопроизводству и работе архива в региональных таможенных управлениях и таможнях, непосредственно подчиненных ФТС России (далее - Инструкция по делопроизводству и работе архива, действующая в таможенном органе), не противоречащих Типовой инструкции, а также других правовых актов и организационно-методических документов в сфере информации, документации, архивного дела.
Региональные таможенные управления и таможни, непосредственно подчиненные ФТС России, согласовывают проекты инструкций с Управлением делами ФТС России и соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.
1.3. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, контроль исполнения, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.
Система электронного документооборота, применяемая в таможенных органах, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству и работе архива, действующей в таможенном органе.
1.4. Положения Типовой инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.5. Порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную информацию ограниченного распространения), обращениями (предложениями, заявлениями, жалобами) граждан регулируется отдельными правовыми актами ФТС России.
1.6. Требования Типовой инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.7. Ответственность за организацию делопроизводства и работу архива, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами возлагается:
в таможенных органах - на начальников таможенных органов;
в структурных подразделениях таможенного органа - на начальников структурных подразделений.
1.8. Организация, ведение, совершенствование делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях таможенного органа (далее - структурные подразделения) осуществляются подразделением документационного обеспечения таможенного органа (далее - подразделение документационного обеспечения <1>), задачи, функции и порядок работы которого устанавливаются положением о подразделении документационного обеспечения.
--------------------------------
<1> Под подразделением документационного обеспечения понимается отдел (отделение) документационного обеспечения регионального таможенного управления, таможни, таможенного поста (со статусом юридического лица).

1.9. Если в структуре таможенного органа не предусмотрено создание подразделения документационного обеспечения, то по решению начальника таможенного органа его основные задачи, функции и права возлагаются на отдельное должностное лицо или функциональную группу должностных лиц по направлению деятельности (далее - ответственные за ведение делопроизводства).
Непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении осуществляется должностным лицом (работником) (далее - ответственный за ведение делопроизводства структурного подразделения), определенным начальником структурного подразделения. Ответственный за ведение делопроизводства структурного подразделения обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует начальника (заместителя начальника) структурного подразделения о состоянии их исполнения.
1.10. Права, обязанности и ответственность должностных лиц (работников) подразделения документационного обеспечения (ответственных за ведение делопроизводства) и ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений определяются должностными регламентами и должностными инструкциями.
1.11. Информация, содержащаяся в документах и проектах документов, а также принятые по ним решения до их опубликования в установленном порядке, если законодательством Российской Федерации не установлено иное, относятся к материалам, содержащим служебную информацию, используемую в соответствии с полномочиями должностных лиц (работников), работающих или знакомящихся с указанной информацией.
1.12. Передача документов, их копий территориальным органам федеральных органов исполнительной власти, органам судебной власти, органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органам местного самоуправления, общественным объединениям, учреждениям, государственным и иным предприятиям (далее - организации) осуществляется при наличии письменного запроса с разрешения начальника (заместителя начальника) таможенного органа.
1.13. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется в установленном порядке уполномоченным структурным подразделением, а в отдельных случаях - по разрешению (указанию, поручению) начальника таможенного органа.
1.14. При уходе должностного лица (работника) в отпуск, убытии в командировку, увольнении или перемещении по службе имеющиеся у него документы по указанию начальника (заместителя начальника) структурного подразделения передаются для исполнения другому должностному лицу (работнику) через ответственного за ведение делопроизводства структурного подразделения.
1.15. Должностные лица (работники) таможенных органов обязаны знать и выполнять требования Инструкции по делопроизводству и работе архива, действующей в таможенном органе. Вновь принятые на работу должностные лица (работники) должны быть ознакомлены с положениями данной инструкции.
1.16. Должностные лица (работники) таможенных органов несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству и работе архива, действующей в таможенном органе.
1.17. Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству и работе архива, действующую в таможенном органе, осуществляется в порядке, установленном в пункте 1.2 Типовой инструкции.

II. Основные понятия

В Типовой инструкции используются следующие основные понятия:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в таможенном органе;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот таможенного органа;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в таможенном органе, с указанием сроков их хранения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности таможенного органа;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
электронный документ - документ, создаваемый в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;
информационно-телекоммуникационная сеть - технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;
электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;
адресант - полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина);
адресат - полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат");
архив таможенного органа <1> - структурное подразделение, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;
--------------------------------
<1> При невозможности создания архива таможенного органа как самостоятельного структурного подразделения в структуре подразделения документационного обеспечения по решению начальника таможенного органа основные задачи, функции и права архива возлагаются на отдельное должностное лицо или функциональную группу должностных лиц подразделения документационного обеспечения.

архивохранилище - специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

III. Документация таможенных органов

3.1. Деятельность таможенных органов обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией таможенных органов, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимодействия между таможенными органами, организациями.
3.2. Таможенные органы (региональные таможенные управления, таможни, а также таможенные посты со статусом юридического лица) издают правовые акты ненормативного характера (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции), а также иные документы в соответствии с установленной компетенцией.
Таможенные посты (в составе таможни) имеют право издавать правовые акты ненормативного характера (распоряжения, положения, правила, инструкции), а также иные документы по вопросам, отнесенным к компетенции таможенного поста.
Установленные указанными правовыми актами требования и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых правовых актов, обладающих равной или более высокой юридической силой. Запрещается применять в этих целях такой вид документа, как письма.
Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае необходимости принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих актов по данному вопросу.
3.3. При подготовке документов в таможенных органах следует применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman размером N 10 - N 12 (для оформления табличных материалов), N 13 - N 14 через 1 - 1,5 межстрочных интервала.

IV. Требования к оформлению документов

4.1. Бланки документов

4.1.1. Документы таможенного органа оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
4.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм).
Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Для документов постоянного хранения бланки изготавливаются на бумаге высших сортов.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги формата A4, должен иметь поля:
20 мм - левое;
15 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
4.1.3. Для таможенного органа устанавливаются следующие виды бланков организационно-распорядительных документов:
общий бланк (приложение N 1);
бланк письма (приложение N 2);
бланк конкретного вида документа (приказ, распоряжение) (приложения N 3, N 4 и N 5).
4.1.4. Общий бланк (приложение N 1) используется для изготовления документов, бланки которых не установлены Типовой инструкцией, и включает в себя реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти - Федеральная таможенная служба;
наименование таможенного органа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
место составления (издания) документа.
Если документ изготавливается на общем бланке, название вида документа вносится в свободное поле между наименованием таможенного органа и датой и регистрационным номером документа.
Бланк письма (приложение N 2) включает в себя реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти - Федеральная таможенная служба;
наименование таможенного органа;
справочные данные о таможенном органе (почтовый адрес, номера справочного телефона, телефона-факса, телетайпа, адрес электронной почты, наименование официального сайта);
отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.
Бланк конкретного вида документа (приказ, распоряжение) таможенного органа, кроме таможенного поста (в составе таможни) (приложения N 3 и N 4), включает в себя реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти - Федеральная таможенная служба;
наименование таможенного органа;
вид документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
место составления (издания) документа.
Бланк распоряжения таможенного поста (в составе таможни) (приложение N 5) включает в себя реквизиты:
эмблема таможни;
наименование федерального органа исполнительной власти - Федеральная таможенная служба;
наименование таможенного органа;
вид документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
место составления (издания) документа.
4.1.5. Бланки документов таможенных органов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом расположении реквизиты бланка размещаются в верхнем левом углу (приложение N 2), при продольном - центрированным способом вдоль верхнего поля бланка (приложения N 1, N 3, N 4, N 5).
4.1.6. В таможенном органе применяются следующие бланки:
бланки с указанием наименования регионального таможенного управления (приложения N 1, N 2, N 3, N 4);
бланки с указанием наименования таможни (приложения N 1, N 2, N 3, N 4);
бланки с указанием наименования таможенного поста (со статусом юридического лица) (приложения N 1, N 2, N 3, N 4);
бланки с указанием наименования таможенного поста (в составе таможни) (приложение N 5).
4.1.7. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые бланки) изготавливаются полиграфическими или штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне, по заказам таможенных органов.
Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на бланках в одноцветном варианте на геральдическом щите. Реквизиты бланка имеют тот же цвет, что и герб.
Гербовые бланки документов таможенного органа подлежат учету, должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам. На них типографским способом проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Порядковый номер проставляется в нижнем поле лицевой стороны бланка.
Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в учетном журнале, в который вносятся следующие сведения:
при поступлении бланков в таможенный орган: наименование вида бланка, дата поступления, дата и номер сопроводительного документа, наименование предприятия - поставщика бланков, количество экземпляров, серия и номера бланков;
при выдаче бланков в структурные подразделения: наименование вида бланка, количество экземпляров, серия и номера бланков, наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы получателя бланков, расписка в получении, примечание (для отметок об уничтожении (списании) бланков).
Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах.
Уничтожение гербовых бланков осуществляется в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) с составлением акта об уничтожении.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на подразделение документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства). Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение гербовых бланков, назначаются правовым актом таможенного органа.
Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется не реже одного раза в год комиссией, назначаемой правовым актом таможенного органа. О проверках делаются отметки в учетном журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения начальника таможенного органа.
4.1.8. Образцы бланков организационно-распорядительных документов, применяемых в таможенном органе, утверждаются правовым актом таможенного органа по представлению подразделения документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства):
образцы бланков регионального таможенного управления и подчиненных таможенных органов - начальником регионального таможенного управления;
образцы бланков таможни, непосредственно подчиненной ФТС России, и таможенных постов (в составе таможни) - начальником таможни.
4.1.9. Без использования бланков на стандартных листах бумаги формата A4 оформляются:
документы, создаваемые от имени двух или более организаций;
документы, предназначенные для использования в структурных подразделениях (докладные, служебные, объяснительные записки и т.п.).
4.1.10. Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации с использованием средств вычислительной техники запрещается.
Изготовление бланков организационно-распорядительных документов без изображения Государственного герба Российской Федерации (с эмблемой таможенного органа) допускается средствами оперативной полиграфии или с использованием средств вычислительной техники по согласованию с подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства). Эмблема таможенного органа помещается на верхнем поле бланков документов и располагается над серединой реквизита "Наименование таможенного органа".
Бланки, изготовленные средствами оперативной полиграфии или с использованием средств вычислительной техники, учету не подлежат.

4.2. Состав реквизитов документов

Документы таможенного органа должны иметь установленный состав реквизитов и порядок их расположения:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование таможенного органа;
справочные данные о таможенном органе;
вид документа;
место составления (издания) документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
адресат;
наименование либо аннотация документа;
текст документа;
отметка о наличии приложений;
гриф согласования;
виза;
подпись должностного лица;
гриф утверждения;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
указания по исполнению документа;
отметка о контроле документа;
отметка об исполнении документа;
отметка о поступлении документа;
отметка о конфиденциальности.
Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении N 6.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и другие.

4.3. Правила оформления реквизитов документов

4.3.1. Государственный герб Российской Федерации

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. I), ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2011, N 1, ст. 1; 2013, N 30 (ч. I), ст. 4022).
На бланках документов таможенного органа Государственный герб Российской Федерации изображается на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование таможенного органа".

4.3.2. Наименование таможенного органа

Наименование таможенного органа, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах (положение и приказ о создании или образовании).
Над наименованием таможенного органа указывается наименование вышестоящего таможенного органа (приложения N 1, N 2, N 3, N 4 и N 5).
Наименование структурного подразделения указывается только на внутренних документах (докладные, служебные записки и другие документы), оформленных не на бланках.

4.3.3. Справочные данные о таможенном органе

Справочные данные о таможенном органе включают в себя: почтовый адрес, номера справочного телефона, телефона-факса, телетайпа, адрес электронной почты, наименование официального сайта.

4.3.4. Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (приказ, распоряжение, инструкция, протокол, акт, контракт и другие) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа и обуславливается особенностями изложения и построения текста.
На бланке письма наименование вида и разновидности документа не указывается.

4.3.5. Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование таможенного органа" и "Справочные данные о таможенном органе". Данный реквизит проставляется в общих бланках и бланках конкретных видов документов, кроме письма, в котором эти сведения помещаются в реквизите "Справочные данные о таможенном органе".
Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения.
Например:
Москва, г. Тверь, г. Химки Московской обл., пос. Краскино Приморского края.
Перед городами Москва, Санкт-Петербург, Севастополь буква "г." не ставится.
Место составления или издания документа не указывается, если оно входит в состав наименования таможенного органа, например: Владивостокская таможня, Хабаровский таможенный пост.

4.3.6. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо, докладная, служебная записки, акт и другие) или события, зафиксированного в документе (протокол). Для утверждаемого документа (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и другие) - дата утверждения.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату - дату более поздней подписи.
Документ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте или законодательством Российской Федерации не предусмотрена другая дата.
Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами; например: 16.05.2014. Если порядковый номер числа или месяца состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль, например: 01.06.2014. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 1 декабря 2014 г.
Место проставления даты на документе зависит от вида бланка и вида документа.

4.3.7. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, перед которым проставляется индекс дела по номенклатуре дел. Индекс дела не проставляется в регистрационных номерах приказов, распоряжений, протоколов, актов.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания.
Порядковые номера в пределах каждого вида документа присваиваются с начала календарного года.
Место проставления регистрационного номера зависит от вида бланка и вида документа.
Регистрационный номер документа (кроме письма), изданного таможенным органом совместно с другими организациями, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров документа, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей порядку их наименований в заголовочной части документа.
На подписанных совместных письмах проставляются даты и номера, присвоенные документам в каждом таможенном органе, организации.

4.3.8. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письма, докладные или служебные записки), и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от вспомогательной, справочной информации.
Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

4.3.9. Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, таможенные органы и учреждения, находящиеся в ведении ФТС России, должностные или физические лица.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                              ОАО "Газпром"
                                              Управление планирования
                                              производства и статотчетности
                                              или
                                              Астраханская таможня
                                              Отдел документационного
                                              обеспечения

При адресовании документа конкретному должностному лицу наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

                                                 АОЗТ "Болшевский текстиль"
                                                 Бухгалтерия
                                                 Старшему экономисту
                                                 И.О. Фамилия

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

                                                     Генеральному директору
                                                     ОАО "Северные регионы"
                                                     И.О. Фамилия

При адресовании документов должностным лицам таможенных органов, органов Минобороны России, правоохранительных органов после должности указывают звание (специальное, воинское), например:

                                                   Начальнику Домодедовской
                                                   таможни
                                                   специальное звание
                                                   И.О. Фамилия

При адресовании документа в несколько региональных таможенных управлений, таможен, таможенных постов, организаций или в несколько структурных подразделений их указывают обобщенно, например:

                                                      Начальникам таможен и
                                                      таможенных постов

В этом случае составляется указатель рассылки.
Если документ содержит не более четырех адресатов, печатается четыре экземпляра (подлинника) документа (каждый экземпляр оформляется на отдельном бланке), слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают, например:

                                                 Начальнику Владивостокской
                                                 таможни
                                                 специальное звание
                                                 И.О. Фамилия
                                                 Начальнику Находкинской
                                                 таможни
                                                 специальное звание
                                                 И.О. Фамилия
                                                 Начальнику Уссурийской
                                                 таможни
                                                 специальное звание
                                                 И.О. Фамилия
                                                 Начальнику Хабаровской
                                                 таможни
                                                 специальное звание
                                                 И.О. Фамилия

Все экземпляры документа должны быть подписаны.
При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                            Федеральное бюджетное
                                            учреждение "Всероссийский
                                            научно-исследовательский
                                            институт документоведения
                                            и архивного дела"
                                            Профсоюзная ул., д. 82, Москва,
                                            117393

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                                Образцову О.П.
                                                Садовая ул., д. 5, кв. 12,
                                                г. Липки, Киреевский район,
                                                Тульская область, 301264

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556) (далее - Правила оказания услуг почтовой связи). В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи определен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизитах "Справочные данные о таможенном органе" и "Адресат"):
наименование адресата (для юридических лиц - полное или краткое наименование; для гражданина - фамилия, имя, отчество);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
В такой же последовательности производится написание адреса отправителя на конверте.
Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя (адресанта) - в левой верхней части. Адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий.
Почтовый адрес не указывается на документах, направляемых в ФТС России и постоянным корреспондентам, в том числе таможенным органам и учреждениям, находящимся в ведении ФТС России (в этих случаях применяются конверты с заранее напечатанными адресами).

4.3.10. Наименование либо аннотация документа

Наименование (аннотация) документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы "о чем?" ("о ком?") или "чего?" ("кого?").
Например:
Приказ (о чем?) "Об утверждении Инструкции по делопроизводству и работе архива в Центральном таможенном управлении";
Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи";
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка;
Должностная инструкция (кого?) начальника таможни.
Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: "О подготовке проекта договора".
Для заголовка в письмах следует использовать словесную конструкцию с предлогом "О" ("Об") и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос о чем?, например: "Об изменении...", "Об исполнении...", "О выделении...", "О пересмотре...".
Заголовок составляет исполнитель проекта документа.
Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В проектах правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится.

4.3.11. Текст документа

Текст документа несет основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение и т.д.
Тексты документов составляют на русском языке.
Текст документа излагается с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию.
Содержание текста документа увязывается с ранее изданными по данному вопросу документами.
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или соединения этих структур.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях, решениях и применяется при подготовке уставов, положений, правил, инструкций, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д.
Связный текст документа, как правило, состоит из двух частей.
В первой (констатирующей) части указываются причины, цели, основания создания документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными правовыми актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документа, подготовленного на основании или в развитие документов ФТС России, других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование вида документа, наименование организации - автора документа, дата документа, его регистрационный номер, заголовок документа, заключенный в кавычки; например:
"В соответствии с приказом ФТС России от 26 сентября 2012 г. N 1926 "Об утверждении перечня типовых структурных подразделений таможенных органов Российской Федерации" ...".
Во второй (заключительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например, приказы - распорядительную часть без констатирующей (как правило, приказы по личному составу); письма - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.
Если связный текст содержит несколько поручений, решений, выводов и т.д., то он разбивается на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками.
Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.
При подготовке документов по однотипным (повторяющимся) ситуациям (приказы по личному составу, договоры, контракты, акты, сопроводительные и гарантийные письма, претензии, заявки, заключения и т.д.) используются унифицированные тексты.
В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, кроме общепринятых.
В тексте документа должны употребляться только официальные наименования федеральных органов исполнительной власти, иных органов (организаций), таможенных органов, учреждений, находящихся в ведении ФТС России, и структурных подразделений таможенного органа.
При употреблении сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти необходимо руководствоваться Перечнем полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, утвержденным совместным распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16 июля 2008 г. N 943/788 ("Российская газета" от 1 августа 2008 г. N 163).
В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия (приказ, распоряжение), а также документах, адресованных начальнику (заместителю начальника) таможенного органа, текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили"). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
В письмах используют следующие формы изложения:
от третьего лица единственного числа ("Центральное таможенное управление не возражает", "Владивостокская таможня считает возможным");
от первого лица множественного числа ("просим предоставить", "направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу направить").
Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом. Например:

Уважаемый Николай Петрович!

В документах, устанавливающих права и функции структурных подразделений (инструкция, положение, правила), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "комиссия установила").
Анкета - это форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по ряду признаков. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете", "были", "находились" и т.п.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Таблица - форма представления текста документа, в котором характеризуются несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень) и других документах.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовками, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.
Если повторяющийся в разных строках графы таблицы текст состоит из одного слова, то его после первого написания допускается заменять кавычками; если из двух и более слов, то при первом повторении его заменяют словами "То же", а далее - кавычками. Ставить кавычки вместо повторяющихся цифр, марок, знаков, математических и химических символов не допускается. Если цифровые или иные данные в какой-либо строке таблицы не приводят, то в ней ставят прочерк.
Допускается применять размер шрифта в таблице меньший, чем в тексте.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания.

4.3.12. Отметка о наличии приложений

Приложения к документу могут быть трех видов:
приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (приказы, распоряжения);
приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые сопроводительным письмом.
Приложения оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 и должны иметь все необходимые для документа реквизиты (наименование вида документа, заголовок, подпись начальника (заместителя начальника) таможенного органа либо начальника структурного подразделения - исполнителя документа, дата, отметка о согласовании).
В приложении к организационно-распорядительному документу (приказ, распоряжение, положение, правила, инструкция, решение и т.п.) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием порядкового номера, наименования организационно-распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, которые выравнивают по левому полю, например:

                                                    Приложение N 2
                                                    к приказу Центрального
                                                    таможенного управления
                                                    от 9 июля 2014 г. N 154

Наличие приложений в приказе, распоряжении, положении, правилах, инструкции указывается только в тексте.
Особенности оформления приложений к приказам, распоряжениям, положениям, правилам, инструкциям изложены в разделе V Типовой инструкции.
В других видах документов отметка о наличии приложений располагается под текстом, печатается от начала поля и может быть оформлена двумя способами:
отметку о наличии приложения, названного в тексте документа, оформляют следующим образом:

Приложение: на 4 л. в 1 экз.

если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются арабскими цифрами, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1. Проект договора о сотрудничестве на 5 л. в 1 экз.
            2. Проект плана мероприятий о проведении совместных переговоров
               на 8 л. в 3 экз.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение: Договор от 30 мая 2014 г. N 24 и приложения к нему, всего на 11 л.

Если приложения к документу сброшюрованы, то число листов не указывают:

Приложение: в 2 экз.

или

Приложение: Методические рекомендации в 2 экз.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на 5 л.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:

Приложение: на 4 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронно-цифровой форме, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации и количество штук, например:

Приложение: диск CD-R - 1 шт. только в адрес.

4.3.13. Гриф согласования

Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования (внешнее согласование). Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), при необходимости - указание звания (специального, воинского), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Директор государственного архива
Астраханской области

Подпись             И.О. Фамилия

Дата

Если согласование осуществляется письмом, протоколом, решением, актом, гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Решение заседания Правления
Российской Государственной страховой
компании "Росгосстрах"
от 07.07.2013 N 12

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа на лицевой стороне.
Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве - их размещают, как правило, двумя вертикальными рядами.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На основном документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование в зависимости от содержания документа осуществляется:
с вышестоящими органами в случаях, когда законодательством Российской Федерации предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов;
с организациями, интересы которых затрагивает содержание документа;
с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (пожарный, санитарный, экологический и т.п.);
при необходимости - с общественными организациями.

4.3.14. Виза

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Согласование проекта документа с должностными лицами таможенного органа оформляется визой (внутреннее согласование).
Виза включает в себя подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату визирования; при необходимости - должность визирующего; например:

Начальник структурного подразделения

Подпись             И.О. Фамилия

Дата

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа исполнителем, подготовившим проект документа, и начальниками структурного подразделения - исполнителя документа и структурных подразделений - соисполнителей; заинтересованными в документе должностными лицами; ответственными лицами правовой <1> и финансово-бухгалтерской <2> служб, если вопросы, затрагиваемые в документе, касаются правовых норм и финансовых вопросов; заместителем начальника таможенного органа, курирующим структурное подразделение - исполнителя документа, и начальником подразделения документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства).
--------------------------------
<1> Под правовой службой понимается правовая служба регионального таможенного управления, правовое подразделение таможни и таможенного поста (со статусом юридического лица).
<2> Под финансово-бухгалтерской службой понимается финансово-бухгалтерская служба регионального таможенного управления, подразделение бухгалтерского учета и финансового мониторинга таможни и таможенного поста (со статусом юридического лица).

При оформлении отдельных видов документов (должностных инструкций, должностных регламентов, номенклатур дел и других) допускается оформление внутреннего согласования в виде грифа согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник структурного подразделения

Подпись         И.О. Фамилия

Дата

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК Центрального
таможенного управления
от 23.12.2013 N 6

Отказ в визировании проекта документа не допускается.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются в виде точно сформулированного пункта или мотивированного предложения на отдельном листе и прилагаются к документу, а виза оформляется следующим образом: "Замечания прилагаются", личная подпись с расшифровкой подписи, дата. Например:

Замечания прилагаются.

Начальник структурного подразделения

Подпись        И.О. Фамилия

Дата

В случае когда замечания структурным подразделением - исполнителем документа не принимаются, все замечания рассматриваются заместителем начальника таможенного органа, курирующим данный вопрос, для принятия решения. Если заместителем начальника таможенного органа решение не принято, то замечания представляются для рассмотрения начальнику таможенного органа.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию (визированию). Повторного визирования не требуется, если правки носят редакционный характер (устранены орфографические и стилистические ошибки).
Допускается полистное визирование документов и приложений к ним начальниками соответствующих структурных подразделений.
Визирование приказов, распоряжений, положений, правил, инструкций осуществляется на листе согласования, который является оборотной стороной последнего листа текста документа (приложение N 7). Особенности визирования проектов приказов (распоряжений) отражены в подпункте 5.1.4 Типовой инструкции.
Письма, телеграммы и другие исходящие документы визируются на лицевой стороне последнего листа (после реквизита "Подпись должностного лица") экземпляра, остающегося в таможенном органе (далее - визовый экземпляр).
На докладных, служебных записках и других организационных документах визы проставляются на визовом экземпляре на лицевой стороне последнего листа документа под реквизитом "Подпись должностного лица" ближе к нижнему полю.
В случае, если документы (письма, докладные или служебные записки и другие) направляются адресатам с использованием системы электронного документооборота, то визирование осуществляется на оборотной стороне подлинника документа, остающегося в делах таможенного органа (структурного подразделения).
Подразделение документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства) проверяет наличие виз согласно указаниям по исполнению документа.
Лица, завизировавшие документ, несут ответственность за содержание текста - каждый в пределах своей компетенции.
Исполнитель, подготовивший проект документа, несет ответственность за соблюдение установленного порядка его согласования (визирования).

4.3.15. Подпись должностного лица

В состав реквизита "Подпись должностного лица" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное - если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); указание специального звания должностного лица, подписавшего документ; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Специальное звание должностного лица, подписавшего документ, указывается, если документ направляется в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы, а также на приказах и распоряжениях.
Реквизит "Подпись должностного лица" располагается под текстом документа или отметкой о наличии приложения и оформляется следующим образом:
на документе, подготовленном на бланке письма и направляемом в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы:

Заместитель начальника таможни
специальное звание                           Подпись           И.О. Фамилия

на документе, подготовленном на бланке письма и направляемом в организации и гражданам:

Заместитель начальника управления            Подпись           И.О. Фамилия

на документе, разработанном совместно с органами Минобороны России, правоохранительными органами и оформленном не на бланке:

Начальник Центрального
таможенного управления
специальное звание                           Подпись           И.О. Фамилия

на документе, разработанном совместно с другими организациями и оформленном не на бланке:

Начальник Центрального
таможенного управления                       Подпись           И.О. Фамилия

При подписании документа, оформленного на бланке, несколькими должностными лицами таможенного органа их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Начальник управления                         Подпись           И.О. Фамилия
Главный бухгалтер                            Подпись           И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные организации, подписи располагают на одном уровне, при большом количестве - их размещают, как правило, двумя вертикальными рядами, например:

Заместитель начальника                Заместитель директора
Центрального таможенного              Государственного архива
управления                            Российской Федерации
Подпись     И.О. Фамилия              Подпись    И.О. Фамилия
"__" _____________ 20__ г.            "__" ______________ 20__ г.

Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и других) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем, например:

Председатель                          Подпись                  И.О. Фамилия
Секретарь                             Подпись                  И.О. Фамилия

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением; например:

Председатель комиссии                 Подпись                  И.О. Фамилия
Члены комиссии                        Подпись                  И.О. Фамилия
                                      Подпись                  И.О. Фамилия
                                      Подпись                  И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего начальника таможенного органа (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. начальника Центрального
таможенного управления
специальное звание                    Подпись                  И.О. Фамилия

Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.
Правовые акты таможенного органа (приказы, распоряжения и другие) подписывает начальник таможенного органа (либо лицо, исполняющее его обязанности).
Заместители начальника таможенного органа подписывают правовые акты по отдельным вопросам деятельности таможенного органа в случае предоставления им соответствующих полномочий и в соответствии с распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями (далее - распределение обязанностей).
Документы, направляемые таможенным органом руководству ФТС России, подписываются начальником таможенного органа, а в его отсутствие - заместителем начальника таможенного органа, исполняющим его обязанности.
Документы, направляемые таможенным органом в структурные подразделения ФТС России и сторонним организациям, подписываются начальником таможенного органа или его заместителями в соответствии с их компетенцией.
Начальником таможенного поста (в составе таможни) или лицом, его замещающим, подписываются распоряжения и другие документы по вопросам, отнесенным к компетенции таможенного поста.
Документы таможенного органа могут быть подписаны другими должностными лицами таможенного органа, если данные полномочия закреплены в законодательных и иных правовых актах Российской Федерации, а также в правовых актах ФТС России.
Штампы с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) допускается использовать только при подготовке поздравительных, приветственных и других подобных документов.

4.3.16. Гриф утверждения

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (приказ, распоряжение, протокол, решение).
При утверждении документов, направляемых в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы, гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности должностного лица, утверждающего документ, указания специального звания, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты утверждения, например:

                                                     УТВЕРЖДАЮ
                                                     Начальник Центрального
                                                     таможенного управления
                                                     специальное звание
                                                     Подпись   И.О. Фамилия
                                                     "__" _________ 20__ г.

При утверждении документа, направляемого иным организациям, специальное звание не указывается, например:

                                                     УТВЕРЖДАЮ
                                                     Начальник Центрального
                                                     таможенного управления
                                                     Подпись   И.О. Фамилия
                                                     "__" _________ 20__ г.

При утверждении документа другим специально издаваемым документом (приказ, распоряжение, протокол, решение) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН) (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению в таможенном органе, приведен в приложении N 8.

4.3.17. Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами ФТС России.
На документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми операциями, подлинность подписи должностного лица (работника) таможенного органа заверяется печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации.
Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати, приведен в приложении N 9.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
Следует удостоверять простой круглой печатью (без изображения государственной символики) (приложение N 10):
реквизит "Отметка о заверении копии", оформленный на копии документа, направляемой в другие организации, или при выдаче ее на руки физическим лицам;
в отдельных случаях ксерокопии приказов и распоряжений, рассылаемых таможенным органам и сторонним организациям;
в случаях, предусмотренных правовыми актами ФТС России.
Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

4.3.18. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Для многостраничных копий или выписок из документа отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов: "Всего в копии ___ л.".
Например:

Подлинник документа находится в деле Сибирского таможенного управления N 01-15 за 2010 г.
Всего в копии ___ л. (для многостраничных копий или выписок из документа)

Верно
Наименование должности
должностного лица                     Подпись                  И.О. Фамилия
Дата                 Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются и, как правило, прошиваются.
Допускается заверять каждый лист многостраничной копии документа.
Таможенный орган может заверить копии только тех документов, которые создаются в самом таможенном органе.

4.3.19. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа и печатается шрифтом N 12 или N 14.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Например:

И.П. Иванов
(495) 924 45 67

На документе, подготовленном по поручению начальника таможенного органа группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
На приказах, распоряжениях отметка об исполнителе проставляется в обязательном порядке.

4.3.20. Указания по исполнению документа

Указание по исполнению документа оформляется непосредственно на документе (на свободном от текста месте), на отдельном листе, на бланке указания по исполнению документа или в электронном виде путем заполнения поля соответствующей электронной формы с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому указание относится.
Указание по исполнению документа оформляется соответствующим должностным лицом и включает: фамилии, инициалы исполнителей, содержание принятого им решения (поручения), срок исполнения, подпись, дату.
Например:

Морозову Н.В.
Федосеевой Н.А.
Прошу подготовить проект договора
к 05.05.2014.

Подпись

Дата

В случаях, когда поручение дается нескольким исполнителям, основным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указаний по исполнению лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в указаниях по исполнению документа указывается исполнитель, проставляются подпись автора указаний по исполнению документа, дата.

4.3.21. Отметка о контроле документа

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения выполнения установленных сроков согласно указанию по исполнению документа или типовых сроков исполнения. Ее обозначают буквой "К" или с помощью штампа "Контроль" (приложение N 10) и проставляют, как правило, в верхнем правом углу первого листа документа.

4.3.22. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Например:

Разъяснено по телефону (номер телефона,
фамилия, инициалы абонента и при необходимости должность).
Письменного ответа не требуется.
В дело N 02-34.

Подпись

Дата

или

Издан приказ от 08.04.2013 N 51
"О назначении ответственных лиц..."
В дело N 03-156.

Подпись

Дата

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется начальником (заместителем начальника) структурного подразделения, в котором исполнен документ, или исполнителем документа, а в отдельных случаях - начальником (заместителем начальника) таможенного органа, курирующим структурное подразделение - исполнитель.
При оформлении отметки об исполнении документа и направлении его в дело может использоваться штамп (приложение N 10).

4.3.23. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в таможенный орган проставляется в нижней части лицевой стороны первого листа документа в виде штампа (приложение N 10), который содержит наименование таможенного органа - получателя документа, количество листов основного документа, количество приложений, общее количество листов приложения (например: 3 л. + 2 + 12 л.), кроме сброшюрованных приложений, очередной порядковый номер, дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
На документе, учитываемом по реестру, в штампе проставляются количество листов основного документа, количество приложений, общее количество листов приложения (кроме сброшюрованных приложений) и дата поступления.
Штамп может формироваться с использованием системы электронного документооборота.

4.3.24. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации <1>. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368), отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию ограниченного распространения, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".
--------------------------------
<1> Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925).

Отметка о конфиденциальности свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг пользователей документа.
Отметка о конфиденциальности проставляется без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа. Отметка дополняется указанием номера экземпляра документа, который печатается через 1 межстрочный интервал и центрируется по отношению к ней, например:

                                                 Для служебного пользования
                                                          экз. N 3
                                                 или
                                                 Для служебного пользования
                                                          экз. N 3
                                                 Приложение
                                                 к приказу Дальневосточного
                                                 таможенного управления
                                                 от _______________ N _____

4.4. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств

Печатание документов осуществляется с использованием компьютерной и оргтехники.
При выборе типа печатающего устройства необходимо учитывать задачу последующей сохранности текстов документов.
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица (работники) таможенного органа, пишутся от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).
Для печатания документов используются бланки установленной формы или стандартные листы бумаги формата A4. Текст печатается шрифтом N 14 через 1 - 1,5 межстрочных интервала.
Тексты документов, не превышающие семи строк, печатаются на листе формата A5 (148 x 210 мм). Текст печатается шрифтом N 14 через 1 межстрочный интервал.
Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются через 2 межстрочных интервала.
Текст должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен.
Реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами.
Реквизиты документа (кроме текста документа), состоящие из нескольких строк ("Наименование (аннотация) документа", "Подпись должностного лица" и другие), печатаются через 1 межстрочный интервал.
Наименование должности, специальное звание в реквизите "Подпись должностного лица" выравниваются по левому полю; расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности или специального звания и ограничивается правым полем.
Примеры оформления реквизита "Адресат" изложены в подпункте 4.3.9 Типовой инструкции.
Наименование вида документа печатается прописными буквами.
Слова "Примечание", "Приложение", "Основание" печатаются строчными буквами, кроме начальных букв.
Слова УТВЕРЖДАЮ, СОГЛАСОВАНО печатаются прописными буквами и отделяются от последующих строк реквизита 1,5 - 2 межстрочными интервалами (остальные строки реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал).
При печатании документов при помощи компьютерной и оргтехники следует соблюдать отступ от левой границы текстового поля:
0 см - для печатания реквизитов "Наименование (аннотация) документа" (в правовых актах - центрируется), "Текст документа" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа", наименования должности в реквизитах "Подпись должностного лица", "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, а также слова ПРИКАЗЫВАЮ (если содержание документа содержит только распорядительную часть);
1,25 см - для начала абзаца в тексте.
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются при нулевом отступе от левого поля, а относящийся к ним текст - через 1 межстрочный интервал.
При наличии в тексте документа ссылки на сноску она оформляется цифрой или звездочкой: * или 1). Текст сноски печатается шрифтом N 12 через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или в конце документа под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
При наличии нескольких грифов утверждения они располагаются, как правило, на одном уровне двумя вертикальными рядами. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания.

4.5. Копирование (тиражирование) документов

Прием и движение заказов на копировально-множительные работы, проводимые в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства), осуществляются на основании:
заказа на копирование (тиражирование), оформленного на бланке установленной формы (приложение N 11), подписанного начальником (заместителем начальника) таможенного органа либо начальником (заместителем начальника) структурного подразделения и начальником подразделения документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства);
журнала регистрации поступления, выполнения и выдачи заказов на копировально-множительные работы (приложение N 12).
Организацию работы по подготовке документов к копированию (тиражированию) осуществляют исполнители документов, за исключением приказов, распоряжений, положений, правил и инструкций таможенного органа.
Документы, поступающие в подразделение документационного обеспечения (ответственному за ведение делопроизводства) для копирования (тиражирования), должны быть тщательно подготовлены (отпечатаны четким шрифтом без ошибок) и подписаны. Реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для копирования (тиражирования), а также подписи и пометки должны выполняться разборчивым почерком, чернилами черного (синего) цвета или пастой черного (синего) цвета.
За содержание и тираж документов, передаваемых на копирование (тиражирование), ответственность несут исполнитель и начальник (заместитель начальника) структурного подразделения.
Копирование документов (кроме документов с пометкой "Для служебного пользования"), хранящихся в структурных подразделениях, осуществляется на копировальных аппаратах структурных подразделений. Учет размноженных копий документов осуществляется в журнале произвольной формы.
Ответственность за организацию и проведение работ по копированию документов в структурных подразделениях возлагается на начальников структурных подразделений.
При определении тиража для рассылки документов следует исходить из необходимости обеспечить своевременное доведение их до таможенных органов, которых эти документы касаются. Тираж определяется ответственным исполнителем по согласованию с подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства).
Копирование (тиражирование) и выдача дополнительных экземпляров документов таможенного органа, хранящихся в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства), осуществляется:
структурным подразделениям - на основании служебных записок структурных подразделений на имя начальника подразделения документационного обеспечения (в случае отсутствия подразделения документационного обеспечения в структуре таможенного органа - на имя начальника таможенного органа);
таможенным органам, другим организациям - на основании писем (запросов) на имя начальника (заместителя начальника) таможенного органа.
Порядок копирования (тиражирования) и направления дополнительных экземпляров документов с пометкой "Для служебного пользования" определен специальной инструкцией.

V. Особенности подготовки и оформления отдельных
видов документов

5.1. Приказ, распоряжение

5.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней деятельности таможенного органа.
Распоряжения издаются, как правило, в целях оперативного регулирования отдельных вопросов таможенного дела либо по организационным вопросам.
В отдельных случаях таможенные органы издают правовые акты совместно с другими организациями.
5.1.2. Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений начальника таможенного органа, его заместителя либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по личному составу готовит кадровая служба <1>.
--------------------------------
<1> Под кадровой службой понимается кадровая служба регионального таможенного управления, подразделение кадрового обеспечения таможни, подразделение кадров таможенного поста (со статусом юридического лица).

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений), их своевременное согласование с заинтересованными сторонами и представление на подпись начальнику таможенного органа возлагается на начальников структурных подразделений, которые готовят и вносят проекты.
5.1.3. Проекты приказов (распоряжений) представляются на подпись начальнику таможенного органа через подразделение документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства), которое несет ответственность за соблюдение требований по оформлению приказов (распоряжений) и наличие виз согласно листу согласования.
Проекты приказов (распоряжений) представляются на подпись при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.
5.1.4. Визирование проектов приказов (распоряжений) осуществляется в соответствии с порядком, изложенным в подпункте 4.3.14 Типовой инструкции.
Допускается оформлять проекты распоряжений таможенного поста по созданию временных зон таможенного контроля без согласования с начальниками подразделения документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) и правовой службы.
5.1.5. Подписание проектов приказов (распоряжений) осуществляется в соответствии с порядком, изложенным в подпункте 4.3.15 Типовой инструкции.
5.1.6. Подписанные приказы (распоряжения) поступают в подразделение документационного обеспечения (ответственному за ведение делопроизводства) для регистрации и рассылки.
Приказы и распоряжения регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года и вида документов. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.
Приказы по основной деятельности, личному составу и распоряжения регистрируются отдельно.
При регистрации приказов по основной деятельности буквенный индекс к номеру не добавляется.
При регистрации распоряжений к номеру добавляется буквенный индекс "р".
При регистрации приказов по личному составу в зависимости от содержания к номеру добавляются буквенные индексы "К", "А", "КМ", "П".
5.1.7. Копии приказов (распоряжений) направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем и подписывается начальником (заместителем начальника) структурного подразделения - исполнителя документа.
При небольшом тираже (до 10-ти адресатов) приказов и распоряжений указатель рассылки располагается на листе согласования после всех виз.
В отдельных случаях копии приказов (распоряжений) при направлении адресатам (сторонним организациям) заверяются в соответствии с порядком, изложенным в подпункте 4.3.18 Типовой инструкции.
5.1.8. Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы (приложения N 3, N 4, N 5) шрифтом размером N 14.
5.1.9. Приказ (распоряжение) имеет следующие основные реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации (эмблема таможни - для распоряжений таможенного поста (в составе таможни);
наименование федерального органа исполнительной власти - Федеральная таможенная служба;
наименование таможенного органа;
вид документа - приказ (распоряжение);
место составления (издания) документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
наименование документа (заголовок к тексту);
текст приказа (распоряжения);
подпись должностного лица;
визы;
отметка об исполнителе.
5.1.10. Дата приказа (распоряжения) оформляется словесно-цифровым способом; регистрационный номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа (распоряжения).
5.1.11. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру, например:

Об организационно-штатных мероприятиях в таможенных органах Дальневосточного таможенного управления

5.1.12. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа (распоряжения), как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей.
В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения). Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение", "На основании".
При ссылке в тексте приказа (распоряжения) на другие документы указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, его дата и регистрационный номер, заголовок к тексту.
Преамбула приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку.
Если содержание приказа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. В этом случае распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строки при нулевом отступе от левого поля.
В распорядительной части приказа (распоряжения) излагаются предписываемые действия с указанием исполнителя (исполнителей) каждого действия и сроков исполнения.
Текст распорядительной части может подразделяться на пункты, подпункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой. Подпункты могут иметь буквенную или цифровую нумерацию. Если текст распорядительной части состоит только из одного пункта, его не нумеруют.
Каждый пункт, подпункт должен являться логически законченным предложением (группой предложений), которое содержит одно либо несколько предписаний.
Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа (распоряжения) предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
В случае если управленческое действие связано с конкретным исполнителем, соответствующий пункт приказа (распоряжения) должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже (инициалы в тексте ставятся перед фамилией). В качестве исполнителей указываются подчиненные таможенные органы, структурные подразделения или конкретные должностные лица.
В тексте приказа (распоряжения) даты оформляются словесно-цифровым способом, например: 14 февраля 2014 г.
Срок исполнения в приказе (распоряжении) определяется календарной датой.
Если срок введения в действие приказа (распоряжения) не указан, то он вступает в силу с даты его подписания.
Приказ (распоряжение) действует до его отмены в установленном порядке. При необходимости может быть указано, на какой период издается приказ (распоряжение).
При отмене приказа (распоряжения) вместе с ним отмене подлежат все изменения, которые были внесены в приказ (распоряжение).
Если приказ (распоряжение) отменяет ранее изданный документ или отдельные его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый приказ (распоряжение) (его пункт) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
Если приказ отменяет изданные письма, телетайпограммы, текст пункта должен начинаться словами "Признать недействующим...".
Распоряжениями нельзя дополнять, отменять, изменять какие-либо пункты приказа или приказ в целом.
При изменении или дополнении ранее изданного приказа (распоряжения) или его отдельных положений текст приказа (распоряжения) должен содержать ссылку на изменяемый приказ (распоряжение) (его пункт) с указанием его даты, номера и заголовка.
В приказ (распоряжение) не следует включать пункт "Приказ (распоряжение) довести до сведения...". Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распоряжение), перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа (распоряжения).
В последнем пункте распорядительной части приказа (распоряжения), как правило, указывается конкретное должностное лицо, которое осуществляет контроль за исполнением приказа (распоряжения), - заместитель начальника или контроль осуществляет начальник таможенного органа, например:
"Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя начальника таможни...".
Допускается в приказах по личному составу, о поощрении, о командировании, об аттестации, о признании утратившими силу (недействующими) правовых актов и других документов не включать пункт об осуществлении контроля.
5.1.13. При наличии приложений к приказу (распоряжению) об этом должно быть указано в тексте приказа (распоряжения).
Приложения являются неотъемлемой частью приказа (распоряжения). Приложения нумеруются последовательно, по мере ссылки на них в тексте приказа (распоряжения).
В виде приложения оформляются положения, правила, инструкции, перечни, уставы, планы, таблицы, графики, карты, схемы, образцы документов и другие.
На первой странице приложения в правом верхнем углу указывается: "Приложение N", наименование приказа (распоряжения), его дата и регистрационный номер, например:

                                               Приложение N 2
                                               к распоряжению Уральского
                                               таможенного управления
                                               от 11 февраля 2014 г. N 19-р

Приложения к проекту приказа (распоряжения) подписываются начальником структурного подразделения, подготовившего проект приложения, или его заместителем. Подпись проставляется на лицевой стороне последнего листа приложения и включает в себя наименование должности лица, подписавшего приложение, без указания специального звания, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
5.1.14. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату визирования. Визы располагаются на листе согласования, который является оборотной стороной последнего листа текста приказа (распоряжения) (приложение N 7).
5.1.15. Реквизит "Подпись" состоит из наименования должности, специального звания подписавшего приказ (распоряжение), личной подписи и расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
5.1.16. Инициалы, фамилия и телефон исполнителя располагаются друг под другом не ниже 2 см от нижнего левого края документа.
5.1.17. Страницы приказа (распоряжения) и приложений нумеруются как единый документ сквозной нумерацией. Номер проставляется посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания. На первой странице номер не проставляется, лист согласования не нумеруется.
5.1.18. В соответствии с полномочиями, предоставленными таможенному органу, приказами по личному составу оформляются:
прием, назначение, перемещение, перевод, совмещение, освобождение, зачисление в распоряжение, увольнение сотрудников, государственных гражданских служащих и работников бюджетной сферы таможенных органов, заключение трудового договора (контракта), исполнение обязанностей по вакантной должности, изменение фамилии, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы), профессиональная переподготовка (повышение квалификации) и другие (при регистрации к номеру добавляется буквенный индекс "К");
присвоение специальных званий, классных чинов и другие (при регистрации к номеру добавляется буквенный индекс "А");
поощрение, награждение, премирование, выплаты и другие (при регистрации к номеру добавляется буквенный индекс "П");
командирование, наложение дисциплинарных взысканий, предоставление отпусков (ежегодных, в связи с обучением), установление служебного времени и другие (при регистрации к номеру добавляется буквенный индекс "КМ").
Приказы по личному составу (с буквенными индексами "К", "А") подготавливаются кадровой службой и визируются соответствующими должностными лицами. Порядок визирования указанных приказов определяется кадровой службой.
Расположение реквизитов приказов по личному составу аналогично приказам по основной деятельности.
В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать, распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт начинается глаголом, обозначающим действие: "Назначить", "Освободить", "Командировать" и т.д.

5.2. Положение, правила, инструкция

5.2.1. Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются начальником таможенного органа, или как акты, утверждаемые таможенным органом; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
5.2.2. В положении устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции таможенного органа.
В правилах устанавливаются требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений правовых актов.
5.2.3. Порядок подготовки проектов положений (правил, инструкций) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.
5.2.4. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартом листе бумаги формата A4.
5.2.5. В заголовке к тексту положения (правил, инструкции) обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются требования данного документа. Заголовок отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (должностная инструкция документоведа).
Заголовок документа выравнивается по центру.
Текст положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается" и т.п.
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Текст положения (правил, инструкции) состоит из разделов, внутри которых делится на главы, пункты, подпункты и абзацы. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами с точкой. Подпункты могут иметь буквенную или цифровую нумерацию. Пункты и подпункты названий не имеют.
5.2.6. Порядок оформления приложений к положению (правилам, инструкции) аналогичен оформлению приложений к приказам (распоряжениям) (подпункт 5.1.13 Типовой инструкции).
5.2.7. Визирование положения (правил, инструкции) осуществляется в соответствии с порядком, изложенным в подпункте 4.3.14 Типовой инструкции.
5.2.8. Положениям, правилам и инструкциям, регистрируемым как самостоятельные правовые акты, присваиваются номера, состоящие из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера документа, например, 01-117/1, где 01-117 - индекс дела, а 1 - порядковый номер документа.

5.3. Подготовка и оформление совместных документов

Таможенным органом могут быть приняты документы совместно с другими организациями (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, письма).
Совместный документ оформляется на стандартном листе бумаги формата A4.
При оформлении совместных документов указываются полные наименования таможенных органов, организаций, участвующих в подписании документа, которые, как правило, располагаются на одном уровне. Первым указывается наименование инициатора создания документа (таможенного органа или организации).
Наименование вида документа располагается центрированным способом.
Дата совместного документа должна быть единая и соответствовать дате более поздней подписи.
Регистрационный номер совместного правового акта (приказ, распоряжение, положение, правила, инструкция) состоит из регистрационных номеров акта каждого таможенного органа, организации, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в акте.
Регистрационные номера совместному письму присваиваются самостоятельно каждым таможенным органом, организацией.
Подписи руководителей оформляются на одном уровне, при этом данные о наименовании таможенного органа, организации включаются в наименование должности, например:

Начальник Северо-Западного            Президент АОЗТ "Ломоносовский
таможенного управления                фарфоровый завод"
Подпись       И.О. Фамилия            Подпись          И.О. Фамилия

Подписывается столько экземпляров документа, сколько таможенных органов, организаций участвовало в его создании. Каждый подписанный экземпляр является подлинником и хранится в делах таможенных органов, организаций-участников. Экземпляр совместного документа с визами согласования хранится в делах инициатора создания документа. Правила оформления виз изложены в подпункте 4.3.14 Типовой инструкции.

5.4. Протокол

5.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других; документы к обсуждению представляются структурными подразделениями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Документы подписываются начальниками структурных подразделений - исполнителей.
Записи во время совещания (заседания), сбор документов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа и должностных лиц структурных подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня совещания (заседания). Проекты соответствующих пунктов протокола визируются структурным подразделением, ответственным за их подготовку.
5.4.2. В таможенных органах протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
5.4.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании, и при необходимости лиц, приглашенных на совещание (заседание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Если в совещании (заседании) принимают участие представители организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через 1 межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Решение в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на совещании (заседании); при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
5.4.4. Текст краткого протокола состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председателя (председательствующего), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на совещании (заседании).
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:
заместители начальника таможни                                 И.О. Фамилия
                                                               И.О. Фамилия
начальники отделов                                             И.О. Фамилия
                                                               И.О. Фамилия

Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается шрифтом размером N 15, выравнивается по центру и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, которые печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
5.4.5. Протокол визируется, как правило, на оборотной стороне последнего листа документа.
Протокол подписывается председателем (председательствующим) на совещании (заседании) и в необходимых случаях - секретарем.
Датой протокола является дата проведения совещания (заседания).
Сроки исполнения принятых решений определяются с даты проведения совещания (заседания).
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии; протоколы совещаний (заседаний) у начальника таможенного органа; протоколы заседаний комиссий; протоколы технических, научных и экспертных советов и других. Протоколы совместных совещаний (заседаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов таможенных органов, организаций, принимавших участие в совещании (заседании).
Номера решений, принятых на совещаниях (заседаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса.
5.4.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет ответственный исполнитель и подписывает начальник (заместитель начальника) структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.
Принятые решения направляются исполнителям в виде выписок из протоколов.
5.4.7. Ведение, оформление и рассылка протоколов (копий протоколов) заседаний комиссии, технических, научных, экспертных советов и других осуществляется секретарями комиссий (советов).
Указатель рассылки протоколов заседаний комиссии, технических, научных, экспертных советов и других подписывает председатель комиссии (совета).
5.4.8. Протоколы печатаются на общем бланке или на стандартных листах бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:
наименование таможенного органа;
вид документа - ПРОТОКОЛ (печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);
вид совещания, заседания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру;
место проведения совещания, заседания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание (заседание) или в каком месте;
печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид совещания, заседания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;
дата и номер протокола - дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами.
Основная часть протокола печатается шрифтом размером N 14 через 1 - 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании (заседании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности (специального звания) с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

5.5. Служебные письма

5.5.1. Служебные письма как вид документа по содержанию и назначению могут быть сопроводительные, гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-ответы, письма-предложения, письма-сообщения, письма-подтверждения, письма-извещения и другие.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.
Служебные письма могут быть простыми и сложными.
Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования. Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая, заключительная - просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п. Текст простого письма не должен превышать 2-х машинописных страниц.
Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до 5-ти машинописных страниц текста. Они состоят из следующих основных частей:
вступление - обоснование, причины, цель письма;
основное содержание - просьба, решение, напоминание;
заключение.
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:
ссылку на документ и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;
констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.
Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.
5.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются указаниями по исполнению документов начальником (заместителем начальника) таможенного органа на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора указаний по исполнению документов.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в указаниях по исполнению документов начальника (заместителя начальника) таможенного органа.
Сроки подготовки инициативных писем определяются начальником (заместителем начальника) структурного подразделения.
5.5.3. Служебные письма печатаются на бланках письма (приложение N 2).
Таможенные посты (в составе таможни) оформляют письма на бланках письма таможни.
Использование бланков писем для оформления документов, направляемых таможней таможенным постам (в составе таможни) и таможенными постами (в составе таможни) в таможню, запрещается.
Требования к оформлению основных реквизитов письма (адресат, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта, наименование документа (заголовок к тексту), текст документа, отметка о наличии приложений, подпись должностного лица, отметка об исполнителе, отметка о конфиденциальности) приведены в пункте 4.3 Типовой инструкции.
При оформлении письма на двух или более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
5.5.4. Визирование писем осуществляется в соответствии с порядком, изложенным в подпункте 4.3.14 Типовой инструкции.
5.5.5. Письма должны содержать отметку об исполнителе на первом и визовом экземплярах документа.
Письма, направляемые физическим лицам, должны содержать отметку об исполнителе на визовом экземпляре документа.
5.5.6. При заверении соответствия копии письма, остающейся в делах таможенного органа, подлиннику ниже реквизита "Подпись должностного лица" проставляются заверительная надпись или штамп (приложение N 10): "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения; например:

Верно
Инспектор отдела
документационного обеспечения               Подпись            И.О. Фамилия
Дата

5.6. Акт

Акт составляется несколькими должностными лицами и подтверждает установленные факты или события.
Основой для составления акта может быть указание вышестоящего таможенного органа, начальника (заместителя начальника) таможенного органа или структурного подразделения, плановые задания и другое.
Акт составляется на стандартном листе бумаги формата A4 и должен иметь следующие реквизиты: наименование таможенного органа либо структурного подразделения, вид документа, место составления (издания) документа, дату документа, регистрационный номер документа, гриф утверждения, наименование документа (заголовок к тексту), текст документа, отметка о наличии приложений, подписи должностных лиц.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Во вводной части акта указывается основание для составления акта (наименование распорядительного документа, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его дата, номер и заголовок; устное распоряжение начальника (заместителя начальника) таможенного органа; решение совещания и другое), перечисляются лица, составляющие акт, указываются наименование должностей, при необходимости - с обозначением организаций (при участии в составлении акта должностных лиц, работников сторонних организаций), инициалы и фамилии (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются по старшинству должностей или в алфавитном порядке. Начинается вводная часть акта словом "Основание".
Слова "Основание", "Председатель комиссии", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
В констатирующей части излагаются цели и задачи актирования, характер проведенной комиссией работы; фиксируются установленные факты и события; делаются выводы о полученных результатах и при необходимости делаются предложения по устранению выявленных недостатков.
Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения или об адресатах, которым они направляются. Данные сведения помещаются в конце текста перед подписями или после отметки о наличии приложений, если к акту прилагаются другие документы, при нулевом отступе от левого поля, например:

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экземпляр - наименование структурного подразделения;
2-й экземпляр - наименование структурного подразделения;
3-й экземпляр - наименование адресата.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит "Отметка о наличии приложений" (пункт 4.3.12 Типовой инструкции).
Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.
Актам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года, отдельно по каждому виду акта.

5.7. Доверенность

Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.
В доверенности фиксируется факт предоставления права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от имени доверителя (таможенного органа или его должностных лиц).
Доверенность оформляется на стандартном листе бумаги формата A4, общем бланке или на бланке письма.
Доверенности выдаются таможенным органом своим представителям на совершение сделок, представительство в суде, получение денег, товарно-материальных ценностей или другие действия от имени таможенного органа.
Доверенность от имени таможенного органа выдается начальником таможенного органа или иным лицом, обладающим необходимыми полномочиями, и заверяется гербовой печатью.
В тексте доверенности указываются следующие сведения:
должность и паспортные данные доверенного лица;
организация, в которой производятся действия по доверенности (при необходимости);
вид действий, совершаемых по доверенности;
дата выдачи доверенности (прописью);
образец подписи лица, получившего доверенность;
срок действия доверенности.

5.8. Записки (докладные, служебные, объяснительные)

5.8.1. Докладная записка

Докладная записка - документ, адресованный начальнику (заместителю начальника) таможенного органа и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе составителя, так и по указанию начальника (заместителя начальника) таможенного органа.
Заместителями начальника таможенного органа направляются докладные записки на имя начальника таможенного органа по координируемым и контролируемым вопросам в соответствии с распределением обязанностей.
Структурными подразделениями направляются докладные записки на имя начальника таможенного органа по вопросам исполнения данных начальником таможенного органа поручений, а также по вопросам, относящимся к исключительным полномочиям начальника таможенного органа.
Докладная записка на имя начальника таможенного органа, подготовленная структурным подразделением, в обязательном порядке визируется соответствующим заместителем начальника таможенного органа.
Структурными подразделениями направляются докладные записки на имя заместителей начальника таможенного органа по вопросам, координируемым и контролируемым заместителями начальника таможенного органа в соответствии с распределением обязанностей.
Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование таможенного органа (структурного подразделения), адресат, вид документа, дату документа, регистрационный номер документа, наименование документа (заголовок к тексту), текст документа, отметку о наличии приложений, подпись должностного лица, отметку об исполнителе.
Образцы оформления докладных записок приведены в приложении N 13.

5.8.2. Служебная записка

Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений: запросы, уточнение заданий, информация по запросам, разъяснения и другие. Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения. Переписка между структурными подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения, адресат, вид документа, дату документа, регистрационный номер документа, наименование документа (заголовок к тексту), текст документа, отметку о наличии приложений, подпись должностного лица, отметку об исполнителе, при необходимости - ссылку на исходящий номер и дату документа адресанта.
Образец оформления служебной записки приведен в приложении N 14.

5.8.3. Объяснительная записка

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Объяснительная записка пишется составителем, как правило, от руки на чистом листе бумаги.

5.9. Особенности оформления телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм

С помощью средств электрической связи таможенные органы осуществляют передачу телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам телексной и факсимильной связи, правильность оформления документов возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и начальника соответствующего структурного подразделения.

5.9.1. Телеграмма

Телеграммы посылаются только по срочным вопросам и лишь в тех случаях, когда другим способом передать информацию нельзя.
Телеграмма не должна содержать более 300 слов.
Телеграмма должна содержать данные, изложенные в следующей последовательности: отметка о категории телеграммы ("срочная", "обыкновенная" и т.д.; при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается); отметка о виде (видах) телеграммы ("с уведомлением о вручении телеграфом" и т.д.); адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (адресатов); текст телеграммы; регистрационный (исходящий делопроизводственный) номер; дата регистрации; сокращенное наименование должности лица, подписавшего телеграмму; фамилия лица, подписавшего телеграмму.
В нижней части телеграммы под чертой указываются обратный телеграфный адрес таможенного органа; должность, подпись, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму; дата отправки, наименование структурного подразделения - исполнителя, фамилия и номер телефона исполнителя.
Адрес телеграммы должен содержать все адресные данные, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок.
В адресе телеграммы наименование населенного пункта (город, село, деревня и т.п.) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, - в родительном падеже.
В адресе телеграммы перед номерами строений и корпусов слова "строение", "корпус" пишутся полностью или сокращенно - "стр", "корп". Такие слова, как "проспект", "проезд", "подъезд", "квартал", "бульвар" и т.п., пишутся полностью. Слова "край", "область", "район", "село", "деревня", "улица", "переулок" и "дом" можно писать полностью или сокращенно - "кр", "обл", "рн", "с", "дер", "ул", "пер" и "д" или не писать, если это не приведет к неопределенности или неточности адреса.
Номера домов, строений, корпусов пишутся цифрами или словами. Дробные номера пишутся с использованием символьного знака "/" (например, 3/5) или словами (например, три дробная черта пять).
Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма).
Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре.
Прием многоадресной телеграммы с одним текстом производится с приложением списка адресов, содержащего не более 20 адресов. Список адресов составляет и подписывает исполнитель.
Текст телеграммы должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации, и печатается в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через 2 межстрочных интервала без переноса слов, абзацев, союзов, предлогов (если при этом не искажается содержание) и без исправлений.
Цифры в телеграмме могут быть написаны либо знаками цифр, либо словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны быть написаны отправителем полными словами.
Знаки "точка", "запятая" и "кавычки", а также "скобка" могут быть написаны в телеграмме либо полными словами, либо сокращенными словами ("тчк", "зпт", "квч" и "скб" соответственно), либо соответствующими символьными знаками.
Знаки "вопросительный знак", "тире" ("минус"), "плюс" и "дробная черта" могут быть написаны либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками.
Знаки "номер", "двоеточие" и "восклицательный знак" могут быть написаны либо полными словами, либо сокращенно ("нр", "двтч" и "вскл" соответственно).
Другие знаки могут быть написаны только полными словами. Например, проценты обозначаются следующим образом: 42 зпт 4 процента.
Конец текста телеграммы заканчивается точкой "тчк". Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами, так как в конце текста подразделение документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства) проставляет регистрационный исходящий номер.
Текст ответной телеграммы начинается с указания исходящего номера телеграммы, на которую дается ответ, без добавления слов "номер", "Ваш", "На Ваш".
Визирование телеграмм осуществляется аналогично визированию писем.
Телеграммы сдаются в подразделение документационного обеспечения (ответственному за ведение делопроизводства) на подпись начальнику (заместителю начальника) таможенного органа и отправку в двух экземплярах с необходимыми визами на копии, которая подшивается в дело.
Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557; 2008, N 8, ст. 749, N 23, ст. 2715; 2009, N 12, ст. 1429; 2012, N 6, ст. 695) (далее - Правила оказания услуг телеграфной связи).
Телеграммы, поступившие в адрес таможенного органа и его структурных подразделений, принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение начальнику (заместителю начальника) таможенного органа или в структурные подразделения для дальнейшего исполнения.

5.9.2. Телетайпограмма

Передача оперативной информации в таможенные органы, имеющие телексную связь, осуществляется в виде телетайпограмм.
Телетайпограммы должны содержать не более 40 слов.
Требования к оформлению и написанию реквизитов телетайпограммы (адресат, текст, подпись, номер и другие) аналогичны требованиям, предъявляемым к телеграмме (подпункт 5.9.1 Типовой инструкции).
Частью реквизита "Адресат" телетайпограммы является номер телетайпа, принадлежащего адресату.
Проект телетайпограммы, являющийся ответом на документ-запрос с поручением начальника (заместителя начальника) таможенного органа, печатается в двух экземплярах (на втором экземпляре ставится виза начальника (заместителя начальника) структурного подразделения - исполнителя) и вместе с документом-запросом передается через подразделение документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства) на подпись начальнику (заместителю начальника) таможенного органа, давшему поручение. Затем первый экземпляр передается подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) на телетайп, второй экземпляр вместе с документом-запросом подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Визирование и подписание телетайпограммы аналогично визированию и подписанию писем.
Телетайпограммы передаются на телетайп в одном экземпляре независимо от числа абонентов с приложением указателя рассылки.
Образец оформления телетайпограммы приведен в приложении N 15.
Исходящие телетайпограммы учитываются оператором в журнале (приложение N 16) и подшиваются в дело. Исполнитель получает копию телетайпограммы, на которой оператором проставляется отметка о дате и времени передачи сообщения.
Входящие телетайпограммы учитываются в журнале (приложение N 16), передаются в подразделение документационного обеспечения (ответственному за ведение делопроизводства) для регистрации и на рассмотрение начальнику (заместителю начальника) таможенного органа или в структурные подразделения для дальнейшего исполнения.

5.9.3. Факсограмма

Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле.
Прием и передача документов по каналам факсимильной связи осуществляется по выделенным для этих целей номерам телефаксов.
Отправляемые документы должны быть выполнены черным цветом, иметь четкое и контрастное изображение.
На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка "Факс с досылкой" или "Факс без досылки".
В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа указываются наименование структурного подразделения - исполнителя (при необходимости), инициалы и фамилия исполнителя и номер его телефона.
Подписанный документ регистрируется (проставляются исходящий регистрационный номер и дата документа). После этого документ с пометкой "Факс с досылкой" поступает в структурное подразделение - исполнитель для передачи по каналам факсимильной связи.
Документ с пометкой "Факс без досылки" передается по каналам факсимильной связи подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства).
Тексты документов с отметкой о конфиденциальности ("Для служебного пользования") передавать запрещается.
Поступившие в таможенный орган по каналам факсимильной связи факсограммы передаются в подразделение документационного обеспечения (ответственному за ведение делопроизводства) для регистрации и учета и доставляются по назначению в день приема, срочные - немедленно.
Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа повторно не регистрируется, а направляется в соответствующее структурное подразделение - исполнитель.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется начальниками структурных подразделений.

5.9.4. Телефонограмма

Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.
Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи, записывается (печатается) получателем и должен включать не более 50 слов.
Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм и телетайпограмм.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени которого она передается.
Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, инициалы, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего. Датой телефонограммы является дата ее передачи.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.
Разместить в сети:

Наиболее читаемые

Распоряжение Мособлкомцен от 15.09.2015 N 115-Р
Об установлении тарифов в сфере теплоснабжения