Приказ ФНС России от 17.10.2016 N ММВ-7-10/564@ "Об утверждении Порядка организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц"
В целях организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц, в условиях централизованного хранения приказываю:
1. Утвердить Порядок организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц (далее - Порядок), согласно приложению к настоящему приказу.
2. Административно-контрольному управлению (И.В. Акунова) и Управлению регистрации и учета налогоплательщиков (В.Г. Колесников) обеспечить методологическое сопровождение применения Порядка.
3. Управлениям Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации, межрегиональным инспекциям ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам и ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (Р.В. Филимошин) обеспечить учет, хранение и уничтожение документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц, в условиях централизованного хранения согласно Порядку.
4. Управлениям Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации довести настоящий приказ до нижестоящих налоговых органов и обеспечить его исполнение.
5. Признать утратившим силу приказ ФНС России от 30.07.2014 N ММВ-7-14/394@ "Об утверждении Порядка организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц".
6. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить согласно компетенции на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего организацию работы с архивными документами, - в части пунктов 1, 2, 3, 4; на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего вопросы государственной регистрации и учета юридических и физических лиц, а также иностранных организаций и граждан, - в части пунктов 2, 3, 4; на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего работу ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, кроме вопросов информатизации ФНС России и модернизации налоговых органов, - в части пункта 3 настоящего приказа.
Руководитель Федеральной налоговой службы М.В.МИШУСТИН
Утвержден приказом ФНС России от "__" _______ 2016 г. N ______
ПОРЯДОК
ОРГАНИЗАЦИИ ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ ПРИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ, ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ, УЧЕТЕ ОРГАНИЗАЦИЙ И ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ
1. Основные термины и понятия
Архивная тара | Тара установленного типоразмера, предназначенная для размещения в ней объектов хранения в хранилище, зарегистрированная в ПО |
Владелец объектов хранения | НО, МИ ФНС России по КН, осуществляющие передачу объектов хранения на централизованное хранение |
Дело (том дела) | Совокупность документов в отношении одного юридического лица (организации), индивидуального предпринимателя (физического лица) |
Документы по регистрации | Документы юридического лица, индивидуального предпринимателя на бумажных носителях (представленные при государственной регистрации, образованные налоговым органом при осуществлении государственной регистрации, послужившие основанием для внесения записи в ЕГРЮЛ, ЕГРИП, иные документы, связанные с регистрацией) |
Документы по учету | Документы по учету организаций, физических лиц в налоговых органах на бумажных носителях (представленные в целях учета, образованные налоговым органом при осуществлении учета, послужившие основанием для внесения записи в ЕГРН, иные документы, связанные с учетом) |
МИ ФНС России по КН | Межрегиональная инспекция Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам |
НО | Инспекция Федеральной налоговой службы по району, району в городе, городу без районного деления, инспекция Федеральной налоговой службы межрайонного уровня, осуществляющая функции по государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и по учету организаций и физических лиц; управление Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации, осуществляющее функцию по государственной регистрации юридических лиц по специальному порядку |
Объект хранения | Документы по регистрации, прошедшие централизованную обработку; дело (том дела), подлежащие передаче или переданные на централизованное хранение |
План-график | График передачи объектов хранения от НО, МИ ФНС России по КН в Филиал ФКУ на централизованное хранение |
ПО | Специализированное программное обеспечение АИС "Налог-3", АИС3 "Налог-ЦОД" |
Порядок централизованной обработки | Порядок взаимодействия территориальных органов ФНС России и ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России при реализации с использованием АИС "Налог-3" функций централизованной обработки документов, представляемых в территориальные органы ФНС России при государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утвержденный приказом ФНС России от 24.06.2016 N ММВ-7-14/374@ |
Сопроводительные документы | Документы, используемые при приеме-передаче объектов хранения |
Стороны | УФНС, НО, МИ ФНС России по КН и Филиал ФКУ |
СЭД | Система электронного документооборота ФНС России |
Уникальный номер | Уникальный набор символов, позволяющих однозначно идентифицировать объект хранения |
Уполномоченный сотрудник | Сотрудник НО, МИ ФНС России по КН, Филиала ФКУ, уполномоченный на подписание Сопроводительных документов, ответственный за доставку, прием-передачу объектов хранения на централизованное хранение |
УФНС | Управление Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации |
Филиал ФКУ | Филиал Федерального казенного учреждения "Налог-Сервис" Федеральной налоговой службы в субъекте Российской Федерации |
Хранилище документов | Специально оборудованное помещение для хранения документов |
ЦА ФКУ | Центральный аппарат Федерального казенного учреждения "Налог-Сервис" Федеральной налоговой службы |
Централизованная обработка | Обработка Документов по регистрации, осуществляемая с использованием ПО в условиях взаимодействия НО и Филиалов ФКУ |
Централизованное хранение | Хранение объектов хранения в специально организованных хранилищах |
ЭК НО | Экспертная комиссия Владельца объектов хранения |
2. Общие положения
2.1. Настоящий Порядок определяет принципы и процедуры централизованного хранения Документов по регистрации, Документов по учету и регламент взаимодействия Сторон при передаче, учете, хранении, проверке наличия и уничтожении объектов хранения.
2.2. Перечень УФНС, МИ ФНС России по КН, в отношении которых Филиал ФКУ реализует функцию централизованного хранения объектов хранения, определяется ФНС России. Филиал ФКУ может осуществлять централизованное хранение объектов хранения НО, МИ ФНС России по КН и Филиалов ФКУ нескольких субъектов Российской Федерации.
2.3. Координацию и контроль работ, проводимых НО, осуществляет УФНС. Координацию и контроль работ, проводимых Филиалом ФКУ, осуществляет ЦА ФКУ.
2.4. Централизованному хранению подлежат:
2.4.1. Документы по регистрации, прошедшие централизованную обработку, и Документы по регистрации, не прошедшие централизованную обработку.
2.4.2. Документы по учету, документы, представленные в целях ведения Реестра дисквалифицированных лиц.
2.5. Срок хранения документов определяется в соответствии с Перечнем документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@ (с изменениями и дополнениями).
2.6. Все объекты хранения передаются на централизованное хранение с Сопроводительными документами, которые формируются в отдельные дела в хронологической последовательности в соответствии с номенклатурой дел.
2.7. Информационное взаимодействие Сторон осуществляется средствами СЭД.
2.8. Транспортировка к месту централизованного хранения объектов хранения, прошедших централизованную обработку и находящихся в Филиале ФКУ, осуществляется силами ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (согласно утвержденному Плану-графику). Транспортировка к месту централизованного хранения объектов хранения, находящихся в НО, МИ ФНС России по КН, осуществляется НО, МИ ФНС России по КН (согласно утвержденному Плану-графику).
По согласованию Сторон может быть определен иной способ транспортировки объектов хранения, который утверждается НО, МИ ФНС России по КН и Филиалом ФКУ (согласно утвержденному Плану-графику).
2.9. Обязанность по хранению объектов хранения, не включенных в План-график, возлагается на соответствующие НО, МИ ФНС России по КН.
3. Подготовительные и организационные мероприятия
3.1. НО, МИ ФНС России по КН и Филиал ФКУ назначают координаторов взаимодействия и ответственных лиц, непосредственно участвующих во взаимодействии.
НО, подведомственные УФНС, направляют списки назначенных координаторов взаимодействия и ответственных лиц в УФНС.
МИ ФНС России по КН направляет списки назначенных координаторов взаимодействия и ответственных лиц в Филиал ФКУ.
Филиал ФКУ направляет списки назначенных координаторов взаимодействия и ответственных лиц соответственно в УФНС и МИ ФНС России по КН.
УФНС направляет в НО и Филиал ФКУ обобщенный список координаторов взаимодействия и ответственных лиц, назначенных в НО и Филиале ФКУ.
Обмен информацией о назначенных лицах осуществляется по форме, приведенной в приложении N 1 к настоящему Порядку, не позднее 1 (одного) рабочего дня до начала взаимодействия или изменения сведений о назначенных координаторах взаимодействия и ответственных лицах.
3.2. ЦА ФКУ назначает ответственного, осуществляющего контроль исполнения Филиалами ФКУ положений настоящего Порядка.
4. Разработка Плана-графика передачи объектов хранения на централизованное хранение
4.1. НО ежегодно не позднее 1 ноября текущего календарного года направляет в УФНС сведения о планируемых на следующий календарный год объемах и сроках передачи архивных тар с объектами хранения на централизованное хранение по форме, приведенной в приложении N 2 к настоящему Порядку.
4.2. УФНС не позднее 15 ноября текущего календарного года направляет в Филиал ФКУ, выполняющий функцию централизованного хранения, сводные данные о планируемых на следующий календарный год объемах и сроках передачи архивных тар с объектами хранения.
4.3. МИ ФНС России по КН ежегодно не позднее 15 ноября текущего календарного года направляет в Филиал ФКУ сведения о планируемых на следующий календарный год объемах и сроках передачи архивных тар с объектами хранения на централизованное хранение.
4.4. Филиал ФКУ на основании сведений, указанных в пунктах 4.2 и 4.3 настоящего Порядка, разрабатывает для каждого УФНС, МИ ФНС России по КН План-график передачи объектов хранения на централизованное хранение на следующий календарный год (приложение N 3 к настоящему Порядку). Если в процессе разработки Плана-графика запрашиваемая потребность в централизованном хранении превышает технические возможности Филиала ФКУ, объем объектов хранения, соответствующий техническим возможностям Филиала ФКУ, распределяется пропорционально между УФНС, МИ ФНС России по КН, в интересах которых осуществляется централизованное хранение в данном Филиале ФКУ, если не достигнуты иные договоренности. Не позднее 30 ноября текущего года Филиал ФКУ направляет План-график на согласование соответственно в УФНС, МИ ФНС России по КН.
4.5. УФНС, МИ ФНС России по КН в срок не более 5 рабочих дней с даты получения Плана-графика от Филиала ФКУ, направляет в Филиал ФКУ согласованный План-график либо предложения по его корректировке.
4.6. Филиал ФКУ в срок не более 3 рабочих дней с даты получения предложений по корректировке Плана-графика вносит корректировки либо формирует протокол разногласий, который направляет в ЦА ФКУ для принятия решения.
4.7. ЦА ФКУ, получив протокол разногласий от Филиала ФКУ, в срок не более 2 рабочих дней принимает решения по возникающим разногласиям. В случае неурегулированных разногласий при утверждении Плана-графика ЦА ФКУ направляет запрос для принятия решения в ФНС России.
4.8. ЦА ФКУ, получив ответ ФНС России, в срок не более 2 рабочих дней корректирует План-график либо оставляет его без изменений и направляет его в Филиал ФКУ.
4.9. Филиал ФКУ совместно с УФНС, МИ ФНС России по КН не позднее 15 декабря текущего года обеспечивает подписание Плана-графика и доводит утвержденный План-график до НО, МИ ФНС России по КН.
4.10. Филиал ФКУ в срок не более 1 рабочего дня с момента утверждения Плана-графика направляет его в ЦА ФКУ.
4.11. ЦА ФКУ не позднее 20 декабря текущего года направляет в ФНС России сводный План-график на предстоящий календарный год.
4.12. При необходимости внесения изменений в утвержденный План-график, инициатор изменений УФНС, МИ ФНС России по КН или Филиал ФКУ направляет запрос на согласование изменений Плана-графика координатору взаимодействия противоположной стороны.
4.13. Координатор взаимодействия в срок не более 2 рабочих дней с даты получения запроса направляет координатору взаимодействия противоположной стороны согласованные изменения в План-график либо сформированный протокол разногласий.
4.14. Все решения об изменении Плана-графика в течение 1 рабочего дня с даты утверждения доводятся до Сторон.
5. Подготовка объектов хранения для передачи на централизованное хранение
5.1. Передаче на централизованное хранение подлежат объекты хранения, указанные в пункте 2.4 настоящего Порядка.
5.2. Типоразмеры архивных тар, в которые могут комплектоваться объекты хранения для размещения на хранение, должны быть - 75 мм (стандартная тара), 100, 150 или 300 мм (шириной 250 мм, высотой 260 мм). Минимальное количество листов документов для комплектования в тары 75 мм - 475 листов, 100 мм - 640 листов, 150 мм - 975 листов, 300 мм - 1470 листов.
5.3. Документы в отношении одного юридического лица (организации) или индивидуального предпринимателя (физического лица) могут храниться в разных архивных тарах. Включение листов одного документа в разные архивные тары не допускается.
5.4. Подготовка для передачи на централизованное хранение документов по регистрации, прошедших централизованную обработку, осуществляется НО или Филиалом ФКУ, в котором находятся объекты хранения, в соответствии с пунктами 3.15.1, 8.2.5 Порядка централизованной обработки с соответствующими сопроводительными документами.
5.5. Подготовка для передачи на централизованное хранение Документов по регистрации, не прошедших централизованную обработку, документов, указанных в пункте 2.4.2 настоящего Порядка, осуществляется НО, МИ ФНС России по КН с учетом следующего.
5.5.1. Документы по регистрации, не прошедшие централизованную обработку, а также документы, указанные в пункте 2.4.2 настоящего Порядка, формируются в дела (тома дел).
5.5.2. Дело (том дела) маркируется этикеткой с двухмерным штрих-кодом - уникальным номером, формируемым в ПО. Этикетка наносится (наклеивается) в правом верхнем углу лицевой стороны дела (тома дела).
5.5.3. Дело (том дела) комплектуется в архивную тару, зарегистрированную в ПО.
5.5.4. В архивную тару может быть размещено несколько дел (томов дела).
5.5.5. Документы по регистрации, не прошедшие централизованную обработку, и документы, указанные в пункте 2.4.2 настоящего Порядка, комплектуются в отдельные архивные тары.
5.5.6. Ответственность за соответствие количества листов в деле (томе дела) и содержание (заполняемость) передаваемых тар сопроводительным документам несет передающая Сторона.
5.5.7. Объекты хранения, срок хранения которых еще не определен, формируются в архивные тары отдельно от объектов хранения с определенным сроком хранения, которые формируются в архивные тары с указанием срока хранения.
5.5.8. Передающая Сторона формирует с использованием ПО Передаточную опись объектов хранения (приложение N 4 к настоящему Порядку), распечатывает ее в двух экземплярах, которые подписываются уполномоченным сотрудником.
5.5.9. Подготовка для передачи на централизованное хранение Документов по регистрации, не прошедших централизованную обработку, и документов, указанных в пункте 2.4.2 настоящего Порядка, осуществляется только после реализации ее в ПО.
6. Прием-передача объектов хранения на централизованное хранение
6.1. Объекты хранения доставляются на централизованное хранение в соответствии с утвержденным Планом-графиком.
6.2. Прием-передача на централизованное хранение объектов хранения, прошедших централизованную обработку, осуществляется в соответствии с пунктом 3.15.2 Порядка централизованной обработки с соответствующими сопроводительными документами.
6.3. Прием-передача на централизованное хранение документов по регистрации, не прошедших централизованную обработку, и документов, указанных в пункте 2.4.2 настоящего Порядка, осуществляется по Передаточным описям объектов хранения.
6.4. Архивные тары с объектами хранения не подлежат приему на централизованное хранение и возвращаются в НО, МИ ФНС России по КН в случаях, если:
- архивная тара не соответствует требованиям, указанным в пункте 5.2 настоящего Порядка;
- архивная тара находится в состоянии, не позволяющем обеспечивать сохранность размещенных в ней документов в течение всего срока хранения.
6.5. Филиал ФКУ на этапе приема проводит выборочную предварительную проверку выполнения требований пункта 6.4 настоящего Порядка. При выявлении нарушений в ходе выборочной предварительной проверки процесс разгрузки и приема архивных тар прекращается, а архивные тары подлежат возврату в НО, МИ ФНС России по КН.
6.6. Уполномоченный сотрудник Филиала ФКУ осуществляет сверку количества поступивших архивных тар, содержащих Документы по регистрации, не прошедшие централизованную обработку, и документы, указанные в пункте 2.4.2 настоящего Порядка, с количеством архивных тар, указанным в Передаточной описи объектов хранения. При выявлении расхождений в Передаточной описи объектов хранения делаются соответствующие отметки.
Уполномоченный сотрудник Филиала ФКУ подписывает Передаточную опись объектов хранения, один экземпляр передает в НО, МИ ФНС России по КН, а второй размещает в Филиале ФКУ.
6.7. В течение 3 рабочих дней с даты приема объектов хранения Филиал ФКУ осуществляет проверку соответствия объектов хранения, содержащих Документы по регистрации, не прошедшие централизованную обработку, и документы, указанные в пункте 2.4.2 настоящего Порядка, Передаточной описи объектов хранения. По результатам проверки архивных тар, количества дел, находящихся в архивных тарах, Филиал ФКУ с использованием ПО формирует Акт приема/возврата архивных тар (приложение N 5 к настоящему Порядку) и размещает архивные тары на места хранения. Акт приема/возврата архивных тар печатается в двух экземплярах, подписывается уполномоченным сотрудником Филиала ФКУ и передается на подпись передающей Стороне. Один экземпляр подписанного Сторонами Акта приема/возврата архивных тар хранится в НО, МИ ФНС России по КН, второй - в Филиале ФКУ.
6.8. Прием-передача на централизованное хранение Документов по регистрации, не прошедших централизованную обработку, и документов, указанных в пункте 2.4.2 настоящего Порядка, осуществляется только после реализации его в ПО.
7. Централизованное хранение и порядок проведения проверки наличия и состояния объектов хранения
Для обеспечения сохранности документов Филиал ФКУ должен осуществлять весь комплекс мероприятий по созданию условий и надлежащей организации хранения объектов хранения в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного управления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (зарегистрирован Минюстом России 07.09.2015, регистрационный номер 38830) и Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
Право доступа в помещение хранилища документов имеют должностные лица Филиала ФКУ, уполномоченные на доступ в соответствующее хранилище документов, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении.
Хранение осуществляется в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения и утраты, искажения, подделки документов, размещенных на централизованное хранение, и утраты содержащейся в них информации.
Объекты хранения располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексный учет и хранение, а также оперативный поиск.
7.1. Функции филиала ФКУ при осуществлении централизованного хранения объектов хранения
7.1.1. Прием и размещение на централизованное хранение объектов хранения.
7.1.2. Обеспечение сохранности переданных на централизованное хранение объектов хранения в течение сроков их хранения.
7.1.3. Топографирование архива, упорядоченное размещение объектов хранения и формирование топографических указателей на места хранения.
7.1.4. Выдача объектов хранения по запросу Владельца объектов хранения.
7.1.5. Прием и размещение на централизованное хранение ранее выданных объектов хранения.
7.1.6. Осуществление учета, проверки наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение с использованием ПО.
7.1.7. Организация уничтожения объектов хранения на бумажных носителях, технологических данных с истекшими сроками хранения.
7.2. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение
7.2.1. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, проводится в целях установления фактического наличия объектов хранения и соответствия их количеству, числящемуся в ПО.
В ходе проверки наличия и состояния объектов хранения, находящихся на централизованном хранении:
- проверяется соответствие фактического наличия объектов хранения в архивной таре и учетной информации в ПО;
- выявляются и устраняются недостатки в учете объектов хранения;
- выявляются отсутствующие объекты хранения и организуется их розыск.
7.2.2. Проверка наличия и состояния объектов хранения на бумажных носителях проводится комиссией в составе не менее двух сотрудников Филиала ФКУ не реже одного раза в 10 лет.
Единовременные проверки наличия и состояния объектов хранения проводятся:
- после перемещения объектов хранения в другое помещение;
- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) объектов хранения или доступ в помещение с объектами хранения, размещенными на централизованное хранение, посторонних лиц;
- при реорганизации или ликвидации Филиала ФКУ, осуществляющего централизованное хранение.
7.2.3. Физическое состояние объектов хранения определяется путем визуального просмотра объектов хранения.
7.2.4. Если в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения в архивной таре выявлены объекты хранения, не числящиеся в ней, то сотрудник Филиала ФКУ средствами ПО определяет номер архивной тары, в которой они зарегистрированы, и размещает их в соответствии с местом хранения.
7.2.5. В случаях выявления объектов хранения, не учтенных в ПО, Филиал ФКУ возвращает неучтенный объект хранения Владельцу объектов хранения.
7.2.6. В ПО должны отображаться даты и номера Актов выдачи объектов хранения, которыми подтверждается отсутствие объекта хранения, и результаты проверки ("есть в наличии", "отсутствует").
По завершении обработки всех заданий и проверки наличия документов в ПО выполняется автоматическое формирование Сличительной ведомости результатов проверки наличия и состояния объектов хранения (приложение N 6 к настоящему Порядку).
7.2.7. По результатам проверки объектов хранения составляется Акт проверки, наличия и состояния объектов хранения (приложение N 7 к настоящему Порядку). Акт проверки наличия и состояния объектов хранения подписывается сотрудниками Филиала ФКУ, осуществляющими проверку наличия объектов хранения, и утверждается директором Филиала ФКУ или его заместителем, курирующим организацию централизованного хранения. К Акту проверки наличия и состояния объектов хранения прилагается Сличительная ведомость результатов проверки наличия и состояния объектов хранения.
7.2.8. Если проверкой обнаружена недостача объектов хранения, то Филиалом ФКУ организуется их розыск.
7.2.9. Если в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения выявлено отсутствие объекта хранения по невыясненной причине, уполномоченный сотрудник Филиала ФКУ готовит докладную записку на имя директора Филиала ФКУ с указанием реквизитов отсутствующего объекта хранения.
Для установления причин отсутствия объекта хранения и виновных лиц проводится служебная проверка.
Розыск объектов хранения, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года.
7.2.10. На объекты хранения, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния, с использованием ПО составляется Акт о необнаружении объектов хранения, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 8 к настоящему Порядку).
Акт о необнаружении объектов хранения, пути розыска которых исчерпаны, утверждается директором Филиала ФКУ или его заместителем. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку.
Реквизиты Акта о необнаружении объектов хранения, пути розыска которых исчерпаны, заносятся в ПО.
7.2.11. Если в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения все объекты хранения имеются в наличии, то они считаются прошедшими проверку, в ПО фиксируется дата и номер Акта проверки наличия и состояния объектов хранения.
7.2.12. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, осуществляется после реализации ее в ПО.
8. Выдача и возврат объектов хранения, находящихся на хранении
8.1. Выдачу и возврат объектов хранения, прошедших централизованную обработку, Филиал ФКУ осуществляет в соответствии с разделом 7 Порядка централизованной обработки.
8.2. Выдача и возврат объектов хранения в части документов по регистрации, не прошедших централизованную обработку, и документов, указанных в пункте 2.4.2 настоящего Порядка, осуществляется с учетом следующего.
8.2.1. При выдаче объектов хранения на бумажном носителе Владелец объектов хранения с использованием ПО формирует задание на выдачу объектов хранения, которое автоматически поступает в ПО, с использованием которого Филиал ФКУ осуществляет их хранение.
8.2.2. Подготовка объектов хранения на бумажном носителе к выдаче не должна превышать 2 рабочих дней со дня поступления запроса в Филиал ФКУ.
8.2.3. Подготовленные по запросу объекты хранения не позднее 4 рабочих дней со дня поступления запроса подлежат передаче по Акту выдачи/возврата объектов хранения (приложение N 9 к настоящему Порядку) уполномоченному сотруднику Владельца объектов хранения.
Акт выдачи/возврата объектов хранения формируется и печатается в двух экземплярах с применением ПО, используемого Филиалом ФКУ. Один экземпляр Акта остается в Филиале ФКУ, второй - передается Владельцу объектов хранения.
В отдельных случаях допускается направление Филиалом ФКУ объектов хранения Владельцу объектов хранения заказным или ценным почтовым отправлением. В этих случаях Филиал ФКУ направляет объекты хранения Владельцу объектов хранения с сопроводительным письмом, зарегистрированным в СЭД, с перечислением направляемых объектов хранения.
8.2.4. Если в течение 30 дней объекты хранения не были доставлены Владельцу объектов хранения, то по СЭД в Филиал ФКУ автоматически возвращается регистрационная карточка сопроводительного письма с комментарием "Истек срок ожидания документа на бумажном носителе".
Филиал ФКУ осуществляет розыск не поступивших в НО, МИ ФНС России по КН объектов хранения, отправленных заказным или ценным почтовым отправлением.
8.3. Прием возвращаемых объектов хранения осуществляется по Акту выдачи/возврата объектов хранения (приложение N 9 к настоящему Порядку), сформированному Владельцем объектов хранения, в двух экземплярах с использованием ПО. Один экземпляр Акта остается в Филиале ФКУ, второй - передается Владельцу объектов хранения.
9. Уничтожение объектов хранения
9.1. Выделение к уничтожению объектов хранения, находящихся на централизованном хранении в Филиале ФКУ, осуществляется Владельцем объектов хранения один раз в год после утверждения уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела описей дел постоянного хранения за тот же период. Уничтожению подлежат только объекты хранения с истекшими сроками хранения.
9.2. Основанием для уничтожения объектов хранения является положительное решение ЭК НО, на основании которого Руководителем НО, МИ ФНС России по КН утверждается и направляется в Филиал ФКУ Акт о выделении к уничтожению объектов хранения (приложение N 10 к настоящему Порядку).
9.3. С целью достоверного отражения информации об объектах хранения, находящихся на централизованном хранении, Филиал ФКУ ежегодно до 1 декабря года, предшествующего году уничтожения объектов хранения, направляет Владельцу объектов хранения средствами СЭД список выданных объектов хранения, с истекшим сроком хранения, оригиналы которых были выданы по запросу Владельцу объектов хранения и не возвращены на централизованное хранение (далее - Выданные объекты хранения).
9.4. Владелец объектов хранения, получив список Выданных объектов хранения, до 31 декабря текущего года осуществляет их возврат на централизованное хранение. В случае необходимости продления срока нахождения Выданных объектов хранения в НО, МИ ФНС России по КН информация о таких объектах хранения направляется в Филиал ФКУ.
9.5. Владелец объектов хранения по состоянию на 1 января текущего года осуществляет формирование Акта о выделении к уничтожению объектов хранения.
9.6. Акт о выделении к уничтожению объектов хранения составляется в двух экземплярах и рассматривается на заседании ЭК НО.
9.7. Не позднее 1 июня текущего года Владелец объектов хранения направляет в Филиал ФКУ второй экземпляр утвержденного Руководителем НО, МИ ФНС России по КН Акта о выделении к уничтожению объектов хранения с сопроводительным письмом.
9.8. Процесс уничтожения инициируется Филиалом ФКУ на основании представления НО, МИ ФНС России по КН Актов о выделении к уничтожению объектов хранения и включает в себя:
- выполнение проверки соответствия объектов хранения с указанными в Акте о выделении к уничтожению объектов хранения;
- отбор объектов хранения с мест хранения;
- уничтожение технологических данных (электронных образов документов, xml-файлов, содержащих введенные данные документов, сведений о документах, содержащихся в ПО);
- уничтожение бумажных носителей объектов хранения. Факт уничтожения фиксируется в соответствующем документе (протоколе, акте, накладной);
- формирование по окончании проведения процесса уничтожения объектов хранения до 31 декабря текущего года сводного Акта об уничтожении объектов хранения, не подлежащих хранению (приложение N 11 к настоящему Порядку) и передача его электронной копии в НО, МИ ФНС России по КН по принадлежности.
Способ уничтожения объектов хранения выбирается Филиалом ФКУ самостоятельно, при условии, что его использование будет исключать возможность восстановления уничтоженных объектов хранения и обеспечивать фракцию измельчения не ниже 3 уровня секретности. Объекты хранения уничтожаются в присутствии уполномоченных сотрудников Филиала ФКУ или при условии проведения видеоконтроля.
9.9. Сведения о факте уничтожения объектов хранения отражаются в ПО.
9.10. Процесс уничтожения объектов хранения возможен только после реализации его в ПО.
Приложение N 1 к Порядку организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц, утвержденному приказом ФНС России от ______________ N ___________
Форма информации
о назначенных координаторах взаимодействия и ответственных лицах
Код налогового органа | Наименование налогового органа или Филиала ФКУ | ФИО | Сфера ответственности | Контактный телефон (городской/IP) | e-mail адрес в СЭД |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Приложение N 2 к Порядку организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц, утвержденному приказом ФНС России от ______________ N ___________
Сведения
о планируемых объемах и сроках передачи объектов
хранения в Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России
в _____________________ для централизованного
хранения на ____ годКод ИФНС | Вид документов | Количество архивных тар с объектами хранения * | ||||||||||||
январь | февраль | март | апрель | май | июнь | июль | август | сентябрь | октябрь | ноябрь | декабрь | Общий итог | ||
Общий итог | ||||||||||||||
Руководитель УФНС/МИ ФНС России по КН ___________ _____________________
подпись расшифровка подписи
--------------------------------
* Количество архивных тар указывается из расчета архивной тары с
типоразмером 75 мм.
Формируется в Microsoft ExcelПриложение N 3 к Порядку организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц, утвержденному приказом ФНС России от ______________ N ___________
"СОГЛАСОВАНО" "УТВЕРЖДАЮ"
Руководитель УФНС/МИ Директор филиала ФКУ
ФНС России по КН ________________ "Налог-Сервис" ФНС России в ______
___________ _____________________ ___________ ______________________
подпись расшифровка подписи подпись расшифровка подписи
"__" ________ ____ г. "__" ________ ____ г.
План-график
передачи в Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России
в _________________ архивных тар * (объектов хранения)
для централизованного хранения на ____ годКод региона | Код НО | Наименование объектов хранения | январь | февраль | март | апрель | май | июнь | июль | август | сентябрь | октябрь | ноябрь | декабрь | ИТОГО | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 48 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 | ||||
XX | XX01 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
XX | XX02 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
XX | ИТОГО | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Количество архивных тар указывается из расчета архивной тары с типоразмером 75 мм Формируется в Microsoft Excel
Приложение N 4 к Порядку организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц, утвержденному приказом ФНС России от ______________ N ___________
Передаточная опись объектов хранения
от ______________ N ___________
Отправитель _______________________________________________________________
наименование НО/МИ ФНС России по КН
Получатель ________________________________________________________________
наименование Филиала ФКУN п/п | Уникальный номер архивной тары | Уникальный номер дела (тома дела) | Наименование ЮЛ/ИП/ФЛ | ОГРН/ОГРНИП/ИНН | Кол-во листов | Срок хранения, статья по Перечню * | Примечание |
ИТОГО |
--------------------------------
* Заполняется при передаче объектов хранения с определенным сроком
хранения.
Передал
Должность уполномоченного сотрудника __________ _______ ___________________
подпись Расшифровка подписи
Принял
Должность уполномоченного сотрудника __________ _______ ___________________
подпись Расшифровка подписи
Дата: ________________
Причина возврата объектов хранения: _______________________
Формируется в ПО после реализацииПриложение N 5 к Порядку организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц, утвержденному приказом ФНС России от ______________ N ___________
АКТ
приема/возврата архивных тар
от _________N ____________
Передаточная опись
от _________________________________ N __________________
(основание передачи - дата и номер передаточной описи)
Отправитель
___________________________________________________________________________
наименование НО/МИ ФНС России по КН/Филиала ФКУ
Получатель
___________________________________________________________________________
наименование Филиала ФКУ/НО/МИ ФНС России по КНN | Уникальный номер архивной тары | Количество дел (томов дел) в таре | Количество листов | Примечание |
Итого принято архивных тар - <___> из <___> представленных в передаточной
описи от ________ N __________
Итого отказано в приеме архивных тар - <___> из <___> представленных в
передаточной описи от _______ N ___________
Отправитель _________________ Получатель __________________
Должность Должность
_____________________________ _____________________________
подпись расшифровка подписи подпись расшифровка подписи
_________________ 20__ г.
Настоящий акт составлен в 2-х экземплярах
Формируется в ПО после реализацииПриложение N 6 к Порядку организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц, утвержденному приказом ФНС России от ______________ N ___________
Сличительная ведомость
результатов проверки наличия и состояния объектов хранения
___________ N ____________
По состоянию на " " ______________ 20 г. проведена проверка фактического
наличия объектов хранения, находящихся на централизованном храненииN | Уникальный номер архивной тары | Уникальный номер объекта хранения | Количество листов | Примечание |
1 | ||||
2 | ||||
3 | ||||
Формируется в ПО после реализации
Приложение N 7 к Порядку организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц, утвержденному приказом ФНС России от ______________ N ___________
АКТ УТВЕРЖДАЮ
Директор филиала ФКУ "Налог-Сервис"
ФНС России в субъекте
Российской Федерации
____________ N ________________ __________ _________________________
проверки, наличия и состояния (подпись) (расшифровка подписи)
объектов хранения
Дата _______________
Помещение N ______________
Основание _________________________________________________________________
(плановая проверка, перемещение документов, стихийное бедствие
и т.д.)
Составлен комиссией:
Председатель комиссии _____________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: ___________________________________________________________
(наименование должностей, фамилии, инициалы)
Проверка проводилась с _____________________ по ___________________________
Проверкой установлено:
объектов хранения,
1. Всего числится: ----------------------------------------------------
(цифрами и прописью)
объектов хранения,
2. Всего не оказалось в наличии: --------------------------------------
(цифрами и прописью)
объектов хранения,
3. Всего неучтенных в ПО: ---------------------------------------------
(цифрами и прописью)
объектов хранения,
4. Всего имеется в наличии: -------------------------------------------
(цифрами и прописью)
из них:
объектов хранения,
4.1. требующих дезинфекции ----------------------------------------
(цифрами и прописью)
объектов хранения,
4.2. неисправимо поврежденных -------------------------------------
(цифрами и прописью)
объектов хранения.
4.3. выдано во временное пользование ------------------------------
(цифрами и прописью)
5. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные
отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.
Приложение: СЛИЧИТЕЛЬНАЯ ВЕДОМОСТЬ
Проверку проводили:
____________________________ ___________ __________________________________
(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)
____________________________ ___________ __________________________________
(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)
____________________________ ___________ __________________________________
(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)
Дата ____________________
Формируется в Microsoft WordПриложение N 8 к Порядку организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц, утвержденному приказом ФНС России от ______________ N ___________
АКТ УТВЕРЖДАЮ
Директор филиала ФКУ "Налог-Сервис"
ФНС России в субъекте
Российской Федерации
______________ N _________________ ___________
О необнаружении объектов хранения, подпись расшифровка подписи
пути розыска которых исчерпаны
В результате проверки наличия объектов хранения установлено отсутствие
перечисленных ниже объектов хранения. Предпринятые Филиалом ФКУ
всевозможные меры по розыску объектов хранения положительных результатов не
дали, в связи с чем считаем возможным снять их с учета.N | Уникальный номер архивной тары | Уникальный номер объекта хранения | Заголовок объекта хранения | Количество листов | Предполагаемые причины отсутствия |
Итого ___________________________________________________ объектов хранения
(цифрами и прописью)
Наименование должности
лица, ответственного _____________ _____________________
за централизованное хранение подпись расшифровка подписи
Дата
Формируется в ПО после реализацииПриложение N 9 к Порядку организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц, утвержденному приказом ФНС России от ______________ N ___________
АКТ
выдачи/возврата объектов хранения
от ______________ N _______________
Отправитель
___________________________________________________________________________
наименование Филиала ФКУ/НО/МИ ФНС России по КН
Получатель
___________________________________________________________________________
наименование НО/МИ ФНС России по КН/Филиала ФКУN | Уникальный номер объекта хранения | Наименование объекта хранения | Количество листов |
Итого выдано/возвращено объектов хранения: _____________
Отправитель _________________ _____________________________________________
должность подпись расшифровка подписи
_________________ 20__ г.
Получатель __________________ _____________________________________________
должность подпись расшифровка подписи
_________________ 20__ г.
Формируется в ПО после реализацииПриложение N 10 к Порядку организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц, утвержденному приказом ФНС России от ______________ N ___________
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель НО/МИ ФНС
России по КН
АКТ __________________________________
_________________ N _______________ Подпись Расшифровка подписи
"__" _____________________ 20__ г.
О выделении к уничтожению
объектов хранения, не подлежащих
хранению
Приказ ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@
На основании --------------------------------------------------------------
(название и выходные данные перечня документов с указаниями
сроков хранения)
(с изменениями и дополнениями)
---------------------------------------------------------------------------
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы Фонда N __________ <1>
___________________________________________________________________________
(название фонда (наименование территориального налогового органа)N п/п | Наименование объекта хранения | Дата поступления в налоговый орган | Номера описей <2> | Регистрационный номер объекта хранения | Кол-во листов | Сроки хранения и номера статей по перечню <3> | Примечание |
ИТОГО ________________________________________________ объектов хранения за
(цифрами и прописью)
_________________ годы
Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по личному
составу согласованы с ЭПК _________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от _________N _____________________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
--------------------------------
<1> Заполняется вручную, при наличии.
<2> Заполняется вручную.
<3> Заполняется вручную.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК НО
___________ N __________
Формируется в ПО после реализацииПриложение N 11 к Порядку организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц, утвержденному приказом ФНС России от ______________ N ___________
УТВЕРЖДАЮ
Директор филиала ФКУ "Налог-Сервис"
ФНС России в субъекте Российской
Федерации
___________ _______________________
Подпись Расшифровка подписи
"__" ______________ 20__ г.
АКТ
____________________ N _________________
Об уничтожении объектов хранения,
не подлежащих хранению
На основании ______________________________________________________________
(реквизиты и место составления акта о выделении на уничтожение
___________________________________________________________________________
документов, не подлежащих хранению)
Объекты хранения в количестве <1> _________________________________________
(цифрами и прописью)
Весом ____________ кг сданы в _____________________________________________
(наименование организации)
___________________________________________________________________________
на переработку по приемо-сдаточной
накладной (протоколу, акту) <2> от __________________ N ________
Наименование должности
работника, сдавшего документы _______________ _________________________
Подпись Расшифровка подписи
Изменения в программное обеспечение внесены
Наименование должности
работника, внесшего
изменения в программное
обеспечение _______________ _________________________
Подпись Расшифровка подписи
Формируется в ПО после реализации--------------------------------
<1> Указываются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, поступивших в Филиал ФКУ за текущий год.
<2> При необходимости указывается несколько приемо-сдаточных накладных (протоколов, актов).