Приказ ФТС России от 09.07.2014 N 1331 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации"
12.4.2.4. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.
12.4.3. Топографирование
12.4.3.1. Все помещения архива таможенного органа, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются.
В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо.
12.4.3.2. В целях закрепления места хранения документов в архивохранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели.
12.4.3.3. Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения (приложение N 34).
12.4.3.4. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов (приложение N 35). При необходимости архивом таможенного органа может проводиться топографирование хранящихся в архиве документов с учетом структурных подразделений.
12.5. Порядок выдачи дел из архива таможенного органа
12.5.1. Дела выдаются из архива таможенного органа:
для использования должностными лицами таможенного органа;
во временное пользование для других организаций;
для проведения архивных работ с документами.
12.5.2. Дела выдаются во временное пользование на срок, не превышающий:
1 месяца - для использования должностными лицами таможенного органа;
3 месяцев - во временное пользование для других организаций;
6 месяцев - для экспонирования документов.
Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.
Продление установленных сроков выдачи дел во временное пользование другим организациям, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения начальника таможенного органа по письменному подтверждению пользователя о сохранности дел.
Срок выдачи дел во временное пользование структурным подразделениям может быть продлен архивом после ознакомления с сохранностью дел, но не более чем на 1 месяц.
12.5.3. Выдача дел оформляется актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в том числе органам суда и прокуратуры, или для экспонирования документов (приложение N 36).
Акт составляется в двух экземплярах, один из которых остается в архиве таможенного органа, другой выдается получателю. Акт подписывается начальником таможенного органа и руководителем организации-получателя; подписи скрепляются гербовыми печатями. После возвращения дел в акте проставляется соответствующая отметка. Акт хранится в деле фонда в архиве таможенного органа.
Выдача дел из архива должностным лицам таможенного органа, в читальный зал, во временное пользование другим организациям регистрируется в книге выдачи дел (приложение N 37).
12.5.4. Перед выдачей дел проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в архив таможенного органа проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.
Каждое выдаваемое дело должно иметь лист использования документов (приложение N 38).
12.5.5. При выдаче дел из архива таможенного органа на место выданного дела подкладывается карта-заместитель дела (приложение N 39), в которой указываются номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись должностного лица (работника), выдавшего дело, с указанием должности. При возвращении дела карта-заместитель изымается.
12.5.6. Состояние дел, возвращаемых в архив таможенного органа после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.
При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов должностными лицами (работниками) архива таможенного органа составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется пользователю или руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности; второй - остается в архиве таможенного органа.
12.5.7. При перемещении документов за пределами архива таможенного органа должны соблюдаться меры предосторожности, надежно обеспечивающие их сохранность.
При транспортировке документов соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений.
12.6. Проверка наличия и состояния документов и дел
12.6.1. Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам.
В ходе проверки осуществляется:
установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве таможенного органа;
выявление и устранение недостатков в учете документов;
выявление отсутствующих документов и организация их розыска.
12.6.2. Проверка наличия и состояния документов проводится не реже чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на постоянное хранение.
Единовременные проверки наличия и состояния документов осуществляются в архиве таможенного органа:
после перемещения дел в другое помещение;
после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в архивохранилища посторонних лиц;
при смене лица, ответственного за работу архива таможенного органа;
при реорганизации или ликвидации таможенного органа.
12.6.3. При проверке наличия и состояния документов необходимо:
сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;
подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела и документы;
изымать дела, не внесенные в опись.
Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными для последующей обработки и описания.
12.6.4. До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются документы предыдущих проверок; проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.
12.6.5. Проверка наличия и состояния дел осуществляется путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов).
Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния архивных документов (приложение N 40).
Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документах запрещается.
12.6.6. Дела, выданные должностным лицам таможенного органа, в читальный зал и во временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.
12.6.7. Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки; листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителем. По окончании проверки фонда листы проверки включаются в дело данного фонда. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается.
12.6.8. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи проставляются запись "проверено" и дата проверки; запись подписывается осуществлявшими проверку должностными лицами с указанием их должностей.
12.6.9. Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их розыск.
В этих целях:
изучаются все учтенные документы по выдаче дел из архивохранилища;
организовывается розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, с предварительным изучением их описей дел;
проверяются дела находящихся рядом фондов;
изучается дело фонда - акты о выделении дел к уничтожению и выдаче дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого фонда.
Розыск проводится в течение года после завершения проверки наличия дел.
12.6.10. Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается отметка с проставлением даты и подписи должностного лица (работника).
Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска на ЭК и утверждения ее решения начальником таможенного органа необнаруженные документы снимаются с учета.
12.6.11. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный (муниципальный) архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.
XIII. Организация документов в архиве таможенного органа
13.1. Документальный и архивный фонды таможенного органа
13.1.1. Вся совокупность документов, образующихся в деятельности таможенного органа, составляет его документальный фонд.
13.1.2. Документы, образующиеся в деятельности таможенного органа, по срокам хранения подразделяются на:
документы временного срока хранения (до 10 лет включительно),
документы временного срока хранения (свыше 10 лет),
документы постоянного хранения.
Документы постоянного хранения, т.е. документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, культурное значение, составляют архивный фонд таможенного органа, являющийся составной частью Архивного фонда Российской Федерации.
Сроки хранения документов устанавливаются на основании экспертизы их ценности; порядок экспертизы ценности документов определен в разделе XI Типовой инструкции.
13.1.3. Разновидностями архивного фонда являются:
архивный фонд таможенного органа, состоящий из документов, образовавшихся в процессе его деятельности;
объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более таможенных органов-фондообразователей, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи: однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство времени деятельности, местонахождение и другие.
13.2. Определение фондовой принадлежности архивных документов и образование архивного фонда
13.2.1. Определение фондовой принадлежности документов таможенного органа заключается в отнесении их к фонду соответствующего таможенного органа.
13.2.2. При определении фондовой принадлежности документов таможенного органа учитывается следующее:
входящие документы относятся к фонду того таможенного органа, которым они получены; их фондовая принадлежность определяется по таким реквизитам, как адресат, регистрационный штамп, указания по исполнению документа и отметки о направлении документов на исполнение, по содержанию документов;
копии исходящих документов (визовые экземпляры) относятся к фонду того таможенного органа, который является их автором; их фондовая принадлежность определяется по подписям, содержанию документов и другим;
документы внутреннего обращения относятся к фонду того таможенного органа, которым они составлены; их фондовая принадлежность определяется по названию таможенного органа, подписям, содержанию.
13.2.3. В случае ликвидации таможенного органа с передачей его функций вновь созданному таможенному органу законченные производством дела включаются в фонд ликвидированного таможенного органа, а незаконченные дела передаются для окончания производством таможенному органу-правопреемнику и включаются в фонд последнего.
13.2.4. Каждому архивному фонду, поступившему в архив таможенного органа, присваиваются название и номер (подпункт 14.4.3.2 Типовой инструкции). Название фонда соответствует официальному названию организации-фондообразователя.
13.2.5. Объединенный архивный фонд
13.2.5.1. Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из документов последовательно сменявших друг друга таможенных органов, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам.
13.2.5.2. Образование объединенных архивных фондов включает в себя перешифровку дел (изменение номеров фондов, описей), составление соответствующих учетных документов, размещение документов объединенного фонда в одном месте хранилища, а при необходимости новую систематизацию дел и пересоставление описей.
13.2.5.3. Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него фондов.
13.3. Хронологические границы архивного фонда
Хронологическими границами архивного фонда являются:
архивного фонда таможенного органа - официальные даты его образования (регистрации) и ликвидации;
объединенного архивного фонда - даты образования (регистрации) наиболее раннего и ликвидации наиболее позднего по времени деятельности таможенных органов, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда.
Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами документов фонда, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности таможенного органа или если в составе фонда находятся более ранние документы (например, переданные для завершения производством дела предшественника и другие).
13.4. Организация документов в пределах архивного фонда
13.4.1. В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов (подпункты 14.2.1, 14.2.2 Типовой инструкции). Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.
Единицы хранения (дела) архивного фонда систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов фонда проводится в делопроизводстве и в архиве таможенного органа при подготовке документов к передаче в государственный (муниципальный) архив.
13.4.2. Схема систематизации документов в фонде
Схема систематизации единиц хранения (дел) фонда является основанием для внутренней организации архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел фонда.
13.4.3. Группировка дел и документов в соответствии с различными вариантами схемы систематизации архивного фонда
13.4.3.1. Распределение дел внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:
структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);
функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций и направлений деятельности таможенного органа, тем и вопросов, которых касается содержание документов);
номинального (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);
корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);
географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты);
авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
Единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда.
13.4.3.2. Сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.
Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих таможенных органов (учитывая дальнейшее пополнение фондов) и ликвидированных таможенных органов с часто менявшейся структурой. По этой схеме дела группируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям.
Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам таможенных органов, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны. При систематизации по этой схеме дела группируются прежде всего по структурным подразделениям, а в пределах каждой структурной группы - по времени их создания.
13.4.3.3. Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к фондам таможенных органов с часто менявшейся структурой.
При систематизации дел по хронологически-функциональной схеме их группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям деятельности) таможенного органа. При этом подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций таможенного органа (руководство, финансирование, учет и отчетность и т.д.).
При систематизации дел по функционально-хронологической схеме дела группируются вначале по функциям деятельности таможенного органа, а затем по хронологическому признаку.
13.4.3.4. Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к небольшим по объему фондам.
13.4.3.5. При выборе признаков группировки дел в пределах подгрупп, названных в подпунктах 13.4.3.1 - 13.4.3.4 Типовой инструкции, учитывается значение того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.
13.4.3.6. Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, хронологии их создания, алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются разные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных таможенных органов, составом и объемом их документов.
13.4.3.7. При распределении дел в соответствии со схемой систематизации необходимо иметь в виду следующее:
дела относятся к тому году, в котором они начаты или в котором поступили в данный таможенный орган (структурное подразделение) из другого таможенного органа (структурного подразделения);
планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; многолетние планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;
дела, начатые производством в одном структурном подразделении и переданные для прохождения в другое структурное подразделение, относятся к тому структурному подразделению, в котором они были закончены (при этом название первого структурного подразделения берется в скобки и пишется название последнего);
в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.
13.4.4. Организация документов по личному составу
13.4.4.1. Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.
Регистрационно-учетные формы документов по личному составу (книги, журналы учета личных карточек, личных дел, соглашений, контрактов и другие) включаются в опись документов по личному составу.
13.4.4.2. Личные дела, если они передавались из одного таможенного органа в другой в связи с переводом должностных лиц (работников), включаются в документальный (архивный) фонд получившего их таможенного органа.
На личные дела уволенных должностных лиц (работников) может составляться отдельная опись.
13.4.4.3. Дела по личному составу систематизируются по хронологическому признаку. В архивах таможенных органов с большим количеством должностных лиц (работников) может использоваться структурно-хронологический принцип систематизации личных дел.
13.4.4.4. В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени важности - приказы о зачислении на службу, перемещении, увольнении, лицевые счета, списки, журналы учета документов по личному составу, другие регистрационно-учетные документы, личные дела, личные карточки.
Личные дела и личные карточки уволенных должностных лиц (работников) относятся к году увольнения и систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий.
XIV. Учет документов в архиве таможенного органа
14.1. Общие требования к учету документов
14.1.1. Учет документов в архиве таможенного органа - это определение их количества и состава в установленных единицах учета, фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.
Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Учет документов в архиве таможенного органа является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.
14.1.2. Учету подлежат все хранящиеся в архиве таможенного органа документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, также описи дел и документов.
14.1.3. Архив таможенного органа осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве таможенного органа, в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11 марта 1997 г. N 11 (зарегистрирован Минюстом России 08.07.1997, рег. N 1344), и представляет учетные сведения в соответствующий государственный (муниципальный) архив.
14.1.4. Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.
Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения в целях обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива таможенного органа и через дробь по списку фондов государственного (муниципального) архива, источником комплектования которого является таможенный орган; описи; единицы хранения.
Номер архивного фонда присваивается государственным (муниципальным) архивом после оформления первого поступления документов таможенного органа на постоянное хранение.
14.2. Единицы учета
14.2.1. Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:
архивный фонд;
единица хранения.
Необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.
14.2.2. Единица хранения - физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.
Единица хранения документов на бумажной основе (дело) - совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку.
14.2.3. Учет документов в архиве таможенного органа строится на основе соблюдения принципов: централизации, выраженной в применении единых единиц учета; унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними; динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов; полноты и достоверности учета.
14.2.4. В архиве таможенного органа ведется централизованный учет документов. При наличии нескольких архивохранилищ ведется учет документов в каждом архивохранилище.
14.2.5. Порядок доступа к учетным документам, а также к учетным базам данных архива таможенного органа определяется приказом таможенного органа. Все учетные документы архива таможенного органа должны храниться в архивохранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.
14.3. Система учетных документов архива таможенного органа
14.3.1. Система учетных документов архива таможенного органа - комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
14.3.2. Учет документов в архиве таможенного органа ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов определены Типовой инструкцией и обязательны для каждого архива таможенного органа. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом таможенного органа самостоятельно.
14.3.3. Основными учетными документами в архиве таможенного органа являются:
книга учета поступления и выбытия документов (приложение N 41) (для учета в архиве таможенного органа каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания);
список фондов (приложение N 42) (для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших);
лист фонда (приложение N 43) (для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений в названии фонда);
опись дел (сводная) (приложения N 29, N 31 и N 32) (для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись);
реестр описей - для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава (приложение N 44);
паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива;
дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд;
лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле (приложение N 24).
14.3.4. Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов, внутренние описи документов дел (приложение N 25) и т.д.
14.4. Порядок ведения основных учетных документов
14.4.1. Основанием каждой записи в основных учетных документах является:
а) при поступлении документов в архив таможенного органа:
описи структурных подразделений на документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение N 28);
сводная номенклатура дел таможенного органа или номенклатура дел структурного подразделения с оформленной итоговой записью о количестве заведенных и законченных дел (приложения N 22 и N 23);
акт приема-передачи документов из другого таможенного органа;
б) при выбытии документов из архива таможенного органа:
акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив или архив другого таможенного органа (приложение N 45);
акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 33);
акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 46);
акт о неисправимых повреждениях документов (приложение N 47);
в) по результатам выполнения внутриархивных работ (составления сводных описей, создания объединенных архивных фондов, проверки наличия и состояния документов, выверки учетных документов) оформляются:
сводная опись дел постоянного хранения (приложение N 29), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение N 31), по личному составу (приложение N 32);
акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 48);
акт об обнаружении документов (неучтенных и т.д.) (приложение N 49).
14.4.2. Книга учета поступления и выбытия документов
14.4.2.1. Книга учета поступления и выбытия документов предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого года) изменений в составе, объеме фондов и дел в архиве таможенного органа, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в государственный (муниципальный) или архив другого таможенного органа. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов.
14.4.2.2. Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер.
Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (название фонда, его номер и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Учет поступления и выбытия документов в архиве таможенного органа, хранящем один фонд, ведется по листу фонда.
14.4.2.3. Если документы фонда поступают в архив таможенного органа впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия документов после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие документы являются частью фонда, уже имеющегося в архиве таможенного органа, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. Если поступили или выбыли неописанные документы, то в графе 6 делается отметка: "не описаны", а сведения об объеме даются в 13 и 14 графах.
14.4.2.4. Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел).
14.4.3. Список фондов
14.4.3.1. Список фондов ведется в архиве таможенного органа, хранящем документы двух и более фондов.
14.4.3.2. Архивный фонд вносится в список фондов при первом поступлении его документов в архив таможенного органа. Каждому фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на постоянное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим государственным (муниципальным) архивом после первой передачи ему части фонда.
Объединенному архивному фонду, образованному из фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается один из номеров фондов, включенных в состав объединенного.
14.4.3.3. В случае передачи фонда в архив другого таможенного органа, включения его в состав объединенного архивного фонда или выбытия всех документов фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах 4 - 5 списка фонда ("отметка о выбытии") указываются название таможенного органа, в архив которого выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.
14.4.3.4. Название фонда вносится в список с титульного листа описи.
В случае изменения названия фондообразователя в списке фондов указывается: для действующего таможенного органа - название, существующее в момент поступления фонда, для ликвидированного таможенного органа - последнее название. Объединенный архивный фонд вносится под обобщенным названием объединенного архивного фонда.
14.4.3.5. К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года, в которой указываются: количество поступивших и выбывших в течение года и общее количество хранящихся фондов; свободные номера в списке фондов, если такие имеются.
14.4.3.6. Список фондов должен быть подшит (прошнурован), заключен в твердую обложку, а также должны быть пронумерованы листы и составлен лист-заверитель.
14.4.4. Лист фонда
14.4.4.1. Лист фонда составляется на каждый фонд при первом его поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда.
14.4.4.2. Номер листа фонда соответствует номеру фонда по списку фондов архива таможенного органа.
14.4.4.3. В графе "Местонахождение фонда" указывается название таможенного органа, в архиве которого он хранится.
14.4.4.4. В графе "Дата первого поступления документов фонда" указывается дата первого поступления фонда в данный архив таможенного органа; для объединенного архивного фонда - дата первого поступления или дата его создания в архиве таможенного органа.
14.4.4.5. В графе "Крайние даты каждого названия фонда" указываются начальная и конечная даты функционирования таможенного органа под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период.
Для объединенного архивного фонда, образованного из документов однородных таможенных органов или таможенных органов, последовательно сменяющих друг друга, указываются самая ранняя дата образования одного из них и дата ликвидации последнего. Если таможенный орган продолжает функционировать, конечная дата не проставляется.
14.4.4.6. В графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность таможенного органа-фондообразователя с момента его возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.
Для объединенных архивных фондов в графе указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются названия всех таможенных органов-фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования.
Все последующие изменения в названии и подведомственности таможенного органа-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив таможенного органа документов фонда.
14.4.4.7. В графе "Выбытие" указывается акт, на основании которого выбыли документы, и количество выбывших документов раздельно по каждой описи.
В графе "Наличие (остаток)" - количество описанных документов, оставшихся после выбытия по каждой описи и фонду в целом.
Количество дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу, включенных в сводные описи, составленные на основе описей структурных подразделений, указывается в разделе 2 "Учет описанных документов" в графах 11 - 14, а в графах 6 - 9 указывается количество выбывших дел, значившихся в описях структурных подразделений.
14.4.4.8. Если лист фонда заполняется на двух и более бланках, то на первом делается отметка "см. продолжение N...", на последующем - "продолжение N...".
14.4.4.9. Лист фонда может быть пересоставлен только в том случае, если он неисправимо поврежден, а также после переработки фонда или создания объединенного архивного фонда, когда ранее действовавший лист фонда перестает отражать фактическое состояние и объем фонда. При этом ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делается отметка "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.
14.4.4.10. Листы фондов нумеруются и хранятся в порядке номеров фондов и нумерации листов в папках с клапанами. В каждой папке составляется на отдельном листе заверительная надпись.
14.4.5. Описи дел
14.4.5.1. Описи дел являются первичным учетным документом для учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
14.4.5.2. Описи составляются в четырех экземплярах. Учетный номер присваивается описи по листу фонда в валовом порядке.
Если документы фонда уже поступали на хранение в государственный (муниципальный) архив, то номер описи согласовывается с этим архивом.
Количество единиц хранения в одной описи, как правило, не должно превышать четырехзначную цифру - 9999. Последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи, которой по листу фонда присваивается новый, следующий учетный номер.
При выбытии всех дел по какой-либо законченной описи ее номер другим описям не присваивается. В графе "Примечание" против каждой выбывающей единицы хранения (единицы учета) ставится штамп "Выбыло".
14.4.5.3. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера.
14.4.5.4. Суммарный учет дел в описях достигается составлением итоговой записи к описям. В итоговой записи указываются количество единиц хранения (цифрами и в круглых скобках - прописью), первый и последний номера единиц хранения по описи; оговариваются имеющиеся пропуски номеров, единицы хранения с литерными номерами, выбывшие единицы хранения.
Законченные описи дел комплектующихся и некомплектующихся фондов, состоящие из годовых разделов, должны иметь общую итоговую запись ко всей описи в целом.
Если опись состоит из нескольких томов (частей), в конце каждого тома (части) составляется как итоговая запись к соответствующему тому (части), так и суммарная итоговая запись, данные в которой указываются с нарастающим итогом. К последнему тому (части) составляется общая итоговая запись ко всей описи (ко всем томам).
Каждое изменение объема дел в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.
14.4.5.5. Описи дел структурных подразделений служат учетными документами до составления соответствующего годового раздела сводной описи дел постоянного хранения таможенного органа, утверждения на ЭПК соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, после чего подлежат хранению в деле фонда до передачи документов за эти годы на постоянное хранение.
Описи дел структурных подразделений по личному составу хранятся до согласования годового раздела сводной описи дел таможенного органа по личному составу с ЭПК соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.
14.4.5.6. Описям структурных подразделений учетные номера присваиваются по реестру описей. Номер описи структурного подразделения состоит из номера структурного подразделения с добавлением индекса "сп" (структурное подразделение) и указанием через дефис двух последних цифр календарного года, в течение которого образовались дела, включенные в опись.
14.4.6. Реестр описей
Реестр описей ведется в архиве таможенного органа при наличии двух и более описей.
Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления под соответствующими порядковыми номерами.
В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив таможенного органа описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.
14.4.7. Дело фонда
Дело фонда ведется на каждый фонд. В него включаются документы, отражающие историю таможенного органа-фондообразователя и его фонда: историческая справка, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления; акты передачи дел фонда на постоянное хранение, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проведении проверок наличия и состояния дел и т.д.
Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива таможенного органа. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.
Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.
Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда.
Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров фондов.
XV. Научно-справочный аппарат к документам архива таможенного органа
15.1. Система научно-справочного аппарата
15.1.1. Научно-справочный аппарат (НСА) - структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, предназначенных для поиска документов и документной информации.
15.1.2. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива таможенного органа - это комплекс взаимосвязанных, взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования.
15.1.3. Состав СНСА архива таможенного органа определяется составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.
15.1.4. Элементами СНСА архива таможенного органа являются описи, каталоги, базы данных, обзоры документов, исторические справки к архивным фондам таможенного органа.
15.1.5. Архивные справочники таможенного органа делятся на типы по их целевому назначению: опись, каталог, указатель, обзор.
Архивные справочники о составе и содержании документов таможенного органа могут быть внутрифондовыми и межфондовыми.
15.1.6. В системе СНСА реализуется преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве и архиве таможенного органа, его совмещение с СНСА государственного (муниципального) архива.
Преемственность СНСА архива таможенного органа основывается на единстве требований и принципов его построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и архиве таможенного органа описей дел, документов, каталогов с необходимым справочным аппаратом к ним.
15.1.7. При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного состава архивных справочников, методики описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой очередности работ.
15.2. Описи дел
15.2.1. Опись дел - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.
Опись состоит из описательных статей, итоговой записи (подпункты 11.3.7, 11.3.10 Типовой инструкции), листа-заверителя дела (приложение N 24) и справочного аппарата к описи.
Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета.
15.2.2. Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения, единицы учета; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения; указание на подлинность, копийность, способ воспроизведения. Описательная статья может быть дополнена аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения, единицы учета.
15.2.3. В справочный аппарат описи входят: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, переводные таблицы шифров (в случае переработки описи), указатели.
На титульном листе описи помещаются: название фонда, номер фонда, номер описи, название описи; крайние даты дел, включенных в опись.
Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи. Общее предисловие к описям фонда помещается в первой описи.
В предисловии, общем ко всем описям фонда, излагаются: история фондообразователя, история фонда; аннотация состава и содержания документов фонда (при этом выделяются наиболее типичные группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описям.
При составлении отдельных предисловий к каждой описи фонда все общие данные по истории таможенного органа-фондообразователя и истории фонда помещаются в предисловии к первой описи.
15.2.4. К описи могут составляться указатели (как общие, так и специальные). Ссылочные данные указателя к описи даются на порядковые номера единиц хранения, единиц учета (подпункт 14.2 Типовой инструкции).
15.3. Каталоги и картотеки
15.3.1. Каталог - архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива таможенного органа сгруппирована по предметам (темам), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.
Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива таможенного органа.
15.3.2. Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов называется каталогизацией документов.
Каталогизация в архивах таможенных органов может проводиться как самостоятельный вид работы (тематическая разработка) и в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация).
При каталогизации применяется дифференцированный подход, который заключается: в определении очередности выбора архивных фондов, их структурных частей; отборе дел и документов и сведений из них; применении соответствующих приемов описания документной информации.
15.3.3. Каталогизация включает следующие виды работ: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание на каталожных карточках, их систематизация, ведение каталогов.
15.3.4. Выбор схемы классификации определяется составом документов архива таможенного органа и задачами их использования.
Схема классификации документной информации - письменный или графический документ, содержащий перечень классификационных делений каталога, расположенных в определенной последовательности, и предназначенный для распределения сведений из документов по этим делениям.
15.3.5. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические, предметные и их разновидности (именной, географический и другие).
В архиве таможенного органа, как правило, составляются систематический и именной каталоги.
15.3.6. Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по вопросам практической деятельности таможенного органа и располагается в логической последовательности.
15.3.7. В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или логической последовательности.
15.3.8. Отобранные для каталогизации фонды и документы описываются на каталожных карточках.
Объектом описания в каталоге может выступать документ (группа документов, часть документа), единица хранения (единица учета), опись, комплект, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу).
15.3.9. В состав описательной статьи каталога входят: название таможенного органа, индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, номер фонда, название фонда; номера описи, дела, листов; способ воспроизведения, для карточного каталога - также фамилия составителя и дата составления описательной статьи.
Для связи между разделами каталога или разделов каталога с другими архивными справочниками применяется система отсылок.
15.3.10. Ведение каталога - комплекс работ, обеспечивающих его функционирование, в который входят: научно-методическое обеспечение работы, индексирование карточек, систематизация их по индексам и рубрикам, составление отсылочного аппарата к каталогу, усовершенствование каталога.
Научно-методическое обеспечение включает разработку методических пособий по каталогизации отдельных фондов (или их группы), рабочих схем классификации каталогов, их уточнение и дополнение.
Индексирование - выбор или составление индекса по схеме классификации и отнесение его к соответствующей информации каталожной карточки. В именном каталоге карточки не индексируются, а располагаются по алфавиту.
Усовершенствование каталога включает в себя усовершенствование схемы классификации, проверку содержания и оформления каталога, проверку описаний (редактирование, объединение описаний с однородной информацией по одному фонду или описи, уточнение их систематизации).
15.3.11. Одним из источников пополнения системы каталогов могут быть тематические и предметно-тематические картотеки, картотеки по личному составу на документы наиболее информативных и часто используемых фондов.
15.3.12. В архиве таможенного органа, как правило, создаются разновидности предметных картотек (именная, географическая) или хронологические картотеки, картотеки по истории таможенного органа.
Именная картотека (картотека по личному составу) создается для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера. Карточки содержат фамилию, имя, отчество должностного лица (работника); ссылки на номера фонда, описи, дел, листов со сведениями о нем. Карточки систематизируются в алфавитном порядке фамилий, а в пределах фамилий - по алфавиту имен и отчеств.
В географической картотеке информация систематизируется по алфавиту географических объектов. Основу классификации может составлять также административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической последовательности.
В хронологическую картотеку включаются карточки, содержащие информацию о датах событий, фактов или датах документов, расположенные в хронологической последовательности.
Несколько картотек одного вида могут объединяться в каталог.
Самостоятельно существующие картотеки связываются с системой каталогов путем отсылок.
15.4. Указатели
15.4.1. Указатель - архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных.
Указатели в архиве могут быть межфондовыми, внутрифондовыми; по форме - электронными, листовыми или карточными, по структуре рубрик - глухими (предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными (предметные понятия сопровождаются пояснениями); по группировке понятий внутри указателей - алфавитными, систематическими, хронологическими.
Указатели могут составляться к заголовкам единиц хранения (без их просмотра) или к документам (с просмотром единиц хранения).
Основными видами указателей являются: предметный (его разновидности - тематический, именной, географический), хронологический. По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели.
15.4.2. Указатели к документам могут составляться на документы одной описи, нескольких описей фонда, целого фонда, нескольких фондов.
15.4.3. Описательная статья любого вида указателя состоит из предметного понятия (рубрики) и поисковых данных. В зависимости от назначения указателя рубрика может быть: простой (не имеет подрубрик), сложной (имеет подрубрику или определение понятия).
Поисковые данные указателя к единицам хранения одной описи включают порядковые номера единиц хранения; поисковые данные указателя к единицам хранения нескольких фондов одного архива таможенного органа дополняются номерами описей, фондов.
15.4.4. Предметный указатель включает понятия, расположенные в алфавитном порядке.
Общий предметный указатель включает разнородные понятия и по структуре рубрик может быть только глухим.
Специальный предметный указатель включает однородные понятия (виды документов, фамилии авторов, названия структурных частей и т.п.) и может быть глухим или аннотированным.
Именной указатель строится по алфавитному признаку и включает фамилии, имена, отчества (разночтения), биографические справки.
15.4.5. Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты фактов или даты документов, расположенных в хронологическом порядке.
15.4.6. В указателе применяется система общих ("см.") и частных ("см. также") отсылок, с помощью которых устанавливается связь между тождественными понятиями.
15.4.7. Указатели к архивным справочникам могут быть тех же видов и иметь ту же структуру, но в поисковых данных ссылки даются на страницы или разделы (для каталогов) справочника.
15.5. Обзоры
15.5.1. Обзор - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов.
Видами обзора в архиве таможенного органа являются обзор фонда и тематический обзор.
Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива таможенного органа является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива таможенного органа по определенной теме.
15.5.2. Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда.
15.5.3. Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или группы фондов архива таможенного органа по определенной теме.
15.5.4. При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе фонда и/или темы, принципа группировки информации в основной части обзора, применении различной методики представления информации о документах (индивидуальные или групповые аннотации), различной методики описания отдельных видов документов, выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного аппарата к обзору.
15.5.5. Обзор состоит из совокупности аннотаций отдельных групп единиц хранения, единиц учета, документов и справочного аппарата.
В аннотации излагается содержание группы единиц хранения, единиц учета, документов; указываются основные разновидности документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные состоят из номеров описей, единиц хранения, единиц учета, листов единицы хранения. В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому обзору составляется список фондов, информация о которых содержится в обзоре.
В предисловии к обзору излагаются сведения по истории фондообразователя и фонда, структуре обзора, составу справочного аппарата.
15.5.6. В основу построения обзора могут быть положены структурный, функциональный, предметно-тематический, географический, хронологический и другие признаки.
15.6. Историческая справка
15.6.1. В архиве таможенного органа составляется историческая справка к архивному фонду - документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда; краткую характеристику состава и содержания его документов, СНСА архива таможенного органа.
Историческая справка состоит из разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда.
15.6.2. Первый раздел - история фондообразователя - включает характеристику исторических условий возникновения таможенного органа, название таможенного органа-предшественника в хронологической последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения:
даты создания, преобразования и ликвидации таможенного органа со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название таможенного органа-преемника;
задачи и функции таможенного органа, их изменения;
масштаб деятельности таможенного органа, состав системы подведомственных таможенных органов;
место таможенного органа в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической и другой жизни;
изменения в названии и подчиненности таможенного органа;
структура таможенного органа и ее изменения.
Для объединенного архивного фонда может составляться общая история фондообразователей.
15.6.3. Второй раздел - история фонда - включает следующие сведения:
дата первого поступления документов фонда в архив таможенного органа, их объем и крайние даты;
изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды);
степень сохранности документов;
особенности формирования, описания и систематизации документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;
сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения;
сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения);
состав НСА к фонду.
15.6.4. Раздел по истории фонда содержит также такие элементы описания, как аннотация, информация об условиях доступа и использования документов.
Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре фонда и видам документов; содержание документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.
15.6.5. Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о НСА к фонду, о видах носителей информации.
15.6.6. Историческая справка подписывается исполнителем и лицом, ответственным за работу архива таможенного органа.
Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный (муниципальный) архив при первой передаче документов фонда, один хранится в деле фонда в архиве таможенного органа.
15.6.7. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций таможенного органа. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный (муниципальный) архив вместе с каждой законченной описью.
Таможенный орган, не являющийся источником комплектования государственного (муниципального) архива, представляет историческую справку вместе с законченной описью в вышестоящий таможенный орган.
15.7. Автоматизированный НСА архива таможенного органа
15.7.1. Автоматизированный НСА архива - это комплекс электронных справочников (база данных описаний документов), предназначенных для эффективного поиска архивных документов и информации.
15.7.2. Автоматизированный НСА может базироваться на системе электронного документооборота, применяемой в таможенном органе, и прежде всего таких ее элементах, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы (корреспондентов, структурных подразделений, названий видов документов и других).
Основными полями электронной РКФ являются: название вида документа, дата, индекс документа, наименование и аннотация документа, индекс дела, наименование дела и другие.
Поиск информации о документе может осуществляться как по одному полю РКФ, так и по комбинации полей.
15.7.3. Поле РКФ "номер дела по номенклатуре" является связующим поисковым реквизитом при переходе от поиска информации на уровне документа к поиску на уровне дела.
При наличии электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляется списание документов в дело и извлечение документов из дела.
Если пользователь осуществляет поиск информации по номенклатуре дел, а ему требуется перейти к конкретному документу, автоматически могут создаваться перечни документов, вошедших в дела.
Основными поисковыми реквизитами номенклатуры дел являются: индекс дела, заголовок дела (тома, части), количество дел (томов, частей), срок хранения и статья по перечню.
15.7.4. На основе электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляется формирование описей дел. При этом "фильтром" для отбора информации являются сроки хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу).
В электронной описи содержатся реквизиты описания информации на уровне дела. Обязательными реквизитами описания являются: порядковый номер записи (номер дела), индекс дела, заголовок дела, крайние даты документов, количество листов в деле, аннотация документов, указание на подлинность (копийность).
Совокупность электронных описей дает информацию о фонде в целом.
15.7.5. Электронные РКФ являются основой для создания автоматизированного каталога.
Если в традиционном НСА виды и разновидности каталогов (систематический, тематический, именной и другие) связаны между собой системой отсылок, то в автоматизированном режиме формируется один электронный каталог, содержащий описание на уровне документа или дела.
Каталог снабжается ключевыми словами, отражающими тему, географическое название, персоналии и т.д. Предусмотренная в каталоге схема классификации позволяет отнести документ к одной или нескольким рубрикам. Поиск информации по схеме классификации позволяет использовать электронный каталог как систематический, каталог по географическим названиям - как географический и т.д.
15.7.6. Автоматизированный НСА предоставляет по сравнению с традиционным НСА более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов. Функции НСА выполняются с помощью процедур поиска информации, представления результатов поиска для экранного просмотра или в виде файлов и распечаток, формирования текстов справочников.
Ключевые слова, характеризующие объект описания, вводятся в систему в процессе описания или после его завершения. Ключевые слова дают пользователю возможности быстрого поиска информации на уровне фонда, описи, дела, документа.
XVI. Использование документов архива таможенного органа
16.1. Понятие использования документов архива таможенного органа
16.1.1. Использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
16.1.2. Основными формами использования документов архива таможенного органа являются:
информирование начальника (заместителя начальника) таможенного органа и структурных подразделений, а также других организаций о наличии в архиве таможенного органа тех или иных документов и их содержании;
исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;
использование документов в средствах массовой информации;
подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и других;
выдача документов для работы в помещении архива таможенного органа;
выдача документов во временное пользование.
16.1.3. Информирование и исполнение запросов осуществляется архивом таможенного органа по определенной тематике по запросу или в инициативном порядке в форме информационного письма или справки о наличии в архиве соответствующих документов.
Информирование может производиться в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации.
Заголовки документов или дел располагаются в перечне независимо от их фондовой принадлежности: по хронологии событий, по вопросам, по видам или значимости документов в зависимости от запроса.
Информирование может производиться также в форме тематической подборки копий документов. Копии располагаются в логической последовательности; к подборке копий прилагается титульный лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и другие материалы.
При выполнении запроса организации справка, перечень, тематическая подборка копий документов направляются с сопроводительным письмом.
16.2. Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера
16.2.1. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.
Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.
Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.
Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.
Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.
На обращения граждан и юридических лиц, в которых отсутствуют фамилии или почтовые адреса, ответ не дается.
Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Срок исполнения запросов с использованием только НСА архива таможенного органа - не более 15 дней с момента регистрации обращения.
Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должно осуществляться в 7-дневный срок с момента обращения.
16.2.2. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве таможенного органа; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия"). При отсутствии в архиве таможенного органа документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.
Архивные справки составляются по установленной форме на общем бланке или бланке письма таможенного органа.
В справке приводятся названия, даты, номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях - только сокращенные.
В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.
В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.
После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле).
Архивная справка подписывается начальником таможенного органа. Справка заверяется гербовой печатью таможенного органа; второй экземпляр архивной справки заверяется лицом, ответственным за работу архива таможенного органа, и хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел.
16.2.3. Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью начальника таможенного органа и гербовой печатью таможенного органа.
Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.
Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".
Архивные выписки изготавливаются на общем бланке или бланке письма таможенного органа с обозначением названия документа "Архивная выписка". После текста архивной выписки указывается архивный шифр документа.
Если копия или выписка занимают более одного листа, все листы должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены архивом таможенного органа.
16.2.4. Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом, подписанным начальником таможенного органа. Архивные справки, копии и выписки могут выдаваться под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архива таможенного органа, с указанием данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя.
16.2.5. Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии и образовании, трудовых книжек и других не полученных в свое время владельцем документов.
Подлинные личные документы выдаются с разрешения начальника таможенного органа заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам по нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом.
Органами правопорядка из архива таможенного органа могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.
На место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии; указываются номер, дата и название документа-основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).
16.2.6. При отсутствии в архиве таможенного органа запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется на бланке письма таможенного органа. В нем указывается факт отсутствия в документах архива таможенного органа интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. В случаях отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в архиве таможенного органа необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма должен быть заверен гербовой печатью таможенного органа.
16.3. Работа читального зала архива
16.3.1. В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве таможенного органа создается читальный зал.
При отсутствии в архиве таможенного органа специально выделенного помещения читального зала работа пользователей с документами производится непосредственно в рабочих комнатах архива, для чего оборудуется соответствующее рабочее место.
16.3.2. В читальном зале архива таможенного органа могут работать как должностные лица таможенного органа, так и специалисты из других организаций или частные лица в установленном порядке.
16.3.3. Дела из архивохранилища выдаются на основании письменного разрешения начальника (заместителя начальника) таможенного органа и учитываются в книге выдачи дел (приложение N 37).
16.3.4. Каждое выдаваемое из архивохранилища в читальный зал дело должно иметь лист использования дела (приложение N 38).
16.4. Использование документов архива при подготовке информационных мероприятий, в средствах массовой информации и публикационной деятельности
16.4.1. Архив таможенного органа организовывает использование документов при подготовке информационных мероприятий, выставок, в средствах массовой информации, а также их публикацию.
На выставках используются подлинники или копии документов, изготавливаются альбомы, плакаты, диаграммы.
16.4.2. Совместно со средствами массовой информации архив таможенного органа определяет тематику, объем и сроки подготовки материалов; тематика и сроки утверждаются начальником таможенного органа. В экземплярах статей и других материалов, подготовленных для средств массовой информации, остающихся в архиве, указываются поисковые данные использованных документов, а также дата и место публикации.
16.4.3. Архив таможенного органа может проводить работу по подготовке документальных публикаций. Наиболее распространенной формой этой работы является подготовка журнальных и газетных публикаций документов. В отдельных случаях могут издаваться сборники документов. При подготовке документальных публикаций необходимо руководствоваться соответствующими правилами работы государственных (муниципальных) архивов.
16.5. Учет использования дел и документов архива
таможенного органа
Учет использования дел и документов архива таможенного органа ведется в следующих учетных формах:
книга выдачи дел (приложение N 37);
журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов (приложение N 50).
XVII. Порядок передачи документов архива таможенного органа на постоянное хранение
17.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве таможенного органа, передаются на постоянное хранение.
17.2. Архив таможенного органа передает на постоянное хранение документы в соответствующий государственный (муниципальный) архив, для которого данный таможенный орган-фондообразователь является источником комплектования.
17.3. Документы передаются на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив в упорядоченном состоянии с соответствующим НСА.
17.4. Предельный срок временного хранения архивных документов в таможенных органах - 15 лет.
17.5. В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или государственным (муниципальным) архивом.
При угрозе утраты (уничтожения) документов может быть осуществлена досрочная передача документов на постоянное хранение.
Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов таможенным органом по письменному разрешению государственного (муниципального) архива.
17.6. При ликвидации таможенного органа его документы подлежат передаче в таможенный орган, являющийся его правопреемником.
При ликвидации таможенного органа, являющегося источником комплектования государственного (муниципального) архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящего таможенного органа. В случае невозможности передачи документов в вышестоящий таможенный орган по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный (муниципальный) архив.
Документы по личному составу ликвидированного таможенного органа при отсутствии правопреемника передаются на временное хранение в вышестоящий таможенный орган.
Документы ликвидируемого без правопреемника таможенного органа, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в подпунктах 11.3.30, 11.3.32, 11.3.33 Типовой инструкции.
Организацию упорядочения документов ликвидируемого таможенного органа, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия.
17.7. Передача документов постоянного хранения в государственный (муниципальный) архив, как правило, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным начальником таможенного органа и руководителем соответствующего архива. В таможенных органах с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения по согласованию с государственным (муниципальным) архивом допускается передача документов один раз в пять лет.
17.8. Документы передаются в государственный (муниципальный) архив по описям дел, утвержденным ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.
При первой передаче документов в государственный (муниципальный) архив передается историческая справка на архивный фонд таможенного органа. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности таможенного органа, составе и состоянии документов.
Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный (муниципальный) архив.
Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов на постоянное хранение (приложение N 45).
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на постоянное хранение; причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке таможенного органа.
Архив таможенного органа принимает меры по розыску документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.
17.9. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного (муниципального) архива осуществляется проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт, устранение обнаруженных дефектов проводится силами таможенного органа.
17.10. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.
XVIII. Организация работы архива таможенного органа
18.1. Создание архива
18.1.1. Работа архива таможенного органа организуется в соответствии с положением об архиве таможенного органа.
18.1.2. Положение об архиве таможенного органа согласовывается с соответствующим государственным (муниципальным) архивом и утверждается начальником таможенного органа.
18.1.3. Лицо, ответственное за работу архива таможенного органа, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.
18.2. Планирование работы архива таможенного органа
18.2.1. В архиве таможенного органа составляется план-график приема дел в архив.
18.2.2. План-график приема дел в архив таможенного органа согласовывается со структурными подразделениями и утверждается начальником таможенного органа.
18.2.3. При расчете норм времени на основные виды архивных работ архивы могут руководствоваться Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденными постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. N 72 и постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. N 23 "Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти".
18.3. Контроль за состоянием хранения документов и их организацией в делопроизводстве структурных подразделений
Архив таможенного органа осуществляет проверки состояния хранения документов и их организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив таможенного органа. Организация проверок должна входить составной частью в годовой план работы подразделения документационного обеспечения.
Начальник структурного подразделения должен быть заранее поставлен в известность о проведении проверки.
По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя начальника таможенного органа либо его заместителя, курирующего проверяемое структурное подразделение, в которой отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.
С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и начальник соответствующего структурного подразделения.
18.4. Прием-передача документов при смене лица, ответственного за работу архива таможенного органа
18.4.1. При смене лица, ответственного за работу архива таможенного органа, прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также помещений архива таможенного органа, инвентаря и оборудования производится по акту (приложение N 51).
Для приема-передачи дел лицом, ответственным за работу архива таможенного органа, приказом таможенного органа назначается комиссия в составе не менее трех человек.
В состав комиссии включаются начальник подразделения документационного обеспечения и лицо, ответственное за работу архива таможенного органа.
18.4.2. При приеме-передаче дел необходимо проверить наличие и состояние:
документов архива таможенного органа;
учетных документов и справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел и заменяющих их номенклатур дел, листов фондов, книг поступлений и выбытия документов, справочных карточек);
печатей и штампов архива таможенного органа (при их наличии);
противопожарного и охранного оборудования.
Необходимо проверить также условия хранения документов.
18.5. Порядок приема-передачи документов при реорганизации
таможенного органа
18.5.1. Порядок приема-передачи документов таможенного органа при реорганизации последнего определяется распорядительным документом о реорганизации таможенного органа.
В состав ликвидационной комиссии по реорганизации таможенного органа должен входить представитель соответствующего государственного (муниципального) архива.
18.5.2. При реорганизации таможенного органа с передачей его функций другому или нескольким таможенным органам документы передаются таможенным органу или органам-правопреемникам.
18.5.3. При реорганизации таможенного органа, когда из его состава выделяется структурное подразделение со статусом таможенного органа, последнему передаются незавершенные делопроизводством дела, относящиеся к профилю его деятельности, а также личные дела и лицевые счета должностных лиц, перешедших на работу в этот таможенный орган.
18.5.4. Перед передачей документов реорганизованного таможенного органа осуществляется проверка наличия и состояния дел, хранящихся в делопроизводстве и архиве таможенного органа, а также их научно-техническая обработка.
18.5.5. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий (мероприятий по реорганизации) формирует все исполненные документы в дела, оформляет дела и передает их в архив таможенного органа независимо от сроков хранения (при ликвидации) либо в соответствующие структурные подразделения (в случае реорганизации). Передача дел осуществляется по описям и номенклатурам дел.
При передаче дел из одного структурного подразделения в другое в случае реорганизации лицом, ответственным за ведение делопроизводства реорганизуемого структурного подразделения, составляются описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в трех экземплярах: один остается в реорганизуемом структурном подразделении, второй - в структурном подразделении, принимающем дела, третий передается в архив таможенного органа. При передаче дел временного (до 10 лет включительно) хранения передача дел производится по номенклатурам дел за соответствующие годы. Прием-передача дел оформляется актом (приложение N 52).
Документы, требующие исполнения, передаются из одного структурного подразделения в другое через подразделение документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства) по акту приема-передачи (приложение N 53) с соответствующими отметками в РКФ.
Один экземпляр акта (приложения N 52, N 53) передается в подразделение документационного обеспечения (ответственному за ведение делопроизводства).
Согласовано Руководитель Федерального архивного агентства А.Н.АРТИЗОВ 1 июля 2014 г.
Приложение N 1
к пп. 4.1.3, 4.1.4, 4.1.5, 4.1.6, 4.3.2
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
ДАЛЬНЕВОСТОЧНОЕ ТАМОЖЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
___________________ N _____________
г. ВладивостокОбразец общего бланка регионального таможенного управления
Продолжение приложения N 1
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
ЦЕНТРАЛЬНАЯ ТАМОЖНЯ
(Кинологический центр ФТС России)
___________________ N _____________
дер. Орлово Московской областиОбразец общего бланка таможни, непосредственно подчиненной ФТС России
Продолжение приложения N 1
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
ПРИВОЛЖСКОЕ ТАМОЖЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
ОРЕНБУРГСКАЯ ТАМОЖНЯ
___________________ N _____________Образец общего бланка таможни
Продолжение приложения N 1
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
СИБИРСКОЕ ТАМОЖЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
СИБИРСКИЙ ТЫЛОВОЙ ТАМОЖЕННЫЙ ПОСТ
(со статусом юридического лица)
___________________ N _____________
г. ИркутскОбразец общего бланка таможенного поста (со статусом юридического лица)
Приложение N 2
к пп. 4.1.3, 4.1.4, 4.1.5, 4.1.6, 4.3.2, 5.5.3
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
СЕВЕРО-ЗАПАДНОЕ
ТАМОЖЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
Кутузова наб., д. 20, Санкт-Петербург, 191187.
Тел. (812) 273 16 19. Факс (812) 275 43 70.
Телетайп 622403 JURI RU.
E-mail: sztu_email@sztu.customs.ru;
http://sztu.customs.ru
____________________ N _____________________
На N _______________ от ____________________Образец бланка письма регионального таможенного управления
Продолжение приложения N 2
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
ЦЕНТРАЛЬНАЯ
ЭНЕРГЕТИЧЕСКАЯ ТАМОЖНЯ
Пречистенка ул., д. 9, Москва, 119034.
Тел. (495) 637 45 01. Факс (495) 637 77 11.
Телетайп 113133 AZUR.
E-mail: energy_press@ca.customs.ru;
http://cet.customs.ru
__________________ N _____________________
На N ____________ от _____________________Образец бланка письма таможни, непосредственно подчиненной ФТС России
Продолжение приложения N 2
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
ЮЖНОЕ ТАМОЖЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
МИЛЛЕРОВСКАЯ ТАМОЖНЯ
Первомайская ул., д. 2, хут. Краснянка,
Миллеровский р-н, Ростовская обл., 346130.
Тел. (863 85) 2 09 73. Факс (863 85) 2 09 65.
Телетайп 123451 OREL RU.
E-mail: millerovo_customs@mail.ru;
http://mil.customs.ru
_______________________ N ___________________
На N __________________ от __________________Образец бланка письма таможни
Продолжение приложения N 2
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
ЦЕНТРАЛЬНАЯ ЭНЕРГЕТИЧЕСКАЯ
ТАМОЖНЯ
СЕВЕРНЫЙ ЭНЕРГЕТИЧЕСКИЙ
ТАМОЖЕННЫЙ ПОСТ
(со статусом юридического лица)
Чкалова ул., д. 61, г. Кандалакша,
Мурманская обл., 184046.
Тел. (815 33) 7 20 21. Факс (815 33) 4 00 29.
E-mail: energy_stk1@ca.customs.ru;
http://cet.customs.ru
___________________ N _______________________
На N ______________ от ______________________Образец бланка письма таможенного поста (со статусом юридического лица)
Приложение N 3
к пп. 4.1.3, 4.1.4, 4.1.5, 4.1.6, 4.3.2, 5.1.8
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
СЕВЕРО-ЗАПАДНОЕ ТАМОЖЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
ПРИКАЗ
____________________ N ______________
Санкт-ПетербургОбразец бланка приказа регионального таможенного управления
Продолжение приложения N 3
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
ШЕРЕМЕТЬЕВСКАЯ ТАМОЖНЯ
ПРИКАЗ
____________________ N ______________
г. Химки Московской областиОбразец бланка приказа таможни, непосредственно подчиненной ФТС России
Продолжение приложения N 3
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
ЦЕНТРАЛЬНОЕ ТАМОЖЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
БЕЛГОРОДСКАЯ ТАМОЖНЯ
ПРИКАЗ
____________________ N ______________Образец бланка приказа таможни
Продолжение приложения N 3
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
ЦЕНТРАЛЬНАЯ АКЦИЗНАЯ ТАМОЖНЯ
КАЛИНИНГРАДСКИЙ АКЦИЗНЫЙ ТАМОЖЕННЫЙ ПОСТ
(со статусом юридического лица)
ПРИКАЗ
____________________ N ______________
г. Багратионовск Калининградской областиОбразец бланка приказа таможенного поста (со статусом юридического лица)
Приложение N 4
к пп. 4.1.3, 4.1.4, 4.1.5, 4.1.6, 4.3.2, 5.1.8
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
СИБИРСКОЕ ТАМОЖЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
____________________ N ______________
г. НовосибирскОбразец бланка распоряжения регионального таможенного управления
Продолжение приложения N 4
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
ДОМОДЕДОВСКАЯ ТАМОЖНЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
____________________ N ______________
Аэропорт Домодедово Московской областиОбразец бланка распоряжения таможни, непосредственно подчиненной ФТС России
Продолжение приложения N 4
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
ДАЛЬНЕВОСТОЧНОЕ ТАМОЖЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
ХАСАНСКАЯ ТАМОЖНЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
____________________ N ______________
пос. Краскино Приморского краяОбразец бланка распоряжения таможни
Продолжение приложения N 4
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
СИБИРСКОЕ ТАМОЖЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
СИБИРСКИЙ ТЫЛОВОЙ ТАМОЖЕННЫЙ ПОСТ
(со статусом юридического лица)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
____________________ N ______________
г. ИркутскОбразец бланка распоряжения таможенного поста (со статусом юридического лица)
Приложение N 5
к пп. 4.1.3, 4.1.4, 4.1.5, 4.1.6, 4.3.2, 5.1.8
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
ЮЖНОЕ ТАМОЖЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
КРАСНОДАРСКАЯ ТАМОЖНЯ
ПРИКУБАНСКИЙ ТАМОЖЕННЫЙ ПОСТ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
____________________ N ______________
г. КраснодарОбразец бланка распоряжения таможенного поста (в составе таможни)
Приложение N 6
к п. 4.2
СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
20 73 88 15
│<──────>│<────────────────────>│ │<─────────────────────>│<─>│
│ │ │ │ │ │
─────┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐─────
/\ /\
3 │ │ │ │
\/
─────│ ─────┌──────────────────────┐ ┌───────────────────────┐ │ │
/\ /\ 01 16 21 24
│ │ 17│ │ │ │ │ │ │
│
│ │ \/ │ │ │ │ │ │
─────├──────────────────────┤ ├───────────────────────┤
51│ │ │02 03 04 09 │ │ │
│ │
│ │ │ │ │ │
│ │
│ │ │ │ │ │
\/ │ │
─────│ ├──────────────────────┤ │ │ │
/\ 05 06 │ 20
│ │ │07 │ │ │ │
22│ 08 │
\/ │ │ │ │ │ │
─────│ ├──────────────────────┤ │
/\ │10 │ │ │
│ │ │ │
18│ │ │ │ │
\/ │ │ │
─────│ ├──────────────────────┴──┴───────────────────────┤ │ │
│ │ │ │ │
11
│ │ │ │297│
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
─────│ ├─────────────────────────────────────────────────┤
/\ 12 15 17 │ │
│ │ │ │
20 │ │
│ │ │ │
\/ │ │
─────│ ├─────────────────────────────────────────────────┤
/\ 13 14 18 │ │
│ │ │19 │
│ │
│ │ │ │
│ │
│ │ │ │
40 │ │
│ │ │ │
──────│ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┤ │ │
│ │ /\ 22 23
│ │ │ │ │
│ │ 16│
│ │ │ │ │ │
\/ │ \/
─────│ ──────└ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘ │ │
/\
│ │ │ │
20│ │
\/ │ │ \/
─────└──────────────────────────────────────────────────────────────┘────
│ 210 │
│<────────────────────────────────────────────────────────────>│
│ │Расположение реквизитов и границы зон на формате A4 углового бланка
Продолжение приложения N 6
20 15
│<──────>│ │<──>│
│ │ │ │
─────┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐─────
/\ /\
3 │ │ │ │
\/
─────│ ─────┌─────────────────────────────────────────────────┐ │ │
/\ /\ │01 16 21 24│
│ │ 17│ │ │
│ │ │
│ │ \/ │ │
─────├─────────────────────────────────────────────────┤
│ │ /\ 02 03 04 │ │
│ │ │
│ │ 20 │ │
73 │ │ │
│ │ \/ │ │
─────├─────────────────────────────────────────────────┤
│ │ /\ 05 06 09 │ │
10│ │ │
│ │ \/ │ │
─────├─────────────────────────────────────────────────┤
│ │ 07 08 │ │
│ │
│ │ │ │
│ │ │
\/ │ │ │
─────│ ├─────────────────────────────────────────────────┤
/\ │ 10 20 │ │
│ │ │ │
18│ │ │ │
\/ │ │ │
─────│ ├─────────────────────────────────────────────────┤ │ │
│
│ │ │ │297│
│ 11
│ │ │ │ │
│
│ │ │ │ │
─────│ ├─────────────────────────────────────────────────┤
/\ │ 12 15 17 │ │
│ │ │ │
20 │ │ │
│ │ │ │
\/ │ │ │
─────│ ├─────────────────────────────────────────────────┤
/\ │ 13 14 18 │ │
│ │ │ │
│ │ │
│ │ │19 │
│ ──────├─────────────────────────────────────────────────┤ │ │
40│ │ /\ 22 23
│ │ │ │ │ │
│ │ 16│
│ │ │ │ │ │ │
\/ │ \/
─────│ ──────└─────────────────────────────────────────────────┘ │ │
/\ │
│ │ │ │
20│ │ │
\/ │ │ \/
─────└──────────────────────────────────────────────────────────────┘────
│ 210 │
│<────────────────────────────────────────────────────────────>│
│ │Расположение реквизитов и границы зон на формате A4 продольного бланка
Продолжение приложения N 6
Состав реквизитов документа
01 - Государственный герб Российской Федерации
(Эмблема таможенного органа);
02 - наименование таможенного органа;
03 - справочные данные о таможенном органе;
04 - вид документа;
05 - дата документа;
06 - регистрационный номер документа;
07 - ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
08 - место составления (издания) документа;
09 - адресат;
10 - наименование либо аннотация документа;
11 - текст документа;
12 - отметка о наличии приложений;
13 - гриф согласования;
14 - виза;
15 - подпись должностного лица;
16 - гриф утверждения;
17 - оттиск печати;
18 - отметка о заверении копии;
19 - отметка об исполнителе;
20 - указания по исполнению документа;
21 - отметка о контроле документа;
22 - отметка об исполнении документа;
23 - отметка о поступлении документа;
24 - отметка о конфиденциальности.
Приложение N 7
к пп. 4.3.14, 5.1.14
ВНЕСЕНО:
Наименование структурного
подразделения, подготовившего
приказ (распоряжение)
Подпись, дата И.О. Фамилия начальника
(заместителя начальника)
структурного
подразделения
СОГЛАСОВАНО:
Первый заместитель начальника
таможенного органа Подпись, дата И.О. Фамилия
Заместитель начальника
таможенного органа, курирующий
структурное подразделение,
подготовившее приказ
(распоряжение) Подпись, дата И.О. Фамилия
Заместитель начальника
таможенного органа Подпись, дата И.О. Фамилия
Наименование структурного
подразделения, с которым
согласовывается приказ
(распоряжение) Подпись, дата И.О. Фамилия начальника
(заместителя начальника)
структурного
подразделения
Подразделение
документационного
обеспечения (ответственный
за ведение делопроизводства) Подпись, дата И.О. Фамилия начальника
(заместителя начальника)
подразделения
документационного
обеспечения
(И.О. Фамилия
ответственного за ведение
делопроизводства)
Исполнитель Подпись, дата И.О. ФамилияРассылка: указатель рассылки прилагается.
Форма листа согласования
Приложение N 8 к пп. 4.3.16
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ В ТАМОЖЕННОМ ОРГАНЕ
1. Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы, передачи дел; ликвидации организаций, учреждений и т.д.)
2. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений; на капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.)
3. Инструкции (регламенты, правила) - (должностные, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.)
4. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования, численности должностных лиц и работников и т.д.)
5. Отчеты (о производственной деятельности, командировках и т.д.)
6. Планы (производственные; проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; работы коллегии и т.д.)
7. Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.)
8. Сметы (расходов на содержание зданий, помещений, сооружений; на капитальное строительство и т.д.)
Приложение N 9 к пп. 4.3.17
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ОТТИСК ПЕЧАТИ
1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания, экспертизы и т.д.)
2. Архивная копия
3. Архивная справка
4. Гарантийные письма (на выполнение работ, услуг и т.д.)
5. Денежные аттестаты
6. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.)
7. Государственные контракты, договоры (на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг, аренды недвижимого имущества, о материальной ответственности и другие)
8. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.)
9. Командировочные удостоверения
10. Контракты (о службе, государственной гражданской службе); трудовые договоры
11. Нормы расходов
12. Образцы оттисков печатей и подписей должностных лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций
13. Представления (о награждении государственными и ведомственными наградами, грамотами и т.д.)
14. Расчеты выслуги лет
15. Соглашения
16. Спецификации (изделий, продукции и т.д.)
17. Титульные списки
18. Удостоверения
19. Штатные расписания
КонсультантПлюс: примечание финансовые документы заверяются в соответствии с порядком, установленным ФТС России.
Приложение N 10 к пп. 4.3.17, 4.3.21, 4.3.22, 4.3.23, 5.5.6, 6.3.2, 6.3.3, 6.4.7, 6.5.3
ОБРАЗЦЫ ШТАМПОВ И ПЕЧАТЕЙ,
ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА
┌─────────────────────────────────┐ ┌────────────────────────────────────┐ │ ВЕРНО │ │ КОНТРОЛЬ │ │ │ │ │ │Инспектор _________ _____________│ │____________________________________│ │ (подпись) (расшифровка)│ │ │ │"__" ____________________ 20__ г.│ │ │ └─────────────────────────────────┘ └────────────────────────────────────┘ ┌─────────────────────────────────┐ ┌────────────────────────────────────┐ │ В ДЕЛО │ │ ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ │ │ │ │ в ОДО │ │ N ____________ │ │ │ │Подпись _________________________│ │ В дело N ________________________ │ │"__" ____________________ 20__ г.│ │ │ └─────────────────────────────────┘ └────────────────────────────────────┘ ┌─────────────────────────────────┐ ┌────────────────────────────────────┐ │ НАИМЕНОВАНИЕ │ │ НАИМЕНОВАНИЕ │ │ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА │ │ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА │ │ │ │ │ │ │ │ РЕЕСТР │ │________________ л. Вх. N ______ │ │ ________________ л. Вх. N -------- │ │"__" ____________________ 20__ г.│ │ "__" ____________________ 20__ г. │ │ │ │ │ └─────────────────────────────────┘ └────────────────────────────────────┘ ┌─────────────────────────────────┐ │ ПОДЛИННИК ПОЛУЧЕН │ │_________________________________│ │ФИО _____________________________│ │ │ │"__" ____________________ 20__ г.│ └─────────────────────────────────┘
Продолжение приложения N 10
(Печать) (Печать)
Отдел Отдел
документационного документационного
обеспечения обеспечения
(Печать)
(Печать) Для
N-ский пост командировочных
удостоверений
(Печать)
Для (Печать)
командировочных Для пакетов
удостоверений
(Печать) (Печать)
Для пакетов Для пакетовПриложение N 11
к п. 4.5
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ ЗАКАЗ N ____________ │ │ │ │ на копирование (тиражирование) документов │ │ │ │ Структурное подразделение _______________ Исполнитель ________________ │ │ │ │ ┌────────────────┬────────────┬────────────┬───────┬──────────────────┐ │ │ │ Наименование │Номер и дата│ Кол-во │ Тираж │ Примечание │ │ │ │ документа │ документа │ страниц │ │ (необходимое │ │ │ │ │ │ подлинника │ │ подчеркнуть) │ │ │ ├────────────────┼────────────┼────────────┼───────┼──────────────────┤ │ │ │ ______________ │ │ │ │Один к одному │ │ │ │ ______________ │ │ │ │С оборотом │ │ │ │ ______________ │ │ │ │Уменьшить │ │ │ │ ______________ │ │ │ │Увеличить │ │ │ └────────────────┴────────────┴────────────┴───────┴──────────────────┘ │ │ │ │ Начальник (заместитель начальника) │ │ таможенного органа │ │ (структурного подразделения) ___________ Дата __________ │ │ (подпись) │ │ │ │ Начальник подразделения │ │ документационного обеспечения │ │ (ответственный за ведение делопроизводства) ___________ Дата __________ │ │ (подпись) │ │ │ │ Виза: ____________________ подразделение защиты государственной тайны │ │ и специальной документальной связи │ │ (для документов с пометкой ДСП) │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Форма бланка заказа на копирование (тиражирование) документов
Приложение N 12
к п. 4.5
N п/п | Наименование структурного подразделения | Наименование документа или его реквизиты | Кол-во страниц | Тираж | Объем | Работу выполнил | Оригинал и копии получил |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Форма журнала регистрации поступления, выполнения и выдачи заказов на копировально-множительные работы
Приложение N 13
к. пп. 5.8.1
НАИМЕНОВАНИЕ Начальнику таможенного органа
ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА специальное звание
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА И.О. Фамилия
от ________ 20__ г. N ___
┌─ ─┐
│заголовок (о чем) │
Текст записки
Заместитель начальника
таможенного органа
специальное звание Подпись И.О. Фамилия
И.О. Фамилия исполнителя
N телефонаОбразец оформления докладной записки заместителя начальника таможенного органа на имя начальника таможенного органа
Продолжение приложения N 13
Наименование Заместителю начальника
структурного подразделения таможенного органа
специальное звание
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
И.О. Фамилия
от _________ 20__ г. N ___
┌─ ─┐
│заголовок (о чем) │
Текст записки
Начальник структурного подразделения
специальное звание Подпись И.О. Фамилия
И.О. Фамилия исполнителя
N телефонаОбразец оформления докладной записки структурного подразделения
Приложение N 14
к пп. 5.8.2
Наименование Начальнику
структурного подразделения структурного подразделения
специальное звание
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
И.О. Фамилия
от ________ 20__ г. N ____
На N ______ от ___________
┌─ ─┐
│заголовок (о чем) │
Текст записки
Начальник
структурного подразделения
специальное звание Подпись И.О. Фамилия
И.О. Фамилия исполнителя
N телефонаОбразец оформления служебной записки
Приложение N 15
к пп. 5.9.2
Номер телетайпа *
ТЕЛЕТАЙПОГРАММА
НАЧАЛЬНИКУ ЮЖНОГО ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ И.О. ФАМИЛИЯ
ТЕКСТ ТЕЛЕТАЙПОГРАММЫ. РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР
НАЧАЛЬНИК КРАСНОДАРСКОЙ ТАМОЖНИ Подпись И.О. ФАМИЛИЯ
Дата регистрации
------------------------------------------------------------------
Структурное подразделение
И.О. Фамилия исполнителя
Номер телефона
Дата, время * --------------------------------
* Проставляется автоматически.
Образец оформления телетайпограммы
Приложение N 16
к пп. 5.9.2
Журнал учета исходящих телетайпограмм
N п/п | Время регистрации документа | Адресат | Фамилия исполнителя документа | Наименование структурного подразделения | Краткое содержание документа | Отметка о срочности | Отметка о получении копии документа |
Журнал учета входящих телетайпограмм
N п/п | Время регистрации документа | Корреспондент | Адресат | Краткое содержание документа | Отметка о получении документа |
Формы журналов регистрации телетайпограмм
Приложение N 17
к пп. 5.9.4
ТЕЛЕФОНОГРАММА
00.00.0000 N _______________ время
(для исходящих)
Адресат
Должность, И.О. Фамилия
Номер телефона
Текст
Наименование должности лица,
подписавшего телефонограмму Подпись И.О. Фамилия
Передал _____________________________________________
(должность, И.О. Фамилия, номер телефона)
Принял ______________________________________________
(должность, И.О. Фамилия, номер телефона)
Дата, регистрационный номер, время приема
(для входящих)Форма телефонограммы
Приложение N 18
к пп. 6.3.2, 7.8.5
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ В ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ (У ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА)
1. Приказы, распоряжения, решения коллегии Федеральной таможенной службы.
2. Приказы и распоряжения регионального таможенного управления.
3. Решения коллегии регионального таможенного управления * .
--------------------------------
* Только в таможнях и таможенных постах со статусом юридического лица.
4. Приказы, распоряжения таможни и таможенного поста со статусом юридического лица.
5. Распоряжения таможенного поста (в составе таможни) * .
--------------------------------
* Только в таможенных постах (в составе таможни).
6. Протоколы совещаний (заседаний) у начальника таможенного органа.
7. Законы, решения, постановления, распоряжения и иные акты субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления.
8. Письма законодательных (представительных) органов государственной власти, органов исполнительной и судебной власти, органов прокуратуры субъектов Российской Федерации.
9. Письма Федеральной таможенной службы, регионального таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.
10. Письма предприятий, учреждений, организаций, объединений, фондов и других.
11. Письма таможенных органов и учреждений, находящихся в ведении ФТС России.
12. Докладные записки заместителей начальника таможенного органа на имя начальника таможенного органа.
13. Телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы.
Приложение N 19
к пп. 6.3.2, 7.8.5
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ В ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ (У ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА), И ПЕРЕДАВАЕМЫХ В СТРУКТУРНЫЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ПО РЕЕСТРУ *
--------------------------------
* Указанный перечень может дополняться с учетом специфики деятельности таможенного органа.
1. Письма-ответы на запросы таможенного органа * .
--------------------------------
* Данные об ответном документе фиксируются в порядке дополнения к регистрируемым записям на соответствующий инициативный документ.
2. Письма, присланные в копии для сведения.
3. Копии постановлений о возбуждении уголовных дел, заводимых в таможнях * .
4. Копии протоколов и постановлений об административных правонарушениях * .
5. Письма о разрешении командировок, отпусков.
6. Сводки и информация, присланные для сведения.
7. Бухгалтерские документы (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, инкассовые поручения, накладные, кассовые чеки, ведомости, сметы, перечни и другие) * .
8. Научные отчеты по темам.
9. Статистические отчеты (месячные, квартальные, полугодовые и годовые) по установленным формам * .
--------------------------------
* Документы подлежат специальному учету в соответствующих структурных подразделениях.
10. Коммерческие предложения.
Приложение N 20
к пп. 6.3.2
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ И УЧЕТУ В ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ (У ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА) И ПЕРЕДАВАЕМЫХ НЕПОСРЕДСТВЕННО В СТРУКТУРНЫЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
1. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций, семинаров, симпозиумов и т.п.
2. Поздравительные письма и телеграммы, адреса, открытки, билеты.
3. Приглашения (без сопроводительного письма).
4. Печатные и периодические издания (книги, журналы, газеты, бюллетени и т.п.).
5. Корреспонденция, адресованная должностным лицам таможенного органа с пометкой "лично".
6. Заявления должностных лиц и работников таможенного органа об увольнении (о переводе, предоставлении отпуска и по другим кадровым вопросам).
Приложение N 21
к пп. 6.4.6, 6.6.1
________ 001 | ________ 011 | ________ 021 | ________ 031 | ________ 041 |
________ 002 | ________ 012 | ________ 022 | ________ 032 | ________ 042 |
________ 003 | ________ 013 | ________ 023 | ________ 033 | ________ 043 |
________ 004 | ________ 014 | ________ 024 | ________ 034 | ________ 044 |
________ 005 | ________ 015 | ________ 025 | ________ 035 | ________ 045 |
________ 006 | ________ 016 | ________ 026 | ________ 036 | ________ 046 |
________ 007 | ________ 017 | ________ 027 | ________ 037 | ________ 047 |
________ 008 | ________ 018 | ________ 028 | ________ 038 | ________ 048 |
________ 009 | ________ 019 | ________ 029 | ________ 039 | ________ 049 |
________ 010 | ________ 020 | ________ 030 | ________ 040 | ________ 050 |
Форма "шахматки" для регистрации документов
Приложение N 22
к пп. 10.1.3, 14.4.1
Наименование таможенного органа УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Начальник таможенного органа
от _________ 20__ г. N ________ специальное звание
(место составления) Подпись И.О. Фамилия
"__" ____________ 20__ г.
На ____ годИндекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Название раздела | ||||
Начальник подразделения
документационного обеспечения
(наименование должности
ответственного за ведение
делопроизводства) Подпись И.О. Фамилия
Дата
Наименование должности лица,
ответственного за работу архива
таможенного органа Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО *
Протокол ЭК таможенного органа Протокол ЭПК уполномоченного
от ____________ N _____ органа исполнительной власти
субъекта Российской Федерации в
области архивного дела
от ____________ N _____
--------------------------------
* Номенклатура дел может быть согласована с государственным
(муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.
Продолжение приложения N 22
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году
в таможенном органеПо срокам хранения | Всего | В том числе: | |
переходящих | с отметкой "ЭПК" | ||
1 | 2 | 3 | 4 |
Постоянного | |||
Временного (свыше 10 лет) | |||
Временного (до 10 лет включительно) | |||
ИТОГО: | |||
Начальник подразделения документационного обеспечения (наименование должности ответственного за ведение делопроизводства) Подпись И.О. Фамилия Дата Итоговые сведения переданы в архив. Наименование должности лица, передавшего сведения Подпись И.О. Фамилия Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма номенклатуры дел таможенного органа
Приложение N 23
к пп. 10.1.3, 14.4.1
Наименование таможенного органа
Наименование структурного
подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
от ______________ 20__ г. N ___
(место составления)
На ____ годИндекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Название раздела | ||||
Начальник
структурного подразделения Подпись И.О. Фамилия
Дата
Наименование должности
ответственного за ведение делопроизводства
структурного подразделения Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности лица,
ответственного за работу архива
таможенного органа Подпись И.О. Фамилия
Дата
Продолжение приложения N 23
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ году в
структурном подразделенииПо срокам хранения | Всего | В том числе: | |
переходящих | с отметкой "ЭПК" | ||
1 | 2 | 3 | 4 |
Постоянного | |||
Временного (свыше 10 лет) | |||
Временного (до 10 лет включительно) | |||
ИТОГО: | |||
Наименование должности ответственного за ведение делопроизводства структурного подразделения Подпись И.О. Фамилия Дата Итоговые сведения переданы в подразделение документационного обеспечения. Наименование должности лица, передавшего сведения Подпись И.О. Фамилия Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма номенклатуры дел структурного подразделения
Приложение N 24
к пп. 10.2.11, 10.2.13, 14.3.3, 15.2.1
Лист-заверитель дела N _________
В деле подшито и пронумеровано __________________________________ лист(ов),
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов ___________________________________________________;
пропущенные номера листов _________________________________________________
+ листов внутренней описи _________________________________________________Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
1 | 2 |
Наименование должности лица, составившего лист-заверитель Подпись И.О. Фамилия Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма листа-заверителя дела
Приложение N 25
к пп. 10.2.11, 10.2.14, 14.3.4
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N ______________N п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого __________________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись И.О. Фамилия
ДатаФормат A4 (210 x 297 мм)
Форма внутренней описи документов дела
Приложение N 26
к пп. 10.2.11, 10.2.15
Код гос. архива _______________
Код таможенного органа ________
┌────────────────────┐
____________________________________________________ │ Ф. N _____________ │
____________________________________________________ │ Оп. N ____________ │
____________________________________________________ │ Д. N _____________ │
(Наименование государственного (муниципального) │ │
архива) └────────────────────┘
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(Наименование таможенного органа и структурного подразделения)
ДЕЛО N ___________ ТОМ N _______
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(Заголовок дела)
___________________________________________________________________________