Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера

(страница 1)

Методические рекомендации освещают правовые, организационные, методические вопросы работы по исполнению запросов социально-правового характера, содержат специальные разъяснения действующих нормативных требований, связанных, в том числе, с правовой регламентацией доступа к информации персонального характера. Дана характеристика запросов социально-правового характера в соответствии с их тематикой, сформулированы положения об ответственности работников архивов за соблюдение сроков и качество исполнения запросов, их оформление. Приведены конкретные примеры оформления архивных справок по наиболее сложным и часто встречающимся запросам граждан.

Рекомендации рассчитаны на работников федеральных государственных архивов, архивных органов и государственных архивов субъектов Российской Федерации. Они могут быть использованы также работниками муниципальных архивов, архивов организаций при исполнении ими запросов социально-правового характера.

ВВЕДЕНИЕ

Российская Федерация - социальное государство, где обеспечивается "государственная поддержка семьи, материнства, отцовства и детства, инвалидов и пожилых граждан, развивается система социальных служб, устанавливаются государственные пенсии, пособия и иные гарантии социальной защиты" * .

--------------------------------

* Конституция Российской Федерации 1993 г. Ст. ст. 7, 33.

Согласно Конституции Российской Федерации гражданин вправе обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления, свободно искать и получать информацию, в том числе социально-правового характера, любым законным способом, если такая информация не содержит государственной тайны и не нарушает права и свободы других лиц, обладающих в свою очередь правом на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени * . Реализуя свои права, граждане обращаются с запросами в государственные архивы с просьбой подтвердить те или иные сведения, необходимые при решении вопросов их социально-правового обеспечения. На основании Положения о Федеральном архивном агентстве (Росархив), утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. N 290, организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, отнесена к числу основных полномочий Росархива <**>. В нормативных актах, регулирующих деятельность всех государственных федеральных архивов и государственных архивов субъектов Российской Федерации, закреплена функция по исполнению запросов социально-правового характера, которая в свете действующих законодательных и нормативных правовых документов рассматривается как одна из составляющих государственной услуги "Информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов" <***>.

--------------------------------

* Там же. Ст. ст. 23, 24, 29.

<**> Постановление Правительства Российской Федерации от 17.07.2004 N 290 "О Федеральном архивном агентстве" (с изменениями на 24.03.2011) (Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. N 25. Ст. 2572; 2008. N 22. Ст. 2583).

<***> Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (с изменениями на 27.06.2011) (Собрание законодательства Российской Федерации. 2010. N 31. Ст. 4179. Ст. 1. П. 2; Административный регламент по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов", утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 21.05.2009 N 271, зарегистрирован в Минюсте России 01.09.2009, регистрационный N 14676) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 40, 05.10.2009.

Деятельность в сфере социальной защиты граждан, оказание помощи конкретным людям в решении жизненно важных вопросов их социальной поддержки в значительной мере определяют место и роль, престиж архивной службы в гражданском обществе. Согласно Закону "Об архивном деле в Российской Федерации" * архивные учреждения на правах организаций, имеющих соответствующие архивные документы, обязаны бесплатно предоставлять оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации <**>.

--------------------------------

* Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями на 11.07.2011) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. N 43. Ст. 4169. (Ст. 3).

<**> Там же. Ст. 26. П. 3.

Постоянный рост запросов социально-правового характера, поступающих в государственные архивы, наблюдаемый с начала 1990-х гг., обусловлен увеличением объема документов по личному составу, поступивших на хранение в государственные архивы от ликвидированных и реорганизованных организаций и предприятий, а также внесением в этот период многих изменений и дополнений в нормы действующего законодательства по вопросам социального обеспечения и возникшей необходимостью представления в органы социального обеспечения дополнительных справок, подтверждающих право гражданина на те или иные социальные льготы и компенсации.

Тематика запросов социально-правового характера, исполняемых государственными архивами, охватывает вопросы: о гражданском состоянии, подтверждении трудового стажа, размерах заработной платы, прохождении службы в Вооруженных силах, участии в Великой Отечественной войне 1941 - 1945 гг. и других военных конфликтах, несчастных случаях на производстве, награждении государственными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий, получении образования, опекунстве, патронировании, о репрессиях, депортации, насильственном выселении, пребывании в концлагерях, о подтверждении имущественных и других прав.

К группе запросов социально-правового характера относятся исключительно те запросы по названной тематике, исполнение которых предусматривает подтверждение данных, необходимых для получения гражданином государственных социальных льгот. Информация, необходимая для исполнения запросов социально-правового характера, содержится в документах официального происхождения, образовавшихся в процессе документирования жизнедеятельности человека как гражданина общества. В их числе: акты гражданского состояния, дипломы и свидетельства об образовании, многочисленные виды документов, отражающие сведения о трудовой деятельности, состоянии здоровья, военной службе, местах проживания, официальных заслугах перед обществом и государством, другие факты биографии человека, которые определяют его право на соответствующее государственное социальное обеспечение.

По объективным причинам не все запросы социально-правового характера исполняются государственными архивами с положительным результатом из-за отсутствия на хранении документов с соответствующей информацией. Так, согласно законодательно установленным нормам и правилам в течение 75 лет с момента создания документы по личному составу, записи нотариальных действий, похозяйственные книги и документы, касающиеся приватизации жилищного фонда, хранятся в архивах организаций, после чего подвергаются экспертизе. В государственные архивы принимается небольшая часть названных документов, имеющих научную и историческую ценность * . В частности, в состав Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение подлежат включению документы лиц, только "имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания" <**>.

--------------------------------

<**> Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. - М., 2010. Ст. 337.

В полном объеме документы по личному составу и другие виды документов, содержащих персонифицированную информацию, поступали и поступают в государственные архивы в особых случаях: при отсутствии правопреемников у ликвидируемой организации, изменении административно-территориального деления; ликвидации кооперативно-колхозной собственности и преобразовании колхозов в совхозы, преобразованиях в структуре государственного управления. Записи актов гражданского состояния (актовые книги) и метрические записи также имеются далеко не во всех архивах, поскольку они должны передаваться органами ЗАГСа на постоянное хранение в государственные архивы по истечении 100 лет со дня их составления * .

--------------------------------

* Правила передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния и метрических книг. Утверждены Приказом Федеральной архивной службы России и Министерством юстиции РФ от 02.08.1999 N 38/230.

В государственных архивах субъектов Российской Федерации практически не хранятся документы организаций и учреждений военных ведомств. Соответствующие запросы исполняются, как правило, в РГАВМФ и РГВА.

В связи с неполным составом сохранившихся документов по личному составу, необходимых для исполнения запросов социально-правового характера, нередко возникает необходимость обращения к организационно-распорядительным, информационным и другим группам документов.

Единые методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера в этих условиях исключительно востребованы. Тем более, что положения действующих нормативных правовых и методических документов в части проведения работ по исполнению запросов социального характера носят в значительной мере общий характер и требуют детализации.

Методические разработки архивных учреждений содержат разночтения. В них остаются нерешенными вопросы терминологического характера, организации и методики исполнения запросов социально-правового характера разной степени сложности с учетом специфики поиска запрашиваемых заявителем сведений.

Настоящие методические рекомендации освещают правовые, организационные, методические вопросы работы по исполнению запросов социально-правового характера, содержат специальные разъяснения действующих нормативных требований, что должно способствовать устранению имеющей место несогласованности действий в организации и методике работы по исполнению запросов.

Положения Методических рекомендаций учитывают требования правовых нормативных актов, регулирующих правоотношения, связанные с реализацией гражданином Российской Федерации закрепленного за ним Конституцией Российской Федерации права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления. В них учтен современный опыт работы архивных учреждений по исполнению запросов социально-правового характера, использована методическая литература, в которой освещены вопросы определения исторической и научной ценности документов по личному составу, их отбора на государственное хранение * , частично - исполнения запросов социально-правового характера <**>.

--------------------------------

* Методические рекомендации по отбору на государственное хранение документов по личному составу. - М., 1976; Проблемы научной ценности, использования и сохранности историко-биографических и генеалогических документов в составе Архивного фонда России. - М., 2001; Гапонова А.В., Татиевская Л.Е. О ценности личных дел и перспективах их использования / Советские архивы. 1991. N 6. С. 3 - 8.

<**> Борщева А.А. Анализ исполнения социально-правовых запросов в ЦДНИ ТО (январь 2004 - октябрь 2007) // http://cdnito.ru; Онопенко Я.А. Анализ исполнения социально-правовых запросов архива кадровой документации западного административного округа города Москвы за период с 2004 по 2006 годы // http://revolution/allbest.ru.

В рекомендациях использованы также результаты научно-исследовательской работы, выполненной ВНИИДАД, федеральными государственными архивами и государственными архивами субъектов Российской Федерации в процессе подготовки справочного пособия "Биографическая и генеалогическая информация в государственных архивах Российской Федерации (1917 - 1991 гг.)" * .

--------------------------------

* Биографическая и генеалогическая информация в государственных архивах Российской Федерации (1917 - 1991 гг.). Справочное пособие / Росархив, ВНИИДАД. - М, 2010.

Настоящие Методические рекомендации рассчитаны на работников федеральных государственных архивов, архивных органов и государственных архивов субъектов Российской Федерации. Они могут быть использованы также работниками муниципальных архивов, архивов организаций при исполнении ими запросов социально-правового характера.

При подготовке Методических рекомендаций был использован значительный практический опыт государственных архивов-соисполнителей, за что составители выражают им свою признательность и благодарность. В числе соисполнителей: федеральные государственные архивы - Государственный архив Российской Федерации, Российский государственный архив экономики, Российский государственный архив литературы и искусства, Российский государственный военный архив, Российский государственный архив Военно-морского флота, Российский государственный архив социально-политической истории; государственные архивы субъектов Российской Федерации - Государственный архив Республики Марий Эл, Марийский республиканский центр хранения документов по личному составу, Центральный государственный архив Республики Мордовия, Государственный архив документов по личному составу Республики Мордовия, Национальный архив Республики Татарстан, Центральный государственный архив историко-политической документации Республики Татарстан, Государственный архив документов по личному составу Республики Татарстан, Центральный государственный архив Удмуртской Республики, Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики, Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики; Архив документов по личному составу Краснодарского края; Государственный архив Волгоградской области, Центр документации новейшей истории Волгоградской области, Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области, Государственный архив Вологодской области, Вологодский областной архив новейшей политической истории, Объединенный межведомственный архив Вологодской области, Областной архив по личному составу Вологодской области, Государственный архив Кировской области, Государственный архив социально-политической истории Кировской области, Государственный архив документов по личному составу Кировской области, Государственный архив Курской области, Государственный архив общественно-политической истории Курской области, Государственный архив документов по личному составу Курской области, Главархив Москвы, Центральный архив Нижегородской области, Государственный общественно-политический архив Нижегородской области, Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Нижегородской области, Государственный архив специальной документации Нижегородской области, Государственный архив Нижегородской области в г. Арзамасе, Государственный архив Нижегородской области в г. Балахне, Государственный архив Новгородской области, Государственный архив новейшей истории Новгородской области, Государственный архив социально-правовой документации Новгородской области, Государственный архив Оренбургской области, Центр документации новейшей истории Оренбургской области, Государственный архив Псковской области, Государственный архив новейшей истории Псковской области, Архив документов по личному составу Псковской области, Государственный архив в г. Великие Луки, Государственный архив Самарской области, Самарский областной государственный архив социально-политической истории, Самарский областной государственный архив документов по личному составу, Центральный государственный архив Санкт-Петербурга, Центральный государственный архив историко-политических документов Санкт-Петербурга, Центральный государственный архив документов по личному составу Санкт-Петербурга, Государственный архив Саратовской области, Государственный архив новейшей истории Саратовской области, Государственный исторический архив немцев Поволжья в г. Энгельсе, Государственный архив Свердловской области, Центр документации общественных организаций Свердловской области, Государственный архив документов по личному составу Свердловской области, Государственный архив административных органов Свердловской области, Государственный архив Тверской области, Тверской центр документации новейшей истории, Государственный архив Томской области, Центр документации новейшей истории Томской области, Служба по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа.

Составители пособия: к.и.н. И.В. Волкова (руководитель темы), составители к.и.н. И.А. Дегтярева (отв. составитель), к.и.н. З.П. Иноземцева.

Основные понятия, используемые в Методических рекомендациях

Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства * ;

--------------------------------

архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения * ;

--------------------------------

* Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 (зарегистрирован в Минюсте России 06.03.2007 N 9059 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20, Российская газета, 2009, N 89 (далее - Правила). П. 5.7.1.

архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке * ;

--------------------------------

* Правила. П. 5.7.2.

архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена * ;

--------------------------------

* Правила. П. 5.7.2.

архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой * ;

--------------------------------

временное хранение архивных документов - хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами * ;

--------------------------------

* Там же.

временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном статьей 21 настоящего Федерального закона * ;

--------------------------------

* Там же.

государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов * ;

--------------------------------

документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению * ;

--------------------------------

* Там же.

документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем * ;

--------------------------------

* Там же.

запросы социально-правового характера - запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации * ;

--------------------------------

* Там же, п. 3. Ст. 26; Правила. П. 5.7.1.

информационное письмо - письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме * ;

--------------------------------

* Правила. П. 5.7.2.

конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространение без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания * ;

--------------------------------

* Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (с изменениями на 25.07.2011) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2007. N 31. Ч. I. Ст. 3451. (Ст. 3).

персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных) * ;

--------------------------------

* Там же.

пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации * ;

--------------------------------

* Правила. П. 5.7.2.

постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное) * ;

--------------------------------

* Там же.

субъект персональных данных - см. определение термина "персональные данные".

ГЛАВА 1. НОРМАТИВНОЕ ПРАВОВОЕ И МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ЗАПРОСОВ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА

1.1. Основные нормативные правовые и методические документы

Основными нормативными правовыми и методическими документами архивной отрасли, регулирующими деятельность архивов по исполнению запросов социально-правового характера, являются:

1. Федеральный закон Российской Федерации "Об архивном деле в Российской Федерации", подтвердивший бесплатный порядок исполнения запросов социально-правового характера, связанных с пенсионным обеспечением, получением льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации, и впервые установивший возможность направления запросов заявителей в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет (Ст. 26. П. 3).

2. "Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", установившие для работников государственных и муниципальных архивов, работающих с запросами социально-правового характера, положения, обязательные для исполнения и являющиеся приоритетными в случае, когда положения других нормативных документов противоречат положениям, закрепленным в Правилах. Архивы могут разрабатывать документы, регламентирующие исполнение запросов социально-правового характера, с учетом специфики состава и содержания документов архива, особенностей его работы. Указанные документы не могут противоречить настоящим Правилам.

В Правилах зафиксированы следующие основные положения, регулирующие исполнение запросов социально-правового характера:

- указан набор информации, достаточный для принятия запроса на исполнение (наименование юридического, физического лица, почтовый электронный адрес пользователя, формулировка темы, вопроса, хронологический период запрашиваемой информации) (п. 5.8);

- названы отдельные этапы работы с запросом (рассмотрение запроса руководством с целью определения исполнителя или направления поиска (если лицо, принимающее запрос, является и его исполнителем), определение тематической группы, к которой относится запрос, его повторяемости) (пп. 5.8, 5.8.3);

- определены сроки: ответа на непрофильный запрос, исполнения запросов по научно-справочному аппарату (НСА), по документам архива (пп. 5.8, 5.8.3);

- регламентированы основные подходы при составлении архивных справок, архивных выписок; подготовке архивных копий (пп. 5.9, 5.10); подчеркнуто, что архивная справка является документом, обладающим юридической силой (п. 5.7.2).

3. Административный регламент по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов", посвященный исполнению Федеральным архивным агентством запросов: тематических и социально-правовых. Положения документа основываются на нормах Федерального закона "Об архивном деле в Российской федерации" и "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук". В документе, в частности, определены:

- условия, необходимые для принятия архивом запроса к исполнению (основания для предоставления государственной услуги) (пп. 1.6, 1.7, 2.2);

- юридические и физические лица, имеющие право на получение архивной информации (п. 5);

- порядок исполнения запроса (кратко), этапы и сроки (раздел III);

- информационные документы архива, являющиеся ответами на запрос (п. 4);

- контроль за исполнением государственной услуги (пп. 46 - 53);

- порядок обжалования действий архивного органа (архива) (пп. 54 - 64).

4. Административный регламент по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства", определивший:

- основание для предоставления государственной услуги (пп. 18 - 20);

- сроки ее предоставления (пп. 21 - 25);

- перечень оснований для отказа в выполнении данной услуги (пп. 26 - 29);

- условия и порядок проставления апостиля на информационных документах архива. В отличие от предыдущей редакции Административного регламента в принятой редакции упрощен порядок проставления апостиля, в частности, подпись и печать на апостиле не требуют заверения (пп. 49 - 55);

- требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги (раздел IV) и др.

5. Рекомендации по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемые архивными учреждениями Российской Федерации, содержащие обобщающую информацию по подготовке информационных документов архива. Их основой являются приложения, в которых даны примеры ответов на некоторые типовые запросы социально-правового характера.

1.2. Специфика использования конфиденциальных персональных данных *

--------------------------------

* Более подробно вопросы доступа к конфиденциальной информации, содержащейся в архивных документах, рассмотрены в методических рекомендациях "Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими" / Росархив. ВНИИДАД. - М., 2009.

1. Исполнение запросов социально-правового характера связано с использованием информации архивных документов, составляющей персональные данные человека. Часть этой информации является конфиденциальной и относится к информации ограниченного доступа * . Согласно ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" "ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов" (Приложение N 1). После окончания 75 лет дела и документы, содержащие такую информацию, становятся общедоступными <**>, за исключением дел и документов личного происхождения, переданных в архив на особых условиях доступа к ним. Собственник имеет право установить свои сроки ограничения и условия доступа <***>.

--------------------------------

* Федеральный закон от 27.07.2010 N 210 "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (с изменениями на 27.06.2011) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2010. N 31. Ст. 1479. (Ст. 16).

<**> Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями на 11.07.2011) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. N 43. Ст. 4169. (Ст. 25).

<***> Там же. Ст. 24; Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими. Методические рекомендации / Росархив. ВНИИДАД. - М., 2009. С. 22.

2. Правом получить конфиденциальные персональные данные обладает субъект персональных данных (человек, информация о котором содержится в документе), если это не противоречит законодательству Российской Федерации (например, законам "О государственной тайне", "Об оперативно-розыскной деятельности", "Об органах Федеральной службы безопасности в Российской Федерации" и т.п.) * , после смерти субъекта персональных данных - его наследники (при наличии свидетельства о смерти субъекта информации); доверенные лица субъекта персональных данных, его наследников (при наличии нотариально заверенных доверенностей).

--------------------------------

* Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими. Методические рекомендации / Росархив. ВНИИДАД. - М., 2009. С. 22.

3. Правом получить конфиденциальные персональные данные в качестве ответа на официальный мотивированный письменный запрос, в котором указываются цель получения информации и форма ее использования (например, "информация будет использована для подготовки справочно-информационного издания в обезличенном виде" или "в связи с заведением уголовного дела..."), обладают также сотрудники организаций-фондообразователей и их правопреемников; органов государственной власти, государственных органов и организаций, органов местного самоуправления; судов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания (по делам, находящимся в их производстве) в пределах исполнения ими своих служебных обязанностей.

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ И МЕТОДИКА РАБОТЫ

2.1. Архив рассматривает запросы заявителей, поступившие при личном обращении, по почте, факсу, электронной почте, через единый портал и региональные порталы государственных и муниципальных услуг * , по электронным каналам связи в рамках межведомственного взаимодействия, через сайт архивного учреждения.

--------------------------------

* Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (с изменениями на 26.07.2011) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2010. N 31. Ст. 1479. (Ст. 15); Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями на 11.07.2011) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. N 43. Ст. 4169. (Ст. 26).

2.2. Заявителями могут быть * :

--------------------------------

* Административный регламент по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов", утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 21.05.2009 N 271, зарегистрирован в Минюсте России 01.09.2009, регистрационный N 14676) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 40, 05.10.2009.

- российские, иностранные граждане и лица без гражданства;

- органы государственной власти, местного самоуправления;

- организации и общественные объединения;

- юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации или в силу наделения их заявителями полномочиями выступать от их имени, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

2.3. Запрос рассматривается и исполняется архивом, если в нем указаны * :

--------------------------------

* Правила. П. 5.8.

- наименование юридического лица на бланке организации, для граждан - фамилия, имя и отчество, число, месяц и год рождения;

- почтовый и/или электронный адреса заявителя;

- тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;

- личная подпись гражданина или подпись должностного лица.

2.4. Запрос может быть не принят к исполнению, если * :

--------------------------------

* Административный регламент по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов", утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 21.05.2009 N 271, зарегистрирован в Минюсте России 01.09.2009, регистрационный N 14676) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 40, 05.10.2009.

- запрос не содержит наименования юридического лица, для гражданина - фамилии, имени, отчества; почтового и/или электронного адреса заявителя;

- запрос не поддается прочтению. В таком случае ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилию и почтовый адрес можно прочитать;

- ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну. Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Заявителя информируют, что необходимая ему информация может быть предоставлена только при наличии у заявителя документально подтвержденных прав на получение таких сведений;

- в нем содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и в присланном повторном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства. Руководитель архива или уполномоченное на это должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу. Архив письменно уведомляет заявителя о принятом решении и причинах его принятия;

- в нем содержатся нецензурные или оскорбительные выражения, угроза жизни, здоровью и имуществу должностного и/или частного лица, а также членов его семьи. Руководитель архива или уполномоченное на это лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю о недопустимости злоупотребления правом на доступ к информации.

Письмо архива с информацией о том, что запрос не принят к исполнению по причинам, указанным в п. 2.4, готовится руководителем профильного структурного подразделения * , или назначенным им сотрудником, подписывается руководством архива и направляется заявителю в течение 5 дней со времени регистрации запроса.

--------------------------------

* Далее - профильное структурное подразделение.

Если запрос написан на иностранном языке, архив возвращает его заявителю с уведомлением, что к исполнению принимаются только запросы, написанные на русском языке.

2.5. Принятый к исполнению запрос выполняется бесплатно в соответствии с установленными сроками в порядке очередности по дате регистрации обращения заявителя * :

--------------------------------

* Правила. П. 5.8.3.

- исполнение запроса в архиве не должно превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен. В частности, основанием для перенесения срока исполнения запроса могут быть дополнительные сведения, полученные архивом от заявителя, большой объем просматриваемой информации, размещение архивохранилищ вне основной территории архива, недостаточно развернутый научно-справочный аппарат, проходящая научно-техническая обработка документов, их реставрация и т.д. О продлении срока исполнения запроса информируется заявитель, которому направляется письмо с уведомлением (Приложение N 2);

- исполнение запроса по научно-справочному аппарату архива не должно превышать 15 дней с момента его регистрации;

- запрос, требующий выявление информации, не содержащейся в документах архива, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые сведения, с уведомлением об этом заявителя * .

--------------------------------

* Правила. П. 5.8.

Рекомендуется в ускоренном порядке рассматривать социально-правовые запросы:

- граждан, достигших 80-летнего возраста;

- участников Великой Отечественной войны и региональных военных конфликтов;

- граждан, удостоенных звания Герой Советского Союза, Герой России, Герой Социалистического труда и лиц, приравненных к ним;

- граждан, принимавших участие в ликвидации последствий Чернобыльской аварии;

- по медицинским показателям при наличии медицинского заключения;

- в связи с утратой кормильца;

- для оформления инвалидности при досрочном выходе на пенсию.

2.6. Исполнение запроса включает следующие этапы работы:

- консультирование заявителя;

- регистрация запроса;

- рассмотрение запроса руководством архива для передачи на исполнение в профильное структурное подразделение или конкретному исполнителю;

- рассмотрение запроса руководством профильного структурного подразделения для передачи исполнителю, специализирующемуся на исполнении запросов данной тематики;

- проверка на повторяемость;

- сбор информации для ответа;

- подготовка ответа;

- направление ответа заявителю.

2.6.1. Консультирование, предваряющее составление/отправление запроса, может осуществляться при личном общении, по телефону, почте, электронной почте, по электронным каналам связи в рамках межведомственного взаимодействия. Консультирование заявителя при личном обращении или по телефону проводит, как правило, сотрудник, который ведет прием граждан, или руководитель профильного структурного подразделения. Консультирование заявителя, обратившегося письменно, осуществляет, как правило, руководитель профильного структурного подразделения или сотрудник профильного структурного подразделения под контролем его руководителя.

Если состав и содержание документов архива не позволяют подготовить положительный ответ на запрос, сотрудник во время консультации (устно или по телефону) разъясняет заявителю, при наличии такой информации, в какой архив, государственный орган или организацию ему следует обратиться. Для этого используется научно-справочный аппарат архива: картотеки, базы данных о составе и содержании документов архивных учреждений, может использоваться телефонный справочник организаций городов и районов данного региона, информационная сеть Интернет.

В конце консультации сотрудник кратко подводит итоги и перечисляет данные, необходимые для составления запроса по конкретной теме.

Факт консультирования отмечается сотрудником, проводившим консультацию, в базе данных, где фиксируется весь комплекс работ по предоставлению государственной услуги. Время для консультирования заявителя составляет, как правило, 20 минут * . Письменный ответ заявителю, обратившемуся за консультацией в письменном виде, должен быть подготовлен в течение 5 дней со дня регистрации запроса.

--------------------------------

* Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами. М., 2008. П. 5.1.6.

2.6.2. Регистрация запроса является основанием для начала действий по его исполнению.

При личном обращении гражданина за получением информации по профилю архива сотрудник, регистрирующий запрос, проверяет документы, удостоверяющие личность человека, выясняет цель его прихода, знакомит его с инструкцией по заполнению бланка запроса, объясняет правила заполнения, направляет к образцам заполнения бланка запроса (заявления), размещенным на информационном стенде архива, или формулирует запрос вместе с заявителем (Приложение N 3) * , делает соответствующую регистрационную запись в базе данных.

--------------------------------

* Рабочее место специалиста, проводившего личный прием или консультирование, должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам.

Письменный запрос, как правило, регистрируется в структурном подразделении, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции, в профильном структурном подразделении или приемной архива. Запрос, присланный по электронной почте, принимается в том случае, если в нем указаны фамилия, имя, отчество заявителя, почтовый адрес, телефон. Запрос распечатывается на бумажном носителе, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке * . Если заявитель обращается в архив по телефону, ему предлагается прийти в архив лично или прислать запрос по почте или электронной почте с указанием необходимых данных.

--------------------------------

* Правила. П. 5.8.

Каждому запросу присваивается новый регистрационный номер (в противном случае невозможно использование электронной программы регистрации запроса, при которой поступившему запросу новый номер присваивается автоматически). На поступивший запрос в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, в котором указывается регистрационный номер и дата поступления запроса.

В базе данных должны фиксироваться все этапы работы от консультирования заявителя до выдачи ему лично или отправки по почте информационного документа архива и содержать следующую информацию:

- порядковый номер записи;

- дату, итог предварительной консультации (если она проводилась);

- дату поступления запроса;

- регистрационный номер запроса (такой же номер будет поставлен на исходящий документ - ответ). Состав регистрационного номера может включать несколько элементов в соответствии с принятой в архиве системой регистрации документов, структурой архива и потребностями профильного структурного подразделения. Элементами регистрационного номера могут быть: дата регистрации, делопроизводственный номер, первые буквы (или одна буква) фамилии заявителя, например: 02.02.2011/2-15/Пет. Часто регистрационный номер запроса состоит из первой буквы фамилии лица, о котором запрашивается информация, и порядкового номера запроса. Нумерация может вестись: в пределах каждой буквы, начиная с 1 января по 31 декабря каждого года в течение одного года; в порядке поступления запросов в течение одного года с 1 января по 31 декабря независимо от начальной буквы фамилии. В случае получения запроса по электронной почте в конце к номеру следует добавить соответствующий символ, например, @;

- название организации (полное и официальное сокращенное) или ф.и.о. (без сокращений) лица, от которого поступил запрос, адрес;

- ф.и.о. лица, на которое поступил запрос (ф.и.о. записываются полностью). Если это лицо изменяло свою фамилию, то в регистрационном документе сначала указывается фамилия, которую человек носит в настоящее время, а затем в скобках указывается та фамилия, под которой лицо, указанное в запросе, работало. Если лицо, на которое поступил запрос, и лицо, от которого поступил запрос, одно и то же, то в обеих графах регистрационного документа указывается одна и та же фамилия;

- наличие доверенности (номер, дата, кем выдана) от субъекта информации, если заявитель и субъект информации - разные лица и заявитель в соответствии с федеральным законодательством не имеет права доступа к конфиденциальной информации (см. раздел 1.2 настоящих Методических рекомендаций);

- почтовый адрес и телефон заявителя;

- краткое содержание запроса и хронологические рамки искомой информации;

- для повторного запроса - дату поступления первого запроса;

- ф.и.о. исполнителя;

- данные об исполнении запроса: результат (положительный, отрицательный); вид подготовленного информационного документа; если запрос пересылался - адрес пересылки запроса (название организации, когда переслали запрос);

- дату выдачи ответа на руки или отправления по почте;

- примечания, где указывается любая другая информация, связанная с поступлением и исполнением запроса (например, отметка о способе поступления запроса (личный прием, почта, факс, электронная почта), отметка о постановке на контроль, срочности, условиях выдачи конфиденциальной информации, продлении срока исполнения запроса и его причинах, количество ксерокопий, сделанных архивом, жалобе заявителя и др.).

Регистрация запросов ведется в электронной форме. Электронный журнал регистрации необходимо регулярно распечатывать на бумаге. Периодичность распечатывания сведений о поступающих запросах и их исполнении зависит от количества запросов и определяется руководством архива.

Если в запросе требуются сведения о:

- нескольких лицах, запрос регистрируется как несколько запросов (если запрос не носит "семейный" характер, касаясь всех членов семьи, например, высылка семьи), архивные справки составляются на каждое лицо отдельно;

- работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях, запрос регистрируется как один запрос, сведения включаются в одну архивную справку. В ряде случаев: территориальная удаленность архивохранилищ друг от друга, трудоемкость исполнения запроса - архивные справки могут составляться на каждую организацию отдельно;

- нескольких темах, требующих самостоятельного рассмотрения (например, гражданское состояние и стаж работы, награждение и заработная плата и т.д.), запрос регистрируется как несколько запросов, по количеству обозначенных тем;

- зарплате, свыше пяти лет, запрос регистрируется как один запрос, если это единовременный запрос одного лица по одной тематике, о работе на одном месте.

Ряд запросов при регистрации ставится на особый контроль, например, запросы социально-правового характера, поступившие от органов государственной власти и управления, правоохранительных органов и др., по которым необходимо сообщить результат исполнения. Если нужен такой контроль, руководитель архива в правом верхнем углу первого листа запроса делает отметку "Контроль". Исполнение запросов, поставленных на контроль, осуществляется, как правило, в срок не более 5 дней со дня регистрации запроса или в срок, определенный руководством архива. В графе "Примечания" регистрационного документа специалистом профильного структурного подразделения отмечается: "Контроль".

В базе данных, фиксирующей исполнение запросов, целесообразно предусмотреть автоматическое цветовое выделение запросов, связанное со сроками их исполнения.

Эффективным способом работы с запросами является исполнение их в режиме "одного окна", основанного на автоматизированной обработке поступившего запроса с помощью специально разработанной программы. Режим "одного окна" позволяет ускорить процесс выполнения запросов, сделать его подконтрольным руководству архива, руководству органов исполнительной власти, курирующих деятельность архива, через единую автоматизированную систему контроля и мониторинга работы органов исполнительной власти, государственных, муниципальных учреждений на определенной территории. Работа "одного окна" начинается с приема запроса и заканчивается выдачей ответа заявителю, включая регистрацию (при необходимости - консультацию), проверку на повторяемость, сканирование принятых документов для передачи в электронном виде в структурное подразделение, занимающееся исполнением запросов, и далее - конкретному исполнителю. Затем запрос выполняется в порядке, изложенном в данных Методических рекомендациях.

2.6.3. Этап работы, начинающийся с рассмотрения запроса руководством архива и заканчивающийся передачей его на исполнение конкретному сотруднику, в разных архивах может включать разный набор действий и разную их последовательность.

Зарегистрированный запрос в день его регистрации рассматривается руководством архива или уполномоченным должностным лицом (лицами) и направляется на исполнение в профильное структурное подразделение или непосредственному исполнителю * , что фиксируется в резолюции на запросе.

--------------------------------

* Правила. П. 5.8.

Если запрос поступает в профильное структурное подразделение, то дальнейшую работу с ним до передачи непосредственному исполнителю, проводит руководитель этого структурного подразделения.

На этом этапе, как правило, исполняется:

проверка правомочности получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;

проверка запроса на повторяемость;

определение степени полноты сведений, содержащихся в запросе; определение местонахождения архивных документов для исполнения запроса; выявление конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос в случае отсутствия в архиве запрашиваемой информации и др.

2.6.3.1. Правомочность получения заявителем запрашиваемой информации. Запросы социально-правового характера, поступившие от граждан и организаций, не указанных в п. 3 раздела 1.2 настоящих Методических рекомендаций, и касающиеся других лиц, принимаются на исполнение при наличии нотариально заверенной доверенности от субъекта информации (в случае его смерти - от наследника субъекта информации). В тексте заявления гражданина или запроса организации должно быть написано, что заявитель или организация на основании доверенности уполномочены получить запрашиваемые сведения. Далее указывается, кем и когда была выдана доверенность, ее номер.

В случае поступления заявления от гражданина или запроса от организации о представлении конфиденциальных сведений о другом физическом лице при отсутствии доверенности на получение такой информации в ответе на запрос сообщается, что запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа и не может быть выдана, называется причина, по которой запрос не был принят к исполнению, приводится ссылка на нормативный документ, обосновывающий отказ. Далее дается рекомендация обратиться в организацию, имеющую право на доступ к конфиденциальной информации (см. п. 1.2. Специфика использования конфиденциальных персональных данных...), например, в судебные органы, поскольку при условии заведения дела судебные органы имеют право на доступ к конфиденциальной информации, касающейся существа вопроса * .

--------------------------------

* См. Организация доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2009. П. 1.2.3.

2.6.3.2. Проверка запроса на повторяемость. Повторным считается запрос, поступивший от одного и того же лица или организации по одному и тому же вопросу, если:

- заявитель не удовлетворен направленным ему ответом;

- не получил ответ в установленный срок и вновь послал тот же запрос.

Не считаются повторными запросы одного и того же лица, но по разным вопросам.

Программа по регистрации запросов социально-правового характера может обеспечивать автоматическую проверку на повторяемость каждого поступившего запроса.

Проверка запроса на повторяемость позволяет:

- выделить повторно присланные запросы, не подлежащие исполнению, поскольку они не содержат дополнительную по сравнению с предыдущими запросами информацию (см. п. 2.4);

- использовать зафиксированную в базе данных информацию предыдущего ответа для дальнейшего поиска (в том случае, если новый запрос содержит дополнительную информацию).

Запрос проверяется на повторяемость за 5 лет. В случае получения повторного запроса рядом с регистрационным штампом, поставленным на новый запрос, необходимо указать номер первого запроса.

2.6.3.3. Изучение запроса с целью определения степени полноты содержащейся в нем информации и ее достаточности для начала поисковой работы предполагает возможность обращения к заявителю для получения дополнительных сведений. Если исполнение запроса требует дополнительных сведений, руководитель профильного структурного подразделения (или назначенный им сотрудник) определяет набор необходимой для уточнения информации и возможные пути ее поиска и сообщает об этом заявителю, при возможности по телефону (при этом на запросе ставится отметка, фиксирующая дату телефонного разговора, сведения, которые были сообщены заявителем, подпись исполнителя), или в письме, написанном на бланке письма архива и подписанным руководством архива (Приложение N 4).

В случае, когда исполнение запроса относится к компетенции нескольких организаций, копии запроса с сопроводительными письмами архива направляются в соответствующие организации для исполнения. В сопроводительном письме архива указывается, куда необходимо направить подготовленный ответ: адрес заявителя и/или адрес архива (Приложение N 5).

При поступлении в архив непрофильного письменного запроса, в том числе и по электронной почте, руководитель профильного структурного подразделения пересылает запрос с сопроводительным письмом, подписанным руководством архива, в соответствующую организацию (другой архив, государственный орган или организацию), если она известна (Приложение N 5), и письменно информирует об этом заявителя (Приложение N 6). Возможно при пересылке непрофильного запроса указать на письме после адреса организации фамилию, имя, отчество и адрес заявителя с пометкой "для сведения". Заявителю отсылается копия письма (Приложение N 7).

В том случае, если нельзя определить, в какую организацию следует отправлять запрос, заявителю посылается информационное письмо об отсутствии в архиве документов, содержащих запрашиваемую информацию, и возможный алгоритм дальнейшего поиска: какую информацию следует уточнить заявителю и, в случае ее уточнения, в какой архив или организацию ему следует направить свой запрос (Приложение N 8).

2.6.3.4. После завершения этой работы, руководитель профильного структурного подразделения назначает непосредственного исполнителя, информация о котором вносится в Базу данных.

При выборе исполнителя учитывается сложность запроса, сроки его исполнения, специализация сотрудника, его квалификация и опыт, знания состава и содержания документов архива, загруженность, сложность запросов, уже находящихся у него на исполнении, и т.д.

Запросы с визой руководства архива "Контроль" отдаются на исполнение сотрудникам в первую очередь.

2.6.4. Сбор информации для ответа предполагает работу с печатными справочниками, научно-справочным аппаратом архива для выявления фондов и дел, содержащих запрашиваемую информацию: путеводителями, указателями, картотеками, описями и др. Большую помощь оказывают электронные базы данных с информацией о: изменении административно-территориального деления и передаче в связи с этим архивных фондов; организациях, существовавших и существующих на данной территории; составе и содержании фондов архива.

Данные об административно-территориальных границах уточняются на начальном этапе работы по исполнению запросов. В случае несовпадения архивных данных с данными заявителя, которые связаны с административно-территориальными изменениями, переименованиями территорий, населенных мест: губерний, областей, уездов, районов, городов, сел, необходимо указать в ответе заявителю старые и новые названия населенных пунктов для подтверждения того, что это один и тот же объект.

Порядок просмотра фондов и дел для подготовки справки определяет, как правило, непосредственный исполнитель. Большую помощь исполнителю могут оказать памятки по исполнению запросов разной тематики, подготовленные с учетом действующей нормативной базы и специфики состава и содержания фондов данного архива.

2.6.5. Результатом работы по исполнению запроса являются следующие информационные документы архива:

- архивная справка;

- архивная выписка;

- архивная копия;

- информационное письмо.

Информационные документы архива составляются на основании сведений, содержащихся в справочно-поисковых средствах (система НСА) и документах данного архива. Ответ на запрос дается на государственном языке Российской Федерации * .

--------------------------------

* Правила. П. 5.8.

Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".

Архивная справка составляется на основании документов (подлинников, заверенных копий), хранящихся в архиве.

Архивная справка начинается словами "В документах архивного фонда ("В архивной коллекции")..." (дается наименование архивного фонда (архивной коллекции). Текст в архивной справке излагается в хронологической последовательности событий (а не документов) с указанием видов архивных документов и их дат. Даты могут быть указаны: только цифрами, например, 15.04.2011, или цифрами и буквами, например, 15 апреля 2011 г. (слово "год" может быть написано полностью). В архивной справке допускается цитирование архивных документов. При цитировании документа начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов или абзацев обозначаются многоточием. При цитировании обычно используется глагол "указано" (в протоколе, приказе, распоряжении... указано...). Выражение "имеются сведения" употребляется при изложении содержания документов, цитирование которых затруднено, например финансовых отчетов (в финансовом отчете (название организации) за... год имеются сведения о строительстве или имеются сведения, что...). При использовании списков обычно пишется глагол "значится" (в списках присутствующих значится...).

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах.

В архивной справке данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках.

Например: (так в документе).

Если в запросе и в документах при написании ф.и.о. лица встречается расхождение на одну букву, нужно проверить несколько записей в разных документах, в которых дополнительная информация позволяет установить, что речь идет об одном и том же человеке. Если установить это невозможно, в справке дается информация из текста документа с оговоркой в скобках: (так в документе). Если в документе указана только фамилия без инициалов или инициалы без расшифровки, в справке так информация и дается. В скобках может быть добавлено: (так в документе).

Если в течение запрашиваемого периода времени организация переименовывалась, то в справке необходимо назвать все ее переименования в хронологической последовательности за запрашиваемый период, при этом вначале полностью указывается последнее наименование организации-фондообразователя. Наименование организации при первом упоминании приводится полностью, затем в скобках, если оно существует, указывается ее официальное сокращенное наименование, которое может использоваться далее в тексте при повторных упоминаниях. Если организация переименовывалась более трех раз, то все переименования указываются в самостоятельной архивной справке, которая помещается в качестве приложения к основной архивной справке. Информация о переименовании дается на основании учредительных документов и приказов по основной деятельности организации.

В архивную справку включается информация, запрашиваемая пользователем, а также информация, необходимая для подтверждения запрашиваемых сведений (например, информация о переименовании организации).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В "Основании" архивной справки, после двоеточия приводятся поисковые данные документов, использованных для написания справки: архивные шифры и номера листов; использованные печатные издания (через точку с прописной буквы или через точку с запятой со строчной буквы). Возможно проставление архивных шифров и номеров листов архивных документов в тексте архивной справки сразу после изложения каждого факта или события. Текст архивной справки и "Основание" печатаются через полтора интервала.

При отсутствии в архиве документов по теме запроса архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным или рукописным справочным материалам, периодической печати с точным и полным указанием источника. В этом случае вместо названия фонда в архивной справке указывается источник информации:

Например, "В печатном (рукописном) справочнике (название справочника) в списке (название документа) значится...".

В "Основании" указывается полное название справочника, издания, выходные данные, номер листа (страницы).

В "Примечании" к тексту архивной справки после двоеточия оговариваются особенности использованных текстов архивных документов: неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению из-за повреждения части текста документа.

Например: (В тексте неразборчиво) или (Так в документе).

Кроме того, в них оговаривается использование незаверенных документов, относящихся к запросу: "незаверенная копия", "подпись (печать) отсутствует". "Примечание" к архивной справке помещается через 2 - 3 интервала после "Основания", поскольку содержащиеся в нем сведения не входят в текст архивной справки. Текст "Примечания" печатается также через полтора интервала.

Архивная справка оформляется на бланке письма архива машинописным способом на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297) в соответствии с требованиями на организационно-распорядительную документацию ГОСТ Р 6.30-2003. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива.

Однотипные (часто встречающиеся) запросы могут иметь стандартную форму ответов. Целесообразно для таких запросов подготовить бланки с шаблонным текстом ответа, оставив пропуски для заполнения их персональной информацией конкретного заявителя. Такие бланки ускорят процесс исполнения запросов.

Архивная справка подписывается руководителем архива и заверяется гербовой печатью архива.

В связи с появлением случаев подделки архивных справок архив может принять меры к их защите: выполнять архивные справки на фирменных номерных типографских бланках.

Архивная справка печатается в двух экземплярах. Второй экземпляр вместе с запросами хранится в архиве не менее 5 л. * . Срок хранения копии архивной справки на электронном носителе такой же - не менее 5 лет <**>.

--------------------------------

* Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций с указанием сроков хранения. - М., 2010. Ст. 253.

<**> Там же. С. 6 (пояснения к графе N 3).

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке. В таком случае под словом "Примечание" пишется "Приложение", ставится двоеточие и указываются названия документов, прилагаемые к архивной справке, если они не названы в тексте архивной справки, количество листов и экземпляров. Если документы в тексте архивной справки названы, после двоеточия указывается количество листов и экземпляров.

Если архивная справка содержит не все сведения по запросу, то, как правило, информация о том, какие сведения и за какие годы в архиве отсутствуют и почему, где можно получить недостающие сведения излагаются в сопроводительном письме архива к архивной справке, которое печатается на бланке письма архива и подписывается руководством архива. Кроме того, в сопроводительное письмо включается информация о наличии или отсутствии сведений по кодам видов оплаты труда и удержаний из заработной платы (и их расшифровке) за указанный в архивной справке период и о расшифровке кодов, если виды оплаты труда даны по кодам.

В ряде случаев заявитель обращается в архив целенаправленно за архивными копиями. При исполнении запроса о предоставлении копий архивных документов на бланке архива составляется сопроводительное письмо, в котором указывается количество приложений (копий архивных документов) и их названия. Письмо подписывается руководством архива.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются поисковые данные документа: архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются гербовой печатью архива и подписью его руководителя или уполномоченного должностного лица. Архивные копии, направляемые за рубеж, заверяются подписью руководителя архива * .

--------------------------------

* Правила. П. 5.9.3.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В "Основании" к тексту архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов использованного архивного документа * .

--------------------------------

* Там же. П. 5.9.2.

В "Примечании" к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами.

Например: (В тексте неразборчиво) или (Так в документе).

Аутентичность архивной выписки удостоверяется подписью руководителя архива или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью архива * .

--------------------------------

* Правила. П. 5.9.2.

Информационное письмо заявителю составляется при отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса социально-правового характера, и информации об их местонахождении, в случае пересылки запроса в профильную организацию. В письме указываются причины, по которым запрашиваемые сведения не были выявлены, и, по возможности, предлагается алгоритм дальнейшего поиска (Приложения N N 4, 5, 8, 9). Если документально подтверждены факты утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, в информационном письме конкретно указываются причины отсутствия запрашиваемой информации со ссылкой на учетные документы архива (Приложение N 9). Информацию о просмотренных фондах и делах целесообразно проставлять на втором экземпляре документа, который остается в деле в архиве. Информационное письмо оформляется аналогично архивной справке. В исключительных случаях по просьбе заявителя (например, для предоставления в суд) на такое информационное письмо проставляется гербовая печать архива.

При исполнении повторного запроса или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

Исполненный запрос в электронном или бумажном виде поступает на проверку руководителю профильного структурного подразделения, который оценивает правильность его составления и оформления, полноту. Документ возвращается исполнителю для доработки, если он не соответствует необходимым требованиям. Если руководитель профильного структурного подразделения оценивает подготовленный документ положительно, то документ передается на подпись руководству архива.

Исполненный запрос регистрируется в базе данных (см. п. 2.6.2). Исполненные запросы и копии архивных справок с приложениями формируются в дела по годам, внутри года - в алфавитном порядке. Для удобства поиска на корешках папок указывается год, буква(ы) и номера справок (первой и последней). Возможно формирование дел в хронологической последовательности в пределах одного года по порядку номеров запросов. Исполненные запросы юридических и физических лиц могут формироваться в дела раздельно.

2.6.6. Информационные документы архива высылаются по почте, как правило, простыми письмами, подлинные документы - ценными. В случае, когда необходимо минимизировать возможность получения информационного документа архива лицом, не имеющим на это право, ответ следует посылать на предъявителя. Если ответ содержит сугубо конфиденциальную информацию, связанную с усыновлением (удочерением), понесенным физическим и моральным насилием и т.п. целесообразно оговорить с заявителем форму получения информации. Ему может быть предложено забрать информационный документ архива при личном приеме, исключающем получение информации посторонним лицом. Перед отправкой информационного документа на первом и втором его экземпляре ставится исходящий номер, соответствующий входящему, и дата отправления. В базе данных отмечается характер ответа, его краткое содержание и дата отправления.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - "апостиля". Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

Росархив проставляет апостиль на архивные справки, архивные копии и архивные выписки, подготовленные федеральными органами исполнительной власти (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами) и федеральными государственными архивами. Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела проставляют апостиль на архивные справки, архивные копии, архивные выписки, подготовленные архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории данного субъекта Российской Федерации (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами) * .

--------------------------------

* Административный регламент по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства", утвержденный приказом Минкультуры РФ от 28.12.2009 N 16397. П. 50 - 51.

Архивная справка, архивная копия и архивная выписка, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом по почте непосредственно в адреса заявителей * .

--------------------------------

* Там же. П. 56.

Архивная справка, архивная копия и архивная выписка, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются в МИД России * .

--------------------------------

* Там же. П. 57.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке * . Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

--------------------------------

* Там же. П. 61.

Заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдается ему на руки при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля в отделениях Сберегательного Банка России. Государственная пошлина за проставление апостиля не взимается в тех случаях, когда запросы социально-правового характера поступили в архив через дипломатические представительства и консульские учреждения.

2.7. Эффективность исполнения запросов социально-правового характера во многом зависит от взаимодействия специально уполномоченного Правительством РФ федерального органа исполнительной власти (Росархива), уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела (органов управления архивным делом) с Пенсионным фондом Российской Федерации (ПФ РФ) и его отделениями в субъектах РФ:

- проведение круглых столов, семинаров для сотрудников ПФ РФ с целью информирования об установленном порядке обращения граждан в архив для исполнения запросов социально-правового характера;

- предоставление в отделения ПФ РФ в качестве инициативного информирования: перечней документов по личному составу, которые поступают на государственное хранение в архивы данного субъекта РФ; сведений о переименовании действующих на данной территории организаций - источников комплектования; списков ликвидированных организаций, чьи документы по личному составу имеются на хранении в архивах;

- установление в архиве дня работы с сотрудниками ПФ РФ, в этот день прием граждан можно не проводить, вывесив объявление, объясняющее причину, например, "(дата) в архиве проводится обслуживание сотрудников ПФ РФ";

- совместная разработка единых образцов бланков справок по заработной плате.

По мере разработки механизмов электронного взаимодействия между учреждениями данная работа будет развиваться и совершенствоваться.

ГЛАВА 3. ОСОБЕННОСТИ ИСПОЛНЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ТЕМАТИЧЕСКИХ ГРУПП ЗАПРОСОВ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА *

--------------------------------

* Рассматривается методика исполнения запросов, наиболее сложных и часто встречающихся в практике работы государственных архивов.

Обращения граждан и организаций в государственные архивы с запросами о документальном подтверждении сведений, необходимых для получения государственных социальных льгот, охватывают в основном следующие вопросы: гражданское состояние, образование, трудовая деятельность, прохождение военной службы, награждение орденами и медалями, присвоение почетных знаков и почетных званий, присуждение государственных премий, участие в Великой Отечественной войне 1941 - 1945 гг. и в других военных конфликтах, пребывание в детских учреждениях интернатного типа, имущественные права, уголовно-исполнительные действия и политические репрессии в отношении граждан.

Запрашиваемые сведения необходимы гражданам, поскольку виды и объем социального обеспечения и государственных социальных льгот определяются индивидуально с учетом общественно значимых заслуг и полезной деятельности лица, связанной с его трудовыми и иными отношениями с государственными, кооперативными, творческими и другими общественными организациями, а также обязательствами государства в отношении граждан, в том числе незаконно подвергшимся различного рода притеснениям.

Основными источниками сведений социально-правового характера являются документы в фондах учреждений, организаций и предприятий, в деятельности которых документировалась соответствующая информация о данном лице. В первую очередь это - места работы лица, его военной службы, различных видов регистрации, проживания, учебы, отбывания наказания.

Источниками необходимых сведений могут быть также фонды вышестоящих учреждений и организаций (по линии отраслевых и межотраслевых документационных связей), а также учреждений и организаций, выполняющих соответствующие социально-правовые функции.

3.1. Исполнение запросов о гражданском состоянии *

--------------------------------

* Раздел написан на основе "Рекомендаций по использованию книг государственной регистрации актов гражданского состояния и метрических книг, переданных в государственные архивы" (письмо Росархива от 11.10.2006 N 6/1875-к)./1875-к).

Запросы граждан социально-правового характера о подтверждении юридических данных о гражданском состоянии связаны, как правило, с поиском сведений о дате и месте рождения лица, о родителях или родственниках, смерти, заключении или расторжении брака, усыновлении, установлении отцовства, перемене имени, отчества, фамилии.

Основными источниками запрашиваемых сведений по данной тематической группе являются документы, отложившиеся:

- в фондах отделов (бюро) записей актов гражданского состояния, коллекциях метрических книг: все виды актов гражданского состояния: рождение, брак, развод, смерть, усыновление, установление отцовства, перемена имени, отчества и фамилии, происхождение детей;

- в фондах исполнительных органов государственной власти и управления: установление отцовства, усыновление;

- в фондах судебных органов: расторжение брака, установление отцовства;

- в фондах учреждений, организаций и предприятий (по месту работы, учебы, службы): рождение, брак, развод, смерть;

- в фондах детских домов и других учреждений интернатного типа: рождение, установление родителей, усыновление, перемена фамилии, имени, отчества;

- в фондах церквей, костелов, мечетей, синагог и других религиозных организаций: рождение, брак, смерть.

Основанием для подтверждения даты рождения, бракосочетания, расторжения брака (развода), смерти, перемены фамилии, имени, отчества, усыновления (удочерения), установления отцовства служат:

за досоветский период - метрические книги * (Приложение N 10).

--------------------------------

* После установления советской власти по декрету ВЦИК и Совета Народных Комиссаров (СНК) РСФСР от 18 декабря 1917 г. "О гражданском браке, о детях и ведении книг актов гражданского состояния" метрические книги всех вероисповеданий за все годы требовалось передать в городские, уездные и волостные земские управы, однако на некоторых территориях РСФСР метрические книги велись в 1917 - 1923 гг., на Дальнем Востоке - до 1925 года включительно. Поэтому Наркомат юстиции РСФСР издал циркуляр от 28.08.1926 N 326 "О сроках действительности религиозных браков, заключенных в революционный период РСФСР" (Регистрация актов гражданского состояния: сб-к офиц. документов. - М., 1974. - С. 115).

за советский период:

- актовые книги (книги записей актов гражданского состояния) (Приложение N 11);

- решения местных органов государственной власти и управления об установлении отцовства, усыновлении (удочерении) (Приложение N 12);

- решения судебных органов о признании отцовства, о расторжении брака (Приложение N 13);

- документы детских домов, учреждений интернатного типа (учетные карточки, списки и книги воспитанников, личные дела, копии актов об усыновлении (удочерении)).

Сведения о датах рождения сельских жителей после 1917 г. могут содержаться в похозяйственных книгах сельских и поселковых советов (Приложение N 14).

Поиск сведений по метрическим книгам для исполнения запроса социально-правового характера возможен при условии, если заявитель точно указывает в запросе наименование церкви (костела, мечети, синагоги), ее местонахождение, время события (в пределах года).

При подготовке и оформлении архивной справки или архивной выписки необходимо учесть, что несовпадение отдельных данных, внесенных в актовые книги и метрические книги, с теми, которые приводятся в запросе, не является препятствием для включения их в справку при условии, если остальные сведения позволяют идентифицировать лицо, о котором упоминается в актовой записи, с тем, о котором запрашиваются сведения. Несовпадающие данные, а также частично утраченные или неразборчиво написанные записи в актовых и метрических книгах оговариваются в архивной справке записью: "так в документе", "так в тексте оригинала", "в тексте неразборчиво" или "часть текста утрачена".

При наличии в актовой книге или метрической книге исправлений и изменений, внесенных на основании решения суда и заключения органов записи актов гражданского состояния, в архивную справку, предназначенную для предоставления в официальные органы для получения документа (паспорта), повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, включаются сведения с учетом внесенных исправлений и изменений, а также с указанием поисковых данных первоначальной и последующих записей (Приложение N 15).

В остальных случаях в архивную справку включаются сведения о первоначально сделанной записи, о внесении исправлений и изменений, с обязательной ссылкой на документы, послужившие основанием для внесения этих исправлений и изменений, в соответствии с Федеральным законом "Об актах гражданского состояния" * (Приложение N 16).

--------------------------------

* Федеральный закон от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" (с изменениями на 01.07.2011) // Собрание законодательства Российской Федерации. 1997. N 47. Ст. 5340.

В сопроводительном письме к архивной справке целесообразно сообщить, что в церковных метрических книгах до 1918 года при регистрации рождения, брака, смерти, как правило, не указывались фамилии, что даты даются по старому стилю. Если документ был переведен, следует указать, с какого языка сделан перевод.

В случае отсутствия метрических книг за определенный период заявителю может быть рекомендовано обратиться в архив по месту хранения консисторских экземпляров метрических книг.

В работе по исполнению запросов этой тематической группы следует иметь в виду, что в соответствии со ст. 110 Кодекса о браке и семье РСФСР 1969 года * "усыновление является охраняемой законом тайной. Воспрещается без согласия усыновителей, а в случае их смерти без согласия органов опеки и попечительства, сообщать какие-либо сведения об усыновлении, а также выдавать выписки из книг актов гражданского состояния, из которых было бы видно, что усыновители не являются кровными родителями усыновленного" <**>. В соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" <***> это ограничение действует в течение 75 лет со дня усыновления.

--------------------------------

* Ведомости Верховного Совета РСФСР. 1969. N 32. Ст. 1086.

<**> Ведомости Верховного Совета РСФСР. 1969. N 32. Ст. 1086. (Ст. 110).

<***> Федеральный закон от 27.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Ст. 25, п. 3 (с изменениями на 11.07.2011) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. N 43. Ст. 4169.

Согласно письму Росархива от 11.10.2006 N 6/1875-к) и п. 9 "Рекомендаций по использованию книг государственной регистрации актов гражданского состояния и метрических книг, переданных в государственные архивы", выдача справок и копий записей актов гражданского состояния осуществляется бесплатно для органов записи гражданского состояния, судов, органов прокуратуры, дознания и следствия.

3.2. Исполнение запросов об образовании

Запросы граждан об образовании охватывают вопросы школьного, профессионально-технического, среднего, среднего специального, высшего, военного, партийного, комсомольского образования, а также присуждения ученых степеней, присвоения ученых званий.

Основными источниками запрашиваемых сведений являются документы, отложившиеся в образовательных учреждениях всех типов по месту учебы гражданина * :

--------------------------------

* Документы образовательных учреждений (кроме высших учебных заведений) поступали на хранение в государственные архивы выборочно.

- в фондах школ, средних специальных учебных заведений (техникумы, училища), профессионально-технических учебных заведений (ремесленные, железнодорожные, фабрично-заводские, сельскохозяйственные училища, школы фабрично-заводского обучения, профессионально-технические училища (ПТУ), средние профессионально-технические училища (СПТУ)); рабфаков, негосударственных (частных) школ, лицеев, гимназий, иных учебных заведений: период учебы, получение образования, специальность;

- в фондах органов управления народным образованием: награждение учащихся по итогам учебного года, планы распределения молодых специалистов;

- в фондах Высшей аттестационной комиссии, высших учебных заведений (университеты, академии, институты, высшие училища, консерватории) и научно-исследовательских институтов: период обучения, получение образования, специальность, присуждение ученых степеней и присвоение ученых званий;

- в фондах военно-учебных заведений (суворовские и нахимовские военные училища, командно-технические, технические и специальные военные и военно-морские училища, средние военные училища, командные военные академии): период обучения, получение образования, специальность, присвоение звания;

- в фондах партийных органов и организаций, учебных заведений (Высшая партийная школа при ЦК КПСС, Академия общественных наук при ЦК КПСС, высшие партийные школы при обкомах и крайкомах партии, советско-партийные школы, университеты марксизма-ленинизма): период обучения, получение образования, специальность;

- в фондах комсомольских органов и организаций, учебных заведений (Центральная комсомольская школа при ЦК ВЛКСМ, Высшая комсомольская школа при ЦК ВЛКСМ, зональные и республиканские комсомольские школы): период обучения, получение образования, специальность;

- в фондах вышестоящих организаций, имевших с подведомственными образовательными учреждениями устойчивые документационные связи (министерства, ведомства; органы управления народным образованием, ЦК КПСС, ЦК ВЛКСМ, партийные и комсомольские органы): период обучения, образование, присуждение ученых степеней, присвоение ученых званий.

Основанием для составления архивной справки о полученном образовании для любых учебных заведений служат личные дела (учащегося, студента, слушателя, курсанта, аспиранта), приказы, выписки из приказов о зачислении и об окончании учебного заведения, протоколы заседания учебного или педагогического совета, списки зачисленных в учебное заведение, списки выпускников; сведения о распределении молодых специалистов, карточки окончивших учебное заведение, книги (журналы) регистрации выданных аттестатов, дипломов, аттестаты, дипломы (невостребованные подлинники или копии).

Кроме того, для составления архивной справки привлекаются следующие документы:

- о среднем образовании - алфавитные книги записи учащихся, ведомости годовых, экзаменационных и итоговых оценок выпускников средних школ, решения педагогических советов; о профессионально-техническом образовании - опросные листы поступающих в профтехшколу;

- о среднем специальном образовании - опросные листы поступающих в училище, техникум, протоколы заседания Государственной квалификационной комиссии, протоколы заседания комиссии по распределению молодых специалистов средних специальных учебных заведений;

- о высшем образовании - анкеты студентов вуза, опросные листы поступающих в высшее учебное заведение, карточки окончивших вуз, протоколы заседания Государственной экзаменационной комиссии, протоколы заседания комиссии по распределению молодых специалистов, планы по распределению молодых специалистов, оканчивающих высшие учебные заведения;

- о партийном и комсомольском образовании - анкеты поступающих в высшую коммунистическую школу, опросные листы поступающих в советско-партийную школу, карточки слушателей высшей партийной школы, приказы о зачислении и отчислении в связи с окончанием учебного заведения, карточки лицевых счетов, ведомости на выдачу стипендии слушателям, решения партийного, комсомольского органа о распределении окончивших высшую партийную, комсомольскую школу;

- о военном образовании - анкетные сведения и анкетные листы курсанта/слушателя, аттестационные отзывы, учебные аттестации курсантов военного училища, карточки поощрений и взысканий курсантов военного училища, послужные списки, регистрационные листы, книги учета курсантов, протоколы Государственной экзаменационной комиссии, приказы РВС СССР - НКО СССР об окончании военных учебных заведений;

- о присуждении ученой степени, присвоении ученого звания - личные аттестационные дела лиц, утвержденных в ученой степени (ученом звании), протоколы Ученого (Научного) совета по обсуждению хода выполнения и итогов диссертационных исследований.

Следует иметь в виду, что характеристика учащегося, список учащихся, алфавитная регистрационная книга учащихся подтверждают процесс обучения, но не факт получения образования; решения партийного, комсомольского органа о направлении слушателя в высшую партийную, комсомольскую школу также не подтверждает факт получения образования, так как вышеуказанные органы могли направить на учебу, но по какой-то причине зачисление не произошло.

Отдельные сведения о деятельности образовательных структур можно найти в документах вышестоящих организаций (органов управления народным образованием, наркоматов-министерств и ведомств, партийных и комсомольских органов) - в нормативных документах и приложениях к ним (списках, планах и актах распределения специалистов с высшим, специальным средним образованием, данные о лицах, окончивших специальные ведомственные курсы (школы) повышения квалификации). Для уточнения срока обучения в техникумах, на курсах повышения квалификации используются положения конкретного учебного заведения, утверждаемого приказом наркомата-министерства. Аналогичные сведения могут быть в паспортах этих организаций и в отчетах управлений учебных заведений соответствующих наркоматов-министерств.

Наиболее информативными источниками для составления справок об образовании являются личные дела. В личном деле при хорошей сохранности документов можно найти сведения о сроке обучения, полученной квалификации, успеваемости и т.д. Полнота сведений личного дела зависит от количества находящихся в нем документов. Это могут быть выписки из приказов (или их копии) о начале и конце учебного процесса, переводе с курса на курс, справки об академических отпусках, акты о распределении на работу, личные документы (невостребованные диплом, аттестат, свидетельство об образовании, зачетная книжка, студенческий билет или их копии) и др.).

При составлении ответа на запрос об образовании, основанном на личном деле, следует указывать, какие именно документы дали ответ на данный запрос (Приложение N 17).

В случае отсутствия личного дела для составления справок по обучению используются приказы по личному составу или по основной деятельности учреждения (Приложения N N 18, 19), для партийных органах - в протоколах заседаний бюро партийного органа (Приложение N 20).

Информацию о поступлении в учебное заведение и о его окончании можно найти в протоколах и решениях экзаменационных комиссий, а также аттестационных и конкурсных комиссий.

Факт обучения в учебном заведении может упоминаться в справках-объективках, характеристиках и других личных документах запрашиваемого лица.

При обращении к документам вышестоящей организации следует иметь в виду, что сведения из этих документов могут дать лишь подтверждение факта наличия в данном ведомстве конкретной формы обучения и срока обучения в ней, что также бывает необходимо для подтверждения срока учебы в техникумах, ведомственных курсах повышения квалификации, или о направлении на учебу.

В случае, когда кроме сведений о направлении на учебу никаких данных не найдено, в сопроводительном письме к архивной справке это необходимо оговорить (Приложение N 19).

Запросы о подтверждении срока обучения лица с сохранением ему заработной платы исполняются с привлечением финансовых документов учреждения, направившего данное лицо на учебу (расчетные ведомости, личные карточки (ф. Т-2) и др.) (Приложение N 21). Необходимую информацию могут содержать списки учащихся за конкретный учебный год. Наиболее информативными из них являются списки лиц, окончивших учебу.

Сведения о сроке обучения и наименовании присвоенной специальности могут содержаться в различных видах учетной документации и приказах руководителя учебного заведения.

Плохая сохранность фондов школ, особенно сельских, нередко требует для подтверждения обучения в них обращения к фондам местных органов государственной власти и управления, где могут находиться документы об учебе лица в сельской школе.

Сведения о существовании краткосрочных учебных структур (курсов) в случае отсутствия на хранении их фондов можно установить по распорядительным документам организации (приказы, решения, постановления и др.), при которой они функционировали (Приложение N 22).

3.3. Исполнение запросов о трудовой деятельности (трудовой стаж, льготный трудовой стаж, зарплата, несчастный случай на производстве)

Запросы граждан по вопросам служебно-трудовых и связанных с ними иных отношений составляют самую значительную по объему и разнообразную по тематике группу.

Основными источниками указанных сведений являются документы, отложившиеся:

- в фондах учреждений, организаций, предприятий всех форм собственности по месту трудовой деятельности гражданина; их вышестоящих организаций (отраслевых министерств и ведомств); органов государственной власти и управления, советских, партийных, комсомольских, профсоюзных органов и организаций, других общественных организаций: о трудовом стаже лица в государственном, частном секторах; льготном стаже работы; особых условиях труда; трудовом стаже за рубежом; должностных перемещениях; заработной плате; получении пособий по беременности и родам; несчастном случае на производстве; регистрации на бирже труда, участии в студенческих трудовых отрядах и др. С трудовой деятельностью связаны запросы о переименовании и реорганизации организаций;

- в фондах Комиссии по выездам за границу ЦК ВКП (б) - КПСС, партийных, комсомольских, профсоюзных органов и организаций, других общественных организаций: места работы, должностные перемещения, общественная работа, работа за рубежом;

- в фондах колхозов, артелей, товариществ: трудовой стаж, оплата труда.

3.3.1. Исполнение запросов о трудовом стаже

Основанием для подтверждения трудового стажа рабочих и служащих государственных организаций служат личные дела, приказы, распоряжения по личному составу, записки о приеме, переводе, увольнении, о предоставлении отпуска, личные карточки по учету кадров (служебные, регистрационные, алфавитные), алфавитные книги по учету работников, списки сотрудников, штатные расстановки, послужные и трудовые списки, характеристики, рекомендации, лицевые счета, расчетно-платежные, расчетные (платежные) ведомости, невостребованные профсоюзные, партийные билеты образца 1973 г., комсомольские билеты (при наличии отметок о выплате членских взносов с заработной платы или стипендии), карточки уплаты членских взносов, учетные карточки членов профсоюза, партии, комсомола, невостребованные трудовые книжки, акты о несчастных случаях.

Кроме того, в соответствии с п. 6 ч. II Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 г. N 555 * , основанием для подтверждения периодов работы могут служить письменные трудовые договора, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, копии лицевых счетов и ведомости по начислению заработной платы.

--------------------------------

* Постановление Правительства Российской Федерации от 24.07.2002 N 555 "Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий" (с изменениями на 20.07.2011) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2002. N 31. Ст. 3110.

Поиск соответствующих сведений, указанных в запросе, целесообразно начинать с изучения алфавитной картотеки по учету работников соответствующей организации, которая обычно передается в государственный архив после ликвидации организации * . При отсутствии такой картотеки в фонде сведения о работе заявителя следует искать в его личном деле <**> (или по невостребованным трудовым книжкам, трудовым спискам, личным карточкам (ф. Т-2)). В личном деле, как правило, содержатся копии приказов (либо указания на их даты и номера) о приеме, перемещении и увольнении с работы конкретного лица или заверенные выписки из приказов. Вместо копий приказов в личном деле могут быть приемные, переводные и увольнительные записки, договоры, заключенные с принятыми на работу, в которых имеются все необходимые сведения о работе заявителя.

--------------------------------

* Наличие алфавитных картотек характерно, в основном, для федеральных государственных архивов.

<**> Такой же порядок сохраняется и для других категорий заявителей.

При отсутствии личного дела поиск целесообразно начинать с приказов по личному составу (приказы по кадрам) * в том случае, если у заявителя имеется трудовая книжка или ее копия, т.к. наиболее точная информация о приеме, перемещении, увольнении содержится именно в приказах, подписанных руководителем. Если в документах отражен только факт приема или только увольнения (приказ о приеме или увольнении), а других данных нет, то в архивной справке так и пишется: "в приказе от ... N ... значится "....", "В приказе за ... период записи об увольнении нет" (или эти сведения отражаются в сопроводительном письме).

--------------------------------

* В некоторых организациях кадровые приказы формировались вместе с приказами общего делопроизводства.

Следует учитывать, что в организациях негосударственной формы собственности, а также в общественных организациях с небольшим числом работающих приказы по личному составу издавались не всегда. Сведения о приеме и увольнении работников в этих случаях могут содержаться в протоколах общих собраний трудового коллектива и протоколах заседаний правления.

Если в архивных документах не указано, с какого числа работник принят (освобожден), не обнаружено соответствующее решение о приеме (освобождении) работника, или эти данные не совпадают со сведениями, представленными заявителем запроса, то период работы может быть установлен по сведениям о получении заработной платы в данной должности, содержащимся в расчетных (платежных) ведомостях и лицевых счетах.

Если для установления трудового стажа используются лицевые счета, то необходимо в архивную справку включать сведения о конкретном количестве отработанных лицом дней в соответствующий период времени. Например: указывается, что зарплата ему была начислена с июня (18 дней) 1970 по август (10 дней) 1971 гг. включительно. Если таких данных нет, то указывается количество фактически отработанного времени (общее количество рабочих дней/часов, за которые произведены начисления).

В случае, когда заявителю требуется подтвердить трудовой стаж за несколько лет, но к заявлению не приложена копия трудовой книжки, необходимо просматривать документы за каждый год указанного в заявлении периода, так как заявитель на протяжении этих лет мог неоднократно увольняться и вновь поступить на работу. В противном случае стаж заявителя может быть завышен. Например, в заявлении указано, что заявитель работал с июня 1960 по сентябрь 1962 гг. Если за основу принять даты поступления и увольнения, то его трудовой стаж составляет 2 года 3 месяца. А фактически в 1960 г. он работал 3 месяца, в 1961 г. - 4 месяца, в 1962 г. - 3 месяца. Таким образом, трудовой стаж заявителя составляет 10 мес. а не 2 года 3 месяца.

Если заявитель не помнит точное название организации, где он работал, годы поступления и увольнения с работы, целесообразно просматривать документы за несколько предыдущих и последующих лет, указанных в запросе, а также обратиться к документам не только той организации, о которой помнит заявитель, но и к документам близких по названию организаций данной отрасли, а также документам вышестоящей организации.

В стандартную форму справки о подтверждении трудового стажа не включаются сведения об очередных, дополнительных, учебных, декретных отпусках, отпусках без сохранения содержания.

Справка может содержать эти сведения, если другая информация о работе заявителя в архиве отсутствует или заявитель указывает в заявлении на их необходимость (либо для подтверждения льготного стажа). В таком случае, например, период нахождения в декретном отпуске подтверждается приказами об отпуске по уходу за ребенком, сведениями из личной карточки (ф. Т-2), личного дела.

Подтверждением трудового стажа для совместителей являются приказы о приеме на работу по совместительству, о продлении срока работы по совместительству, об увольнении заявителя, а также по лицевым счетам.

Если трудовой стаж подтверждается по трудовым соглашениям, договорам найма и подряда, в архивную справку включаются сведения, указанные в актах о приеме работ, выполненных по трудовому соглашению; по лицевым счетам за указанный период - сведения: начислялась ли за этот период заработная плата.

Следует также учитывать, что в соответствии с требованиями пенсионного законодательства в общий трудовой стаж может быть зачтен период обучения лица на курсах в том случае, если подтверждаются сведения о начислении работнику (ученику) заработной платы, с которой были произведены отчисления на социальное страхование (уплата подоходного налога не приравнивалась к уплате страховых взносов).

Для подтверждения работы во время обучения на курсах по рабочим специальностям, например, ученик слесаря, необходимо указать в архивной справке, что в соответствии с приказом о приеме работник принят с оплатой согласно Положению об учениках, либо с определенной оплатой труда, например, "с оплатой 50 р. в месяц" (если эти сведения содержатся в приказе). При этом следует просмотреть лицевые счета (расчетные или платежные ведомости) и указать, что заработная плата за период обучения начислялась (Приложение N 23).

Период работы лица учеником в самой организации, который не относится к периоду обучения на курсах, при исчислении стажа приравнивается к рабочим специальностям, включается в стаж его работы и начислением заработной платы, как правило, не подтверждается.

Исключение составляет стаж работы ученика в школе-магазине, который подтверждается приказами о приеме и присвоении квалификации в связи с окончанием обучения и представлением сведений о начислении заработной платы в виде таблицы.

Особенностью запросов граждан о подтверждении сведений об их федеральной государственной службе, государственной службе субъекта Российской Федерации является необходимость выявления статуса организации, в которой работал заявитель. При исполнении таких запросов рассматривается целый комплекс документов: постановления СМ СССР (РСФСР), которые утверждали структуру министерства (ведомства), ее изменения за запрашиваемый период; приказы министерства (ведомства), которые утверждали положение (устав) организации; при отсутствии положения (устава) организации - приказы министерства (ведомства) об образовании организации, в которых могут находиться сведения о функциях организации, список предприятий, передающихся в ведение этой организации. Кроме того, приводятся сведения о реорганизации, переименовании министерства (ведомства), организации за запрашиваемый период.

Трудовой стаж депутата любого уровня устанавливается по учетной карточке, которая, как правило, находится в его личном деле (Приложение N 24).

Основанием для подтверждения стажа вольнонаемных в военных учреждениях и организациях являются приказы, книги учета и именные списки вольнонаемного состава, раздаточные ведомости на выдачу заработной платы вольнонаемному составу, лицевые карточки на выдачу заработной платы, переписка по вольнонаемному составу, переписка по вольнонаемным переводчикам.

Основными источниками для исполнения запросов о подтверждении трудового стажа партийных и комсомольских работников являются:

1) для лиц, работавших секретарями партийных и комсомольских комитетов разных уровней (секретарей обкомов, горкомов, райкомов партии и комсомола, первичных партийных и комсомольских организаций):

- постановления и протоколы конференций и собраний соответствующих партийных и комсомольских органов и организаций;

- постановления и протоколы пленумов соответствующих партийных, комсомольских комитетов (если решение об утверждении состоялось в период между отчетно-выборными конференциями и собраниями);

- постановления и протоколы заседаний бюро, секретариата вышестоящего партийного, комсомольского комитета, утверждающего решения нижестоящего комитета;

- книги распоряжений по аппарату соответствующего обкома, горкома, райкома;

2) для лиц, работавших заведующими отделами партийных, комсомольских комитетов:

- протоколы пленумов и заседаний бюро соответствующих комитетов;

3) для лиц, работавших заместителями заведующих отделами, заведующих секторами, помощниками секретарей, инструкторами, пропагандистами, лекторами, инспекторами, освобожденными работниками первичных партийных и комсомольских организаций и на других ответственных должностях партийных и комсомольских комитетов разных уровней:

- протоколы заседаний бюро соответствующего комитета (Приложение N 25);

- протоколы заседаний бюро и секретариата обкомов партии и комсомола.

Кроме того, для всех вышеперечисленных в пп. 1 - 3 лиц основанием для подтверждения трудового стажа могут являться также распоряжения об их приеме, перемещении и увольнении;

4) для лиц, входивших в номенклатуру партийных и комсомольских комитетов (руководителей областного и районного значения, промышленных предприятий, строительных организаций, председателей колхозов, директоров совхозов, домов культуры и отдыха, редакторов газет, пионервожатых):

- протоколы заседаний бюро соответствующего комитета;

- протоколы заседаний бюро и секретариата обкомов партии и комсомола;

5) для лиц, работавших техническими работниками (библиотекарей, машинисток), для обслуживающего персонала (уборщиц, водителей и др.) обкомов, горкомов, райкомов партии и комсомола:

- книги (журналы) распоряжений (приказов) по личному составу соответствующего комитета;

6) для работников издательств крайкомов/обкомов КПСС, редакций газет и журналов партийных и комсомольских органов, рядовых работников общественных объединений:

- книги (журналы) распоряжений (приказов) по личному составу соответствующих издательств, редакций газет и журналов партийных и комсомольских органов, общественных объединений;

7) для руководящих работников общественных организаций при обкомах и/или райкомах КПСС и ВЛКСМ:

- протоколы заседаний пленумов и секретариата; протоколы заседаний президиума;

8) для лиц, работавших председателями в общественных объединениях:

- протоколы учредительных и отчетно-выборных съездов, конференций, собраний, заседаний бюро, правления * .

--------------------------------

* Как правило, избранные секретари парткомов работали на общественных началах. Исключение составляют региональные отделения партии "Единая Россия", КПРФ, где имеются штатные работники.

В данном случае необходимо указывать период выплаты работнику заработной платы.

Кроме того, для партийных и комсомольских работников любого уровня основанием для подтверждения трудового стажа служат невостребованные партийные билеты образца 1973 г. и комсомольские билеты (при наличии отметок о выплате членских взносов с заработной платы), а также учетные карточки членов партии образца 1973 г., учетные карточки членов комсомола. Эти документы могут подтвердить период работы только за то время, за которое имеются отметки об уплате членских взносов от заработной платы или стипендии.

Косвенными источниками для подтверждения трудового стажа при отсутствии других данных могут служить справки-объективки и должностные (номенклатурные) картотеки, которые велись в краевых (областных) комитетах КПСС.

Следует учитывать, что решение пленума, заседаний бюро соответствующего комитета об утверждении в должности ответственного партийного или комсомольского работника или освобождении его от данной должности могло быть принято по истечении нескольких месяцев после того, как заявитель фактически приступил к работе или прекратил исполнять свои обязанности. Документы о работе сотрудников общественных организаций при обкомах и/или райкомах КПСС и ВЛКСМ могут находиться как в составе самих обкомов и райкомов, так и в составе фондов общественных организаций (если документы поступили на хранение).

При отсутствии нужных сведений в вышеуказанных видах документов дополнительными источниками для подтверждения трудового стажа служат:

- личные листки по учету кадров с отметкой о проверке подлинности внесенных сведений, подписанные и заверенные печатью характеристики, хранящиеся в личных делах по учету кадров как штатных работников партийных и комсомольских организаций всех уровней, так и работников партийной номенклатуры;

- лицевые счета и расчетные (платежные) ведомости штатных работников соответствующего партийного или комсомольского органа;

- списки работников, входивших в номенклатуру соответствующего или вышестоящего комитета;

- лицевые счета и расчетные (платежные) ведомости работников издательств крайкомов/обкомов КПСС, редакций газет и журналов партийных и комсомольских органов.

Следует иметь в виду, что периоды учебы в высших партийных школах не засчитываются в стаж работы лица.

Разновидностью запросов о трудовом стаже являются запросы о подтверждении факта включения должностей заявителей в штатные расписания партийных и комсомольских органов. В штатных расписаниях комитетов КПСС и ВЛКСМ, которые могут находиться как в фондах данных комитетов, так и в фондах вышестоящих партийных и комсомольских органов, содержатся сведения об освобожденных партийных или комсомольских работниках. В архивную справку по таким запросам включаются сведения о получении заявителем в занимаемой им должности заработной платы в соответствующем комитете КПСС или ВЛКСМ.

Если запрашиваемое лицо работало в ЦК КПСС, ЦК компартий союзных республик, крайкомах, обкомах, окружкомах, райкомах, горкомах партии и их аппаратах, в парткомах органов государственной власти и управления до 14 марта 1990 г. (до введения в действие в новой редакции статьи 6 Конституции (Основного Закона) СССР), не включая периоды работы на должностях в парткомах на предприятиях, в организациях и учреждениях, его работа в этих органах учитывается при исчислении стажа государственной службы * . Для подтверждения его стажа работы по штатным расписаниям и статотчетам о составе партийных организаций, по финансовым отчетам конкретного комитета КПСС следует подтвердить вхождение того или иного партийного учреждения в структуру партийного органа. Например, по штатным расписаниям обкома КПСС работники Дома политического просвещения, вечернего института марксизма-ленинизма относились к отделу пропаганды и агитации, а Дома передового опыта, партийных курсов обкома КПСС - к орготделу обкома партии.

--------------------------------

* Указ Президента Российской Федерации от 19.11.2007 N 1532 "Об исчислении стажа государственной гражданской службы Российской Федерации для установления государственным гражданским служащим Российской Федерации ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет на государственной гражданской службе Российской Федерации, определения продолжительности ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за выслугу лет и размера поощрений за безупречную и эффективную государственную гражданскую службу Российской Федерации" // Собрание законодательства Российской Федерации. 2007. N 48 (ч. II), ст. 5949, п. 19.

Для установления трудового стажа комсомольцев и молодежи при освоении целинных и залежных земель 1954 - 1960 гг. и участии в работе студенческих строительных отрядов за 1968 - 1992 гг. необходимо просматривать протоколы заседаний бюро областных и краевых комсомольских органов, постановления областных штабов студенческих строительных отрядов, книги распоряжений по областному штабу студенческих строительных отрядов, приказы по личному составу, выписки из решений заседаний комитетов ВЛКСМ учебных заведений, договоры на строительство объектов, перечни объектов-строек, списки бойцов стройотрядов, отчеты о работе, акты о несчастных случаях, документы о заработной плате; списки и заявления молодежи (Приложение N 25).

Сведения о трудовом стаже колхозников содержатся в фондах колхозов, совхозов, сельских советов в приказах, карточках по учету кадров, книгах лицевых счетов колхозников, книгах расчетов с членами колхоза, книгах учета трудодней колхозников, списках членов колхоза и их семей. Косвенные сведения могут содержаться в протоколах заседаний членов правления колхоза, рабочкома, общих собраний колхозников; в протоколах заседаний комиссии по восстановлению трудового стажа и квалификационной комиссии (Приложение N 26). В фондах сельских Советов сведения о трудовом стаже колхозников содержатся в похозяйственных и земельно-шнуровых книгах (Приложение N 27).

В некоторых случаях рекомендуется привлекать фонды других организаций. Так, например, если заявитель работал в запрашиваемый период председателем колхоза, сведения о его работе могут быть в фонде райисполкома, в случае партийности заявителя - в фонде соответствующего партийного органа, бухгалтером - в фонде райфинотдела, агрономом - в фондах районного, областного, краевого, республиканского органов сельского хозяйства (Областного управления Министерства сельского хозяйства Республики), трактористом - в фонде МТС и др.

Для установления трудового стажа лицам, работавшим за рубежом (если нет личных дел), используются приказы по личному составу о направлении сотрудников в командировку или их выездные (командировочные) дела (Приложение N 28), а также документы по заработной плате, где могут содержаться записи и иметься начисления командировочных. Если этих документов в соответствующем фонде нет, следует обращаться к документам вышестоящей организации, которая направляла заявителя в загранкомандировку, или к документам партийных органов, через которые часто шло оформление заграничных командировок.

Если заявитель при оформлении пенсии вынужден представлять в качестве документа, подтверждающего его трудовой стаж или размер заработной платы, партийный билет образца 1973 г., находящийся у него на руках, ему необходимо бывает подтвердить партийный стаж. Источниками информации о партийном стаже являются книги регистрации учетных карточек членов КПСС образца 1973 г., книги учета и выдачи партбилетов образца 1973 г., личные дела по приему в партию, протоколы бюро комитетов райкомов, горкомов КПСС, а также парткомов с правами райкома, учетные карточки членов партии образца 1973 г.

3.3.2. Исполнение запросов о льготном трудовом стаже (стаж работы в особых (вредных) условиях труда

Основанием для подтверждения права на льготный стаж являются прежде всего документы по личному составу: приказы и записки по личному составу о приеме, переводе, увольнении, о предоставлении отпуска, приказы о создании комплексных бригад (звеньев) (для строительных организаций), трудовые договоры (контракты), заключенные с работниками, письменные трудовые соглашения с отметками об их выполнении и произведенных отчислениях страховых взносов, личные карточки (форма Т-2), личные дела, алфавитные книги по учету работников учреждения, списки личного состава, протоколы общих собраний трудового коллектива и протоколы заседаний правления, протоколы заседаний квалификационной комиссии, протоколы исследований воздушной среды и пр., расчетные (платежные) ведомости, расчетно-платежные ведомости, лицевые счета, табуляграммы, налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц, карточки по начислению заработной платы, тарификационные (штатно-тарификационные) списки рабочих, списки профессий, должностей, работ и показателей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (старости) на льготных условиях, а также штатные расписания, журналы (карточки) учета рабочего времени, табели учета рабочего времени.

Определенную информацию могут содержать заверенные характеристики, невостребованные партийные, профсоюзные, комсомольские билеты с отметками об уплаченных взносах и учетные карточки членов профсоюза, ведомости на уплату членских взносов политических партий и общественных объединений, карты условий труда, различные справки о вредных производствах и занятости на них.

Сведения могут содержаться также в приказах по основной деятельности, штатных расписаниях, штатных расстановках, уставах или положениях о предприятиях, коллективных договорах с перечнями работ (профессий) с вредными или опасными условиями труда, картах технологических процессов, книгах записи работ и отработанного времени в цехах с вредными условиями труда, дающих право на льготную пенсию, журналах радиационного контроля, должностных инструкциях.

Кроме того, могут привлекаться организационно-распорядительные документы вышестоящей организации (приказы, уставы, отчеты, лицевые счета и т.п.).

В связи с тем, что большая часть документов, подтверждающих особый характер работ и условия труда (приказы (распоряжения) о закреплении за определенными участками работ и оборудованием; журналы заданий; должностные (рабочие) инструкции; технологии производства; паспорта оборудования; наряды на выполнение работ; журналы учета инструктажа по охране труда), имеют незначительный срок хранения и в архивы не поступают, при составлении архивной справки обязательным требованием является просмотр не только личной карточки (или личного дела), но и всех расчетных (платежных), расчетно-платежных ведомостей и лицевых счетов за указанный в запросе период, так как в них содержатся наиболее полные сведения, необходимые для подтверждения льготного стажа (о должности, о количестве фактически отработанного времени, а также о периодах, которые не засчитываются в льготный стаж).

Дополнительно могут быть использованы сведения из информационных писем руководителей организации, из учредительных документов, где может содержаться информация об основных видах выпускаемой продукции, о принятых решениях по вопросу согласования назначения льготы соответствующим наименованиям должностей руководителей, рабочих специальностей между руководителями организации и вышестоящими организациями, Управлением социальной защиты населения, Отделением ПФ РФ.

Поиск документов следует начинать с личной карточки (форма Т-2), где могут содержаться сведения о переводах на различные объекты, в структурные подразделения, о направлении в командировки, на учебу, о предоставлении отпусков, о выполнении государственных обязанностей (в трудовых книжках содержатся только сведения о переводе на другие должности, особенно это касается строительных, строительно-монтажных организаций, которые вели работы в различных регионах страны).

При наличии нескольких видов и разновидностей документов, дающих возможность исполнения запроса о стаже работы во вредных и тяжелых условиях труда, в первую очередь, используются приказы по личному составу, приемные, переводные, увольнительные записки (Приложения N N 29, 30) и ведомости/лицевые счета.

Подтверждение права на льготный стаж в каждой отдельной отрасли имеет свои особенности и для каждого производства установлен различный порядок исчисления и подтверждения документами специального трудового стажа, дающего право на пенсию в связи с особыми условиями труда. Поэтому текст архивной справки должен содержать все сведения, имеющиеся в архиве по данному вопросу:

- из Перечней (Списков) льготных профессий, специальностей, должностей руководителей - указывать номер списка, производства, профессии, должности, раздел, подраздел, краткое описание выполняемых работ (Приложение N 30);

- из Приложений к коллективным договорам, в которых имеются списки должностей, рабочих специальностей, которым в соответствии с постановлениями Правительства устанавливаются доплаты за вредные условия труда или предоставляется дополнительный отпуск - указывать номер списка, производства, профессии, должности, раздел, подраздел, краткое описание выполняемых работ, продолжительность дополнительного отпуска или процент доплат;

- из приказов по основной деятельности - указывать сведения о характере производства и выпускаемой продукции (например, для флотов - сведения о типах судов и выполняемых на них работах); при отсутствии этих сведений в приказах используются другие виды документов;

- из приказов по основной деятельности, штатных расписаний, штатных расстановок, лицевых счетов, протоколов квалификационной комиссии - указывать наименование должности, название рабочей специальности, наименование или номер соответствующего структурного подразделения.

Наименование должностей, профессий, специальностей приводится полностью, с указанием цеха, особых условий труда (при наличии этих сведений в документах - о работе на подземных работах, о работах в плавсоставе на судах морского, речного флота, флота рыбной промышленности и др.). Так, например, в приказе указано, что работник принят маляром на нитрокраски в цех N 5 (покрытий и пластмасс) с доплатой за вредные условия труда. Все эти сведения в полном объеме должны приводиться в архивной справке (неверно указывать просто: "принят маляром"). Особенно это относится к таким должностям, как: электрогазосварщик ручной дуговой сварки; машинист холодильных установок, обслуживающий аммиачно-холодильные установки; литейщик пластмасс цеха покрытий и пластмасс; каменщик (обязательно указывается, что работал в специализированной бригаде (звене) каменщиков), состав комплексной бригады (звена), но с указанием только фамилии заявителя; контролер сырья и полуфабрикатов отмочно-зольного (дубно-красильного) цехов; маляр на нитрокраски.

Правильное и точное наименование должности необходимо потому, что достаточно часто оплата производилась за выполнение работ по должности, не соответствующей записи трудовой книжки;

- из приказов по личному составу - указывать периоды фактического выполнения работы, в течение полного рабочего дня, периоды ежегодных оплачиваемых отпусков, включая дополнительные, междувахтовый период, межнавигационный период, перевод в связи с производственной необходимостью с льготной на обычную работу, перевод беременной женщины в соответствии с медицинским заключением на другую работу, период испытания при приеме на работу, доплаты * (Приложение N 31). Если в связи с сокращением объемов производства работа выполнялась в режиме неполной рабочей недели, но полный рабочий день, в справке следует отражать количество фактически отработанных рабочих дней (кроме приказов по личному составу, эти сведения могут содержаться в табелях учета рабочего времени (карточках по учету календарного времени), при их отсутствии - в лицевых счетах). Эти сведения оформляются в виде таблицы (Приложения N N 30, 32);

--------------------------------

* Постановление Правительства Российской Федерации от 11.07.2002 N 516 "Об утверждении Правил исчисления периодов работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости в соответствии со статьями 27 и 28 Федерального закона "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" (с изменениями на 26.05.2009) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2002. N 28. Ст. 2872, пп. 5, 8 - 10, 12 Правил).

- из документов по заработной плате - указывать сведения о должности (приводятся полностью с указанием цеха и особых условий труда), о продолжительности рабочего дня, о совмещении профессий, о периодах, которые не засчитываются в льготный стаж на основании Правил исчисления периодов работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости в соответствии со ст. 28 Федерального закона "О трудовых пенсиях Российской Федерации", утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.07.2002 N 516 * : о прогулах, простоях, учебных отпусках, обучении на курсах повышения квалификации, отпусках без сохранения заработной платы, нахождении в отпуске по уходу за ребенком, о совмещении профессий (при отсутствии соответствующих приказов), доплатах за вредные условия труда (Приложение N 32).

--------------------------------

Возможно предоставление данной информации в виде ксерокопии документов о заработной плате, если период работы заявителя в данной организации был непродолжительным (копии прилагаются к архивной справке);

- из приказов или документов по заработной плате - указывать сведения об установлении надбавки за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним областях и сведения об отнесении участков к районам Крайнего Севера (Приложение N 32):

- из лицевых счетов, личной карточки (ф. Т-2) - указывать сведения о продолжительности очередного отпуска, об условиях труда (нормальные, вредные, тяжелые), обо всех отвлечениях от постоянной работы (предоставление учебного отпуска, отпуска без сохранения зарплаты, отпуска по уходу за ребенком, учеба на курсах повышения квалификации с отрывом от производства, простои и т.д.) - при отсутствии соответствующих приказов (Приложения N N 29 - 32);

- из табелей учета рабочего времени (при отсутствии других документов) можно подтвердить наименование организации, структурного подразделения, профессию, должность работника, сведения о продолжительности рабочего дня, сведения о неявках на работу (Приложение N 30);

- из технологических инструкций - указывать описание работ, выполняемых работниками занимаемой должности, по данной специальности, в данном структурном подразделении (номер или название производственного подразделения), продолжительность технологической операции;

- из протоколов исследования воздушной среды, перечней рабочих мест, профессий и должностей на право льготного пенсионного обеспечения и выслугу лет - указывать сведения о принадлежности данной профессии к льготным;

- из Устава организации - указывать сведения о производстве (о выпускаемой продукции); для плавсостава это сведения о типах судов и о судах, которые находились на территории акватории порта и в открытом море, о характере выполняемых работ, осуществляемых на данных типах судов;

- из личных дел (в состав которых могли быть включены наряды на выполнение работ, трудовые договоры на работу в различных регионах страны, сведения о командировках работников строительных, монтажных организаций) - указывать сведения о переводах на работу в различные регионы, в которых осуществлялись работы данной организацией, с указанием мест прикомандирования (если они указаны в документах), периодов командировок, условий труда и оплаты.

Помимо вышеперечисленных сведений для некоторых отраслей заявителю предоставляются дополнительные сведения, которые запрашивает орган, осуществляющий пенсионное обеспечение.

При исполнении запросов, подтверждающих льготный стаж в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним, в архивной справке, кроме вышеперечисленных сведений, необходимо указывать: количество отработанных часов (подтверждается по лицевым счетам); количество отработанных дней в районах Крайнего Севера (подтверждается по карточкам учета дней пребывания в районах Крайнего Севера и лицевым счетам/ведомостям) (данные сведения оформляются в виде таблицы), сведения о ежегодных очередных отпусках (подтверждается по личным карточкам или лицевым счетам); сведения о выплате процентных (полярных северных) надбавок к заработной плате (приводятся на основании приказов о выплате надбавки, на основании лицевых счетов, отметок в личной карточке) (Приложение N 32).

Исполняя запрос о периоде работы лица в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним, следует учесть, что в запрашиваемый период включается рабочее время лица как непосредственно на объекте, так и время междусменного отдыха в вахтовом поселке, время в пути от местонахождения работодателя или от пункта сбора до места выполнения работы и обратно * .

--------------------------------

1 2 3 4 … 4

Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера

Наиболее читаемые