Распоряжение ОАО "РЖД" от 23.01.2015 N 131р "Об утверждении Положения о системе внутреннего контроля в холдинге "РЖД""

Во исполнение Плана мероприятий по реализации функциональной стратегии построения единой системы внутреннего аудита и контроля в холдинге "РЖД" на период до 2015 года, утвержденного ОАО "РЖД" 27 октября 2013 г., и программы организационного развития холдинга "РЖД" на период до 2015 года, утвержденной распоряжением ОАО "РЖД" от 30 апреля 2014 г. N 1067р:

1. Утвердить прилагаемое Положение о системе внутреннего контроля в холдинге "РЖД".

2. Руководителям подразделений аппарата управления, филиалов и других структурных подразделений ОАО "РЖД" принять к руководству Положение, утвержденное настоящим распоряжением.

3. Начальникам Департамента управления дочерними и зависимыми обществами Давыдову А.Ю. и Центра по корпоративному управлению пригородным комплексом Белянкину А.Ю. инициировать проведение дочерними обществами ОАО "РЖД" корпоративных мероприятий по принятию к руководству Положения, утвержденного настоящим распоряжением.

1. Настоящее Положение определяет цели, задачи, компоненты, требования и порядок организации системы внутреннего контроля в холдинге "РЖД".

2. Система внутреннего контроля представляет собой совокупность методик, процедур, норм корпоративной культуры и организационных мер, предпринимаемых руководством ОАО "РЖД", подразделений аппарата управления ОАО "РЖД", его филиалов, других структурных подразделений и дочерних обществ для обеспечения финансовой устойчивости холдинга "РЖД".

3. Настоящее Положение разработано с учетом требований федеральных законов и других нормативных правовых актов Российской Федерации, концептуальной базы и профессиональной международной и отечественной практики в области внутреннего контроля и нормативных документов ОАО "РЖД".

4. В настоящем Положении используются следующие основные термины и понятия:

- внутренний контроль - процесс, осуществляемый руководством и работниками ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД") на всех уровнях управления и направленный на обеспечение эффективности и результативности финансово-хозяйственной деятельности, сохранности активов, достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности, соблюдения требований законодательства Российской Федерации и нормативных документов ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД");

- контрольная среда - осведомленность и действия руководства ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД"), направленные на установление и поддержание эффективного функционирования системы внутреннего контроля, а также понимание важности этой системы;

- мониторинг системы внутреннего контроля - деятельность, осуществляемая на всех уровнях управления ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД") с целью выявления соответствия компонентов системы внутреннего контроля заданным критериям;

- оценка рисков - процесс выявления и анализа рисков, который осуществляется в соответствии с процедурами, установленными нормативными документами ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД");

- процедуры внутреннего контроля - совокупность действий и мероприятий, направленных на предупреждение, ограничение и предотвращение рисков в финансово-хозяйственной деятельности ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД");

- управление рисками - процесс выявления и оценки рисков, выбора и применения способов реагирования на риски для обеспечения разумных гарантий достижения целей ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД").

5. Действие настоящего Положения распространяется на подразделения аппарата управления ОАО "РЖД", его филиалы и другие структурные подразделения (далее - подразделения ОАО "РЖД").

Выполнение процедур внутреннего контроля осуществляется в пределах существующей штатной численности подразделений ОАО "РЖД" и выполняемых ими функций.

Настоящее Положение реализуется в дочерних обществах ОАО "РЖД" путем проведения корпоративных процедур в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными документами ОАО "РЖД".

6. Создание системы внутреннего контроля направлено на обеспечение разумной уверенности в достижении поставленных перед холдингом "РЖД" целей.

7. Эффективная система внутреннего контроля подразумевает построение ее на различных уровнях управления ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД") путем внедрения и выполнения необходимых процедур контроля в бизнес-процессах и посредством организации функций, координирующих деятельность ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД") в рамках системы внутреннего контроля.

8. Основными задачами системы внутреннего контроля в холдинге "РЖД" являются:

- обеспечение эффективности и результативности финансово-хозяйственной деятельности;

- обеспечение сохранности активов и экономичного использования ресурсов;

- выявление рисков и управление ими;

- обеспечение достоверности и полноты бухгалтерской (финансовой) и иных видов отчетности;

- соблюдение законодательства и нормативных правовых актов Российской Федерации и нормативных документов ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД").

9. Основой организации и функционирования системы внутреннего контроля в ОАО "РЖД" и его дочерних обществах являются следующие компоненты:

- контрольная среда;

- оценка рисков;

- процедуры внутреннего контроля;

- информация и коммуникация;

- мониторинг.

10. Контрольная среда является основой для всех других компонентов системы внутреннего контроля и представляет атмосферу в ОАО "РЖД" и его дочерних обществах, определяющую общее понимание работниками внутреннего контроля и требований к нему. Она отражает культуру управления ОАО "РЖД" и его дочерних обществ и создает надлежащее отношение руководителей и работников к организации и осуществлению внутреннего контроля.

К факторам, влияющим на контрольную среду, относятся управленческая философия и стиль управления, стратегия и цели деятельности, организационная структура, культура и этические ценности, компетентность работников, включая компетентность в вопросах внутреннего контроля.

Стиль управления в ОАО "РЖД" и его дочерних обществах предполагает создание позитивного отношения субъектов внутреннего контроля к вопросам внутреннего контроля во всех видах деятельности холдинга "РЖД".

Организационная структура ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД") обеспечивает функционирование системы внутреннего контроля посредством:

- определения функций субъектов внутреннего контроля;

- закрепления полномочий и ответственности за выполнение процедур внутреннего контроля;

- оперативного обмена информацией и своевременного принятия управленческих решений с учетом использования эффективных процедур внутреннего контроля.

11. Оценка рисков проводится в целях получения достоверной информации о существующих рисках и проведения необходимого анализа для принятия обоснованных решений по управлению рисками. Основными результатами проведения оценки рисков являются описание риска и выявление условий, способствующих возникновению риска. Информация о выявленных рисках служит основанием для разработки новых процедур внутреннего контроля и анализа эффективности существующих.

12. Процедуры внутреннего контроля разрабатываются и осуществляются всеми подразделениями ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД") с учетом рисков соответствующих бизнес-процессов. Процедуры внутреннего контроля регулярно пересматриваются, совершенствуются и обновляются с учетом изменений в деятельности холдинга "РЖД" и условий внешней среды.

В ОАО "РЖД" и его дочерних обществах применяются процедуры внутреннего контроля, такие как:

- документальное оформление всех фактов хозяйственной жизни;

- подтверждение соответствия между объектами (документами) или их соответствия установленным требованиям, а также процедуры контроля взаимосвязанных фактов хозяйственной жизни;

- санкционирование (авторизация) операций, обеспечивающее подтверждение правомочности их совершения (например, утверждение авансового отчета работника его руководителем);

- сверка данных путем проверки полноты, точности, непротиворечивости и корректности информации, полученной из разных источников;

- разграничение полномочий, в том числе посредством исключения совмещения одним лицом функций инициирования, исполнения и контроля за совершением хозяйственных операций;

- контроль фактического наличия и состояния объектов, в том числе физическая охрана, ограничение доступа и инвентаризация;

- надзор, обеспечивающий оценку достижения поставленных целей или показателей;

- процедуры, связанные с компьютерной обработкой информации и информационными системами (компьютерный контроль), осуществляющие контроль доступа, целостности данных и внесения изменений в информационные системы.

Для целей противодействия злоупотреблениям наиболее эффективными процедурами внутреннего контроля являются санкционирование (авторизация) операций, разграничение полномочий, контроль фактического наличия и состояния объектов.

Содержание конкретных процедур внутреннего контроля зависит от уровня управления и функциональной направленности подразделения ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД").

Процедуры внутреннего контроля, применяемые в ОАО "РЖД" и его дочерних обществах, подразделяются на предварительные и последующие. Предварительные процедуры внутреннего контроля направлены на предупреждение появления ошибок и нарушений установленного порядка деятельности (контроль фактического наличия и состояния объектов, санкционирование (авторизация) сделок и операций и др.). Последующие процедуры внутреннего контроля направлены на выявление ошибок и нарушений установленного порядка деятельности (сверка, надзор и др.).

Функции по осуществлению внутреннего контроля определяются положениями о подразделениях ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД") и должностными инструкциями работников в соответствии с возложенными задачами и направлениями их работы.

Условия функционирования системы внутреннего контроля определяются во внутренних документах подразделений ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД") руководителями подразделений самостоятельно в рамках своей компетенции.

13. Информация и коммуникация представляют собой получение и распространение информации, необходимой для реализации управленческих функций, принятия своевременных и обоснованных решений и осуществления внутреннего контроля.

В ОАО "РЖД" и его дочерних обществах обеспечивается создание эффективных каналов обмена информацией, включая как вертикальные, так и горизонтальные связи.

14. Мониторинг системы внутреннего контроля проводится с целью определения ее текущего состояния, в том числе способности обеспечить выполнение поставленных перед ней целей и задач. Мониторинг осуществляется в ОАО "РЖД" и его дочерних обществах непрерывно в ходе повседневной деятельности и путем проведения периодических оценок.

Непрерывный мониторинг выполняется руководителями и работниками подразделений ОАО "РЖД" (дочерних обществ ОАО "РЖД") и предусматривает:

- организацию и осуществление постоянного контроля за выполнением процедур внутреннего контроля;

- проверку результатов выполнения отдельных наиболее рискованных хозяйственных операций;

- проведение регулярного анализа результатов деятельности подразделения и своевременное выявление изменений в бизнес-процессах, описании или этапах выполнения процедур внутреннего контроля;

- организацию и проведение самостоятельной оценки системы внутреннего контроля в подразделениях;

- своевременное доведение информации о выявленных недостатках системы внутреннего контроля до заинтересованных лиц всех уровней управления.

Для периодической и независимой оценки эффективности системы внутреннего контроля в ОАО "РЖД" (дочернем обществе ОАО "РЖД") организуется и проводится внутренний аудит.

15. К организации системы внутреннего контроля в холдинге "РЖД" предъявляются следующие основные требования, которые обусловливают ее эффективное функционирование:

1) интегрированность.

Система внутреннего контроля наиболее эффективна, если она встроена в бизнес-процесс и ежедневные операции;

2) комплексность.

Система внутреннего контроля охватывает все субъекты внутреннего контроля и функциональные направления деятельности. Обязанность по организации и поддержанию надежной и эффективной системы внутреннего контроля лежит на руководителях всех уровней управления, и каждый работник знает, понимает и выполняет свою роль в системе внутреннего контроля. Система внутреннего контроля функционирует на основе четкого и эффективного взаимодействия всех субъектов внутреннего контроля;

3) непрерывность.

Система внутреннего контроля функционирует на постоянной основе, что позволяет своевременно выявлять нарушения и отклонения, устранять и предупреждать их возникновение в будущем;

4) своевременность информирования.

Информация о выявленных существенных нарушениях финансово-хозяйственной деятельности, рисках, недостатках и слабых местах контроля, их причинах и корректирующих мероприятиях своевременно доводится до руководителей соответствующего уровня управления;

5) ответственность.

Все субъекты внутреннего контроля несут в рамках своих полномочий ответственность за эффективное функционирование системы внутреннего контроля. Права, функции и обязанности субъектов внутреннего контроля определены и закреплены нормативными документами ОАО "РЖД";

6) ориентированность на риски.

Система внутреннего контроля находится в прямом взаимодействии с процессами управления рисками, в результате чего обеспечивается своевременная разработка и эффективное внедрение процедур внутреннего контроля и мероприятий по воздействию на риски;

7) разделение обязанностей.

Права и обязанности субъектов внутреннего контроля разграничиваются в зависимости от их отношения к процессам разработки, утверждения, применения, мониторинга и оценки системы внутреннего контроля;

8) адаптивность.

Система внутреннего контроля своевременно и адекватно настраивается на решение новых задач, возникающих в результате изменения внутренних и внешних условий функционирования, постоянно при этом совершенствуясь.

16. Система внутреннего контроля в ОАО "РЖД" определяется совокупностью объектов и субъектов. Объектами системы внутреннего контроля являются финансово-хозяйственная деятельность подразделений ОАО "РЖД" и его бизнес-процессы. Состав субъектов системы внутреннего контроля определяется организационной структурой ОАО "РЖД".

17. Совет директоров ОАО "РЖД" и Комитет по аудиту и рискам совета директоров ОАО "РЖД" определяют общие направления организации системы внутреннего контроля, рассматривают результаты оценки ее эффективности и анализируют ее фактическое состояние с учетом характера, масштабов и условий деятельности ОАО "РЖД".

18. Президент ОАО "РЖД" и правление ОАО "РЖД" курируют вопросы повышения эффективности системы внутреннего контроля, рассматривают информацию о текущем состоянии и надежности процедур внутреннего контроля, утверждают нормативные документы, регламентирующие организацию системы внутреннего контроля.

19. Первые вице-президенты, старшие вице-президенты, вице-президенты и главный бухгалтер ОАО "РЖД" курируют вопросы организации и осуществления внутреннего контроля в соответствии с возложенными на них обязанностями.

20. Директор ОАО "РЖД" по внутреннему контролю и аудиту организует работу по проведению внутреннего контроля финансово-хозяйственной деятельности подразделений ОАО "РЖД", оценке эффективности функционирования системы внутреннего контроля и разработке рекомендаций по внедрению дополнительных процедур внутреннего контроля, рассматривает и представляет руководству ОАО "РЖД" информацию о финансово-хозяйственной деятельности подразделений ОАО "РЖД" и эффективности системы внутреннего контроля.

21. Центр внутреннего контроля "Желдорконтроль" проводит проверки финансово-хозяйственной деятельности подразделений ОАО "РЖД", осуществляет контроль за выполнением мероприятий по устранению выявленных нарушений и недостатков в системе внутреннего контроля, координирует деятельность подразделений ОАО "РЖД" по организации и осуществлению внутреннего контроля, обеспечивает руководство ОАО "РЖД" достоверной информацией о финансово-хозяйственной деятельности подразделений ОАО "РЖД".

22. Центр внутреннего аудита "Желдораудит" осуществляет оценку фактического состояния и эффективности системы внутреннего контроля, включая контроль качества процесса ее самостоятельной оценки, проведенной подразделениями ОАО "РЖД", разрабатывает рекомендации по повышению эффективности системы внутреннего контроля и внедрению дополнительных процедур внутреннего контроля, подготавливает информацию руководству ОАО "РЖД" о надежности процедур внутреннего контроля в подразделениях ОАО "РЖД".

23. Руководители подразделений ОАО "РЖД" в соответствии со своими функциональными обязанностями несут ответственность за формирование, внедрение, мониторинг и совершенствование системы внутреннего контроля.

К функциям руководителей подразделений ОАО "РЖД" в сфере внутреннего контроля во вверенных им функциональных областях деятельности могут относиться:

- организация и обеспечение эффективного функционирования системы внутреннего контроля;

- разработка и документирование системы внутреннего контроля и применяемых процедур внутреннего контроля;

- распределение полномочий, обязанностей и ответственности между работниками, находящимися в их подчинении, за конкретные направления внутреннего контроля;

- организация исполнения и обеспечения эффективности и достаточности процедур внутреннего контроля;

- анализ бизнес-процессов на предмет обеспечения функционирования внутреннего контроля и возможности достижения поставленных целей;

- организация и осуществление постоянного контроля за выполнением процедур внутреннего контроля;

- организация и проведение самостоятельной оценки системы внутреннего контроля;

- организация формирования и актуализации реестра процедур внутреннего контроля с учетом выявленных рисков;

- разработка планов мероприятий по устранению выявленных нарушений и недостатков системы внутреннего контроля и недопущению их впредь;

- своевременное информирование заинтересованных лиц о факторах, влияющих на повышение вероятности возникновения потерь и других негативных последствий вследствие реализации рисков, и выявленных недостатках системы внутреннего контроля.

Работники ОАО "РЖД" в соответствии с возложенными на них обязанностями в сфере внутреннего контроля осуществляют:

- своевременное и качественное выполнение процедур внутреннего контроля в соответствующих функциональных областях деятельности;

- анализ и пересмотр существующих процедур внутреннего контроля с учетом выявленных изменений в процессах и рисках;

- процедуры по самостоятельной оценке системы внутреннего контроля;

- оперативное информирование своего непосредственного руководителя о выявленных отклонениях и недостатках системы внутреннего контроля, которые привели (могут привести) к негативным последствиям;

- устранение недостатков системы внутреннего контроля, выявленных по результатам мониторинга.

24. В дочерних обществах ОАО "РЖД" состав и функции субъектов внутреннего контроля определяются организационной структурой и внутренними нормативными документами.

25. Эффективность системы внутреннего контроля в ОАО "РЖД" (дочернем обществе ОАО "РЖД") может быть ограничена следующими факторами:

- изменением экономической конъюнктуры или законодательства Российской Федерации, возникновением новых обстоятельств вне сферы влияния руководства;

- превышением должностных полномочий руководителями подразделений или работниками;

- возникновением ошибок в процессе принятия управленческих решений и осуществления фактов хозяйственной жизни.