Приказ Роскартографии от 03.04.2007 N 33-пр "Об утверждении Положения о Центральном архиве Федерального агентства геодезии и картографии"

В целях совершенствования работы по комплектованию, хранению, учету, использованию образующихся в деятельности Федерального агентства геодезии и картографии, а также своевременной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Постановлением Правительства Российской Федерации от 29.07.2004 N 386 "Об утверждении Положения о Федеральном агентстве геодезии и картографии" приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о Центральном архиве Федерального агентства геодезии и картографии.

1.1. Положение о Центральном архиве Федерального агентства геодезии и картографии (далее - Положение) разработано в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10.2004, N 43, ст. 4169), Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. N 290 "О Федеральном архивном агентстве" (Собрание законодательства Российской Федерации, 21.06.2004, N 25, ст. 2572), Постановлением Правительства Российской Федерации от 29 июля 2004 г. N 386 "Об утверждении Положения о Федеральном агентстве геодезии и картографии" (Собрание законодательства Российской Федерации, 02.08.2004, N 31, ст. 3272) и Приказом Роскомархива от 29 июня 1992 г. N 151 "О примерном Положении о Центральном архиве министерства, ведомства Российской Федерации" (Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств РФ, N 3, 1993) в целях совершенствования работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, в том числе по личному составу, образовавшихся в процессе деятельности центрального аппарата Федерального агентства геодезии и картографии и его предшественников, оказания организационно-методической помощи архивам территориальных органов и подведомственных предприятий.

1.2. Центральный архив Федерального агентства геодезии и картографии (далее - Центральный архив) составляют документы центрального аппарата Федерального агентства геодезии и картографии (далее - Агентство), его территориальных органов и подведомственных Агентству федеральных государственных унитарных предприятий, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, входящие в состав Архивного фонда Российской Федерации, являющиеся собственностью государства и подлежащие постоянному хранению в Государственном архиве Российской Федерации - далее ГА РФ.

1.3. До передачи на постоянное хранение архивные документы временно, в пределах, установленных Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", хранятся в Агентстве.

1.4. Центральный архив Агентства обеспечивает финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета, отбора, упорядочения, сохранности и использования архивных документов, а также подготовку к передаче на постоянное хранение в ГА РФ документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в результате деятельности центрального аппарата и его предшественников, и оказывает территориальным органам и подведомственным Агентству федеральным государственным унитарным предприятиям необходимую методическую помощь в решении этих вопросов. В соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством (далее - Росархив), обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Агентства.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Агентства несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.5. В центральном аппарате Агентства для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, документов по личному составу и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение создан Центральный архив.

1.6. Федеральное агентство геодезии и картографии, в процессе деятельности которого образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в Центральный архив, выступает источником комплектования архивными документами.

1.7. Центральный архив входит в состав Специального отдела Управления делами Агентства.

1.8. В своей работе Центральный архив руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Положением о Федеральном агентстве геодезии и картографии, актами Министерства транспорта Российской Федерации, Федерального агентства геодезии и картографии, Федерального архивного агентства, а также настоящим Положением.

1.9. Центральный архив Агентства разрабатывает и утверждает по согласованию со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти перечни документов, образующихся в процессе деятельности, с указанием сроков хранения.

1.10. Центральный архив Агентства имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом. Ограничивается доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную, конфиденциальную информацию (личные дела и др.) и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам Архивного фонда Российской Федерации.

1.11. Центральный архив Агентства при наличии соответствующих архивных документов обязан бесплатно предоставлять оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.12. Центральный архив Агентства в соответствии с законодательством Российской Федерации может на основе имеющихся архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств.

1.13. Центральный архив работает по планам и в соответствии с регламентом работы, утвержденным начальником Управления делами Агентства и отчитывается перед ним о своей работе.

1.14. Контроль за деятельностью Центрального архива осуществляет начальник Специального отдела Управления делами Агентства.

1.15. Центральный архив Агентства осуществляет взаимодействие с Федеральным архивным агентством и Государственным архивом Российской Федерации.

1.16. Центральный архив возглавляет заведующий - ведущий специалист-эксперт Специального отдела Управления делами, назначаемый на должность руководителем Агентства по представлению начальника Управления делами.

Центральный архив хранит:

2.1. Законченные делопроизводством центрального аппарата Агентства документы постоянного хранения (в т.ч. секретные), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности Агентства и документы по личному составу.

2.2. Документы по личному составу Главного управления геодезии и картографии при Совете Министров СССР.

2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу Комитета геодезии и картографии СССР (Госгеодезия).

2.4. Документы постоянного хранения и по личному составу Главного управления картографии при Совете Министров РСФСР (Главкартография РСФСР).

2.5. Документы постоянного хранения и по личному составу Комитета по геодезии и картографии Министерства экологии и природных ресурсов Российской Федерации.

2.6. Документы постоянного хранения и по личному составу Федеральной службы геодезии и картографии России.

2.7. Документы личного происхождения видных деятелей отрасли, поступившие в архив.

2.8. Страховой фонд копий особо ценных дел и документов Архивного фонда Российской Федерации, необходимых для практической работы Агентства.

2.9. Научно-справочный аппарат к документам Центрального архива.

Основными задачами Центрального архива являются:

3.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2.1 настоящего Положения.

3.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в Центральном архиве.

3.3. Подготовка и своевременная передача документов Центрального архива на постоянное хранение с соблюдением правил, установленных специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

3.4. Методическое руководство работой архивов территориальных органов Агентства и подведомственных ему федеральных государственных унитарных предприятий.

3.5. Осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве (в т.ч. секретном) структурных подразделений центрального аппарата Агентства.

3.6. Внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.

В соответствии с возложенными на него задачами Центральный архив осуществляет следующие функции:

4.1. Разрабатывает и согласовывает с ГА РФ графики представления описей на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) ГА РФ и передачи документов Центрального архива на постоянное хранение.

4.2. В соответствии с графиком представления описей, утвержденным в установленном порядке, принимает документы (в т.ч. секретные) структурных подразделений центрального аппарата, упорядоченные в соответствии с правилами, установленными требованиями, не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводства.

4.3. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел и периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку наличия дел в архиве.

4.4. Осуществляет выявление и учет особо ценных дел и документов.

4.5. Организует работу по созданию и хранению страхового фонда особо ценных дел и документов и ведет учет этих копий.

4.6. Составляет и представляет не позднее чем через 4 года после завершения делопроизводством сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения (в т.ч. секретные) и описей дел по личному составу на рассмотрение Центральной экспертной комиссии Федерального агентства геодезии и картографии (далее - ЦЭК Агентства) и ЭПК ГА РФ.

4.7. Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к хранящимся в Центральном архиве делам и документам на уровне требований, обеспечивающих его преемственность с научно-справочным аппаратом Государственного архива Российской Федерации.

4.8. Организует использование документов:

- информирует руководство и работников Агентства о составе и содержании документов Центрального архива, по поручению руководства Агентства осуществляет выявление документов;

- выдает в установленном порядке для работы дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки, консультирует организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

4.9. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в Центральном архиве, представляет на рассмотрение ЦЭК Агентства описи на дела, подлежащие хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения.

4.10. Оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Агентства, консультирует территориальные органы и подведомственные федеральные государственные унитарные предприятия по этим вопросам.

4.11. Готовит заключения на документы, представляемые на рассмотрение ЦЭК Агентства и ЭПК ГА РФ.

4.12. Оказывает структурным подразделениям центрального аппарата Агентства методическую помощь в составлении номенклатур дел, Специальному отделу Управления делами (в т.ч. секретного) - в составлении сводной номенклатуры дел центрального аппарата Агентства. Контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве (в т.ч. секретном) и хранения их в структурных подразделениях, а также подготовку дел к передаче в ГА РФ.

4.13. Участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) и организации работы с архивными документами в центральном аппарате Агентства, его территориальных органах и подведомственных ему федеральных государственных унитарных предприятиях.

4.14. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников Центрального архива и Специального отдела Управления делами, в структурных подразделениях Агентства, территориальных органах и подведомственных федеральных государственных унитарных предприятиях.

4.15. Проводит мероприятия (совещания, семинары и т.д.) по внедрению нормативно-методических пособий по архивному делу и делопроизводству в структурных подразделениях Агентства, территориальных органах и подведомственных федеральных государственных унитарных предприятиях.

4.16. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГА РФ документы Архивного фонда Российской Федерации и страховые копии особо ценных дел и документов центрального аппарата Агентства.

4.17. Ежегодно представляет в ГА РФ сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива).

Для выполнения возложенных задач и функций Центральный архив имеет право:

5.1. Представлять начальнику Управления делами в установленном порядке предложения к планам мероприятий по совершенствованию архивного дела в системе Агентства.

5.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Агентства, его территориальных органах и подведомственных ему федеральных государственных унитарных предприятиях.

5.3. Запрашивать от структурных подразделений Агентства, а также территориальных органов и подведомственных федеральных государственных унитарных предприятиях сведения, необходимые для работы Центрального архива.

5.4. Рассматривать нормативные и методические документы по вопросам организации архивного дела в системе Агентства.