Приказ Минспорттуризма РФ от 14.07.2009 N 504 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации"
В соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2005, N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413), и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. N 536 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 27 января 2006 г., регистрационный N 7418), в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологии работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации.
2. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.
Министр В.Л.МУТКО
Утверждена Приказом Министерства спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации от 14 июля 2009 г. N 504
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ СПОРТА, ТУРИЗМА И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2005, N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413), Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, с учетом специфики работы аппарата Минспорттуризма России в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологии работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
1.2. Настоящая Инструкция устанавливает обязательные для всех работников аппарата Минспорттуризма России общие требования к функционированию служб документационного обеспечения департамента, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.
1.3. Документы Минспорттуризма России являются собственностью государства, и вопросы работы с ними регулируются законодательством Российской Федерации.
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные (компьютерные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
1.5. Ответственность за организацию и надлежащее ведение делопроизводства в соответствии с настоящей Инструкцией, сохранность документов в департаментах несут директора департаментов.
Директора департаментов определяют ответственных за ведение делопроизводства в департаментах, функции которых устанавливаются должностными регламентами.
1.6. Сотрудники Минспорттуризма России несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов. Об утрате документов немедленно докладывается директору департамента и сообщается в Отдел документационного обеспечения Департамента управления делами.
Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения Министра спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации (далее - Министр).
При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию директора департамента передаются другому работнику.
1.7. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в департаментах возлагаются на Отдел документационного обеспечения Департамента управления делами.
Отдел документационного обеспечения Департамента управления делами систематически проверяет состояние делопроизводства в департаментах, о результатах проверки информирует их директоров и докладывает директору Департамента управления делами.
II. Правила подготовки и оформления документов
2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации
2.1.1. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом N 15 на стандартных листах бумаги формата А4.
На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.
На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".
2.1.2. Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от первого реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не более N 22 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
Например:
О внесении изменений в Федеральный закон "О физической культуре и спорте в Российской Федерации"
или
О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды
Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 24 пт и печатается через двойной межстрочный интервал.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.
Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.
Например:
РАЗДЕЛ I
ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ОБЛАСТИ ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА
Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.
Например:
Подраздел I. Физкультурно-спортивные организации
Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Например:
Глава 5. Порядок создания, реорганизации и ликвидации физкультурно-спортивных организаций
Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.
Например:
§1. Спортивные федерации
Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Например:
Статья 33. Права и обязанности спортивных федераций
В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом.
В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.
Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.
Образец оформления законопроекта приводится в Приложении N 1.
2.1.3. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.
Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
Например:
К проекту федерального закона "О внесении изменений в статью 1 Федерального закона "О физической культуре и спорте в Российской Федерации"
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе законодательства Российской Федерации, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации
2.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (УКАЗОВ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Президента Российской Федерации производится Минспорттуризмом России в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.
2.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом N 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
2.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт * .
--------------------------------
* Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).
Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.
Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Место издания отделяется от подписи дополнительным интервалом 48 пт межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.
На распоряжениях место издания не печатается.
Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.
Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом 18 пт.
К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".
Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).
Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к Указу Президента
Российской Федерации
_____________ N ____Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 - 3 см.
При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Указом Президента
Российской Федерации
_____________ N ____Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.
Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации приведен в Приложении N 2.
2.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации
2.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (ПОСТАНОВЛЕНИЙ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Правительства Российской Федерации производятся Минспорттуризмом России в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации.
2.3.2. Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом размером N 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
Дата акта отделяется от наименования вида акта межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.
Индекс (номер) печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа (например, N 143).
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р" (например, N 153-р).
Место издания - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.
Заголовок - порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается шрифтом размером N 14 с интервалом 18 пт.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).
Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.
Образец оформления постановления Правительства Российской Федерации приведен в Приложении N 3.
2.3.3. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: "(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 3, ст. 6)".
Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.
2.3.4. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.
2.3.5. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.
2.3.6. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала.
Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
Подпись включает наименование должности лица, подписывающего справку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.
Подписи отделяются одна от другой 1 - 2 пустыми строками.
2.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов Минспорттуризма России
2.4.1. Нормативные правовые акты издаются Минспорттуризмом России в пределах его компетенции в соответствии с Положением о Минспорттуризме России, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 N 408 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 22, ст. 2585; 2008, N 42, ст. 4825; 2008, N 46, ст. 5337; 2008, N 50, ст. 5970), в виде приказов, правил, инструкций и положений.
2.4.2. Издание нормативных правовых актов в Минспорттуризме России в виде писем и телеграмм не допускается.
2.4.3. Порядок подготовки и оформления нормативных правовых актов Минспорттуризмом России устанавливается Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895; 1997, N 50, ст. 5689; 1998, N 47, ст. 5771; 1999, N 8, ст. 1026; 2006, N 29, ст. 3251), Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2005, N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413; 2008, N 46, ст. 5337), и Регламентом Министерства спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации, утвержденным Приказом Минспорттуризма России от 07.08.2008 N 13 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 10.09.2008, регистрационный N 12255).
2.4.4. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 через 1 - 2 интервала.
2.5. Бланки документов
2.5.1. Документы Минспорттуризма России должны оформляться на бланках, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
2.5.2. В Минспорттуризме России применяются следующие бланки:
бланк Министра;
бланк статс-секретаря - заместителя Министра;
бланк заместителя Министра;
бланк письма Минспорттуризма России продольный;
бланк письма Минспорттуризма России угловой;
бланк приказа Минспорттуризма России.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков - угловой и продольный.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
2.5.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам Минспорттуризма России.
2.5.4. Бланки документов Минспорттуризма России подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.
2.5.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
2.5.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Министра с внесением соответствующих изменений в настоящую Инструкцию. Соответствующие предложения вносятся директором Департамента управления делами вместе с образцами бланков.
Образцы бланков приведены в Приложениях N 9 - 14.
2.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в Минспорттуризме России
При подготовке организационно-распорядительных документов работники отдела документационного обеспечения Департамента управления делами оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" <**>.
--------------------------------
<**> По заключению Минюста России ГОСТ Р 6.30-2003 признан не нуждающимся в государственной регистрации (письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД).
2.6.1. Государственный герб Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696).
2.6.2. Основной государственный регистрационный номер Минспорттуризма России (ОГРН) - 1087746830709.
2.6.3. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет Минспорттуризма России - 7703670548/770301001.
2.6.4. Наименование федерального органа исполнительной власти - Министерство спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации (Минспорттуризм России).
Сокращенное наименование в случае его указания располагается в скобках ниже полного наименования.
2.6.5. Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти.
Справочные данные о Минспорттуризме России включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению Минспорттуризма России (номера факсов, телексов, адрес электронной почты и т.д.).
2.6.6. Наименование вида документа.
Наименование вида документа, составленного от имени Минспорттуризма России, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
2.6.7. Код формы документа.
Код формы документа проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации.
2.6.8. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (приказы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например:
14.03.2005
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 марта 2005 г.
2.6.9. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.
2.6.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
2.6.11. Место составления или издания документа.
Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка должностного лица. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.
2.6.12. Адресат.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Например:
Министерство спорта,
туризма и молодежной политики
Российской Федерации
Департамент управления
деламиПри направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Например:
Федеральное государственное унитарное
предприятие "Спорт-Инжиниринг"
Организационно-правовое управление
Главному специалисту
А.А. ИвановуПри адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Директору Федерального
государственного унитарного предприятия
"Южный федеральный центр спортивной
подготовки"
А.А. ИвановуВ состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Например:
Федеральное государственное
учреждение "Санкт-Петербургский
научно-исследовательский институт
физической культуры"
Динамо просп., д. 2,
г. Санкт-Петербург, 197110При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.
Например:
Беловой М.В.
Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32,
Москва, 117574При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
2.6.13. Утверждение документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Министр спорта, туризма
и молодежной политики
Российской Федерации
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
00.00.0000При утверждении документа решением, приказом, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "Утверждено" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.
УТВЕРЖДЕНО
приказом
Минспорттуризма России
от 14.12.2008 N 702.6.14. Резолюция.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случае, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция оформляется на отдельном листе формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
2.6.15. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок должен отвечать на вопросы:
"о чем?" ("о ком?"), например:
ПРИКАЗ Об изменении штатного расписания
"чего?" ("кого?"), например:
Должностной регламент главного специалиста-эксперта
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.
2.6.16. Отметка о контроле.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К" и штампом "Контроль".
2.6.17. Текст документа.
Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации - автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В приказах Минспорттуризма России, действующего на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных Министру, статс-секретарю - заместителю Министра, заместителям Министра, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах Коллегии Минспорттуризма России текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");
от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");
от третьего лица единственного числа ("Минспорттуризм России не возражает").
2.6.18. Отметка о наличии приложений.
Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект... на 8 л. в 3 экз.Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172
и приложение к нему, всего на 3 л.Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение N 2
к приказу Минспорттуризма
России
от 16.12.2006 N 860Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к приказу ФГУ "Центр
спортивной подготовки
сборных команд России"
от 10.03.2006 N 212.6.19. Подпись.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются Министром или, по его поручению, статс-секретарем - заместителем Министра, заместителями Министра.
Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам, подписываются Министром, статс-секретарем - заместителем Министра, заместителями Министра или директорами департаментов в соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается <...>
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
2.6.20. Согласование проекта документа.
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и директором департамента, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам Минспорттуризма России, должны быть ими завизированы.
Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).
Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового акта Минспорттуризма России. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Директор Департамента управления делами
Личная подпись И.О. Фамилия
ДатаЗамечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Согласование проекта документа с федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.
Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра
спорта, туризма и молодежной
политики Российской Федерации
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
00.00.0000Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций.
На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами Минспорттуризма России;
с руководителями подчиненных организаций Минспорттуризму России, интересы которых затрагиваются в документе;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
2.6.21. Оттиск печати.
Минспорттуризм России имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати, указанные в Положении о Минспорттуризме России, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 N 408 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 22, ст. 2585; 2008, N 42, ст. 4825; 2008, N 46, ст. 5337; 2008, N 50, ст. 5970).
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
2.6.22. Отметка о заверении копии.
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.
Например:
Верно
Начальник отдела кадров Личная подпись А.П. Петрова
ДатаОтметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Минспорттуризма России.
2.6.23. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
И.И. Иванова
263 08 35
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
2.6.24. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
2.6.25. Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа в Минспорттуризм России содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.
2.6.26. Идентификатор электронной копии документа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в Минспорттуризме России. Электронная копия документа направляется согласно номенклатуре дел на текущий год по электронной базе документов отдела документационного отдела Департамента управления делами.
2.7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
2.7.1. Приказ
2.7.1.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Минспорттуризма России.
Проекты приказов готовят и вносят департаменты на основании поручений Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел кадров Департамента управления делами на основании соответствующих представлений.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на директоров департаментов, которые готовят и вносят проект.
Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет отдел документационного обеспечения Департамента управления делами.
2.7.1.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и директором департамента, внесшим проект, директорами департаментов, которым в проекте предусматриваются задания и поручения. Директор Департамента нормативного и правового обеспечения государственной политики визирует проекты нормативных правовых актов. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты приказов, представляемые Министру на подпись, визируются статс-секретарем - заместителем Министра или заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей.
2.7.1.3. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, выездам сборных команд России по видам спорта, наградные и по личному составу нумеруются отдельно.
2.7.1.4. Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяются печатью отдела документационного обеспечения Департамента управления делами и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю.
2.7.1.5. Приказ имеет следующие реквизиты:
Герб Российской Федерации
Наименование федерального органа исполнительной власти - Министерство спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации.
Наименование вида документа - приказ.
Дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Например:
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия одного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются департаменты или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о департаменте или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Департаменты (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Визы включают личные подписи визирующих, расшифровку подписей и дату. Место расположения виз аналогично их расположению на указах (распоряжениях) Президента Российской Федерации.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
Приказы подписывает Министр, а в его отсутствие - статс-секретарь - заместитель Министра или заместители Министра в соответствии с правом подписи, установленным в приказе о распределении обязанностей.
Приложения к приказу визируются директором департамента, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.
2.7.1.6. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).
При оформлении совместного приказа:
наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;
наименование вида документа - приказ - располагается центрованно;
дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
Образец оформления приказа приведен в Приложении N 4.
2.7.2. Положение, правила, инструкция
2.7.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Минспорттуризма России.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются Министром, или как акты, утверждаемые Минспорттуризмом России; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
2.7.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкций) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
2.7.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?".
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Образец оформления положения приведен в Приложении N 6.
2.7.3. Протокол
2.7.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
2.7.3.2. В Минспорттуризме России протоколы издаются в полной или в краткой форме. При издании протокола в краткой форме опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Подведомственные организации Минспорттуризма России могут издавать протоколы в полной или краткой форме.
2.7.3.3. Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются:
Председатель или Председательствующий
Секретарь
Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, которая печатается от границы левого поля, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об").
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений прилагается к тексту протокола и в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
2.7.3.4. Текст краткого протокола состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
2.7.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Коллегии, протоколы технических научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса.
2.7.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель департамента, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Отдела документационного обеспечения Департамента управления делами.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Отдела документационного обеспечения Департамента управления делами.
2.7.3.7. Протоколы печатаются на общем бланке Министерства спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации размером шрифта N 14, формата А4 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой.
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Образец оформления полного протокола приведен в Приложении N 7.
Образец оформления краткого протокола приведен в Приложении N 8.
2.7.3.8. Оформление реквизитов решения Коллегии Минспорттуризма России осуществляется на основании требований, изложенных в пункте 2.7.1.5 настоящей Инструкции (Приложение N 5).
2.7.4. Служебные письма
2.7.4.1. Служебные письма Минспорттуризма России готовятся:
как ответы об исполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Минспорттуризма России;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
как инициативные письма.
2.7.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются директорами департаментов.
2.7.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Служебное письмо Минспорттуризма России, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.
2.7.4.4. Текст письма излагается от 3 лица единственного числа.
Например:
"Министерство считает...", "Минспорттуризм России рассмотрел..."
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1 лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
2.7.4.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
III. Организация документооборота и исполнения документов
3.1. Организация документооборота
3.1.1. Движение документов в Минспорттуризме России с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Минспорттуризме России, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; 2005, N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413; 2008, N 46, ст. 5337), настоящей Инструкцией и Регламентом Министерства спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации, утвержденным Приказом Минспорттуризма России от 07.08.2008 N 13 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 10.09.2008, регистрационный N 12255), табелем унифицированных форм документов, положениями о департаментах Минспорттуризма России, должностными регламентами сотрудников.
3.1.3. При вводе в действие в Минспорттуризме России электронного документооборота отделом документационного обеспечения Департамента управления делами разрабатываются маршруты движения документов.
3.2. Организация доставки документов
3.2.1. Доставка документов в Минспорттуризм России осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи в Минспорттуризм России доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
3.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.
3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
3.3.1. Документы, поступающие в Минспорттуризм России на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение Министром и (или) статс-секретарем - заместителем Министра, заместителями Министра и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляются отделом документационного обеспечения Департамента управления делами. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее именуется РКФ). На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование Министерства спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации, дату и регистрационный номер.
3.3.2. Документы, адресованные Министру или статс-секретарю - заместителю Министра, заместителям Министра, а также без указания конкретного лица или департамента предварительно рассматриваются в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами, а затем направляются Министру либо статс-секретарю - заместителю Министра, заместителям Министра, либо в департамент.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения Министром и (или) статс-секретарем - заместителем Министра, заместителями Министра и направляемые непосредственно в департаменты и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в Минспорттуризме России распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно департаментам или должностным лицам.
Рассмотренные Министром или статс-секретарем - заместителем Министра, заместителями Министра документы возвращаются в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами, где в РКФ вносится содержание резолюции, а документ (подлинник) передается на исполнение с отметкой о получении в РКФ.
Подлинник документа, который исполняется несколькими департаментами, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
3.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение Министру и (или) статс-секретарю - заместителю Министра, заместителям Министра и исполнение.
3.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
3.3.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной директором департамента (Приложение N 25). Заявки хранятся в течение одного года;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и директора соответствующего департамента;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
подлежащий передаче документ регистрируется, подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующий департамент - исполнитель;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в департаментах, осуществляется их директорами.
3.3.6. Документы в электронном виде, поступающие в Минспорттуризм России, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение Министром или статс-секретарем - заместителем Министра, заместителями Министра и доставляются исполнителям.
Прием и регистрация документов в электронном виде в РКФ, поступивших на электронный адрес Минспорттуризма России, осуществляются отделом документационного обеспечения Департамента управления делами и другими департаментами.
3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов
Документы, отправляемые Минспорттуризмом России, передаются почтовой, фельдъегерской и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом документационного обеспечения Департамента управления делами в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.
С помощью средств электрической связи отдел документационного обеспечения Департамента управления делами осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.
Порядок досылки адресатам бумажных оригиналов документов, информация о которых передается по каналам электрической связи, определяется настоящим разделом. Необходимость досылки адресатам бумажных оригиналов указанных документов определяется исполнителем.
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса, номера телефона/электронного адреса или с указанием на рассылку.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или директора Департамента управления делами.
3.5. Порядок прохождения внутренних документов
3.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
3.5.2. Проекты приказов Минспорттуризма России после подготовки и согласования с заинтересованными департаментами и должностными лицами передаются в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.
Оформленные приказы передаются на подпись Министру и (или) статс-секретарю - заместителю Министра, заместителям Министра. После подписания приказы регистрируются.
3.5.3. Размноженные экземпляры подписанных и зарегистрированных приказов в обязательном порядке рассылаются в департаменты, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
3.5.4. Передача документов между департаментами осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном департаменте. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.
3.6. Учет количества документов
3.6.1. Учет количества документов за определенный период (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов.
Результаты учета количества документов обобщаются отделом документационного обеспечения Департамента управления делами и представляются Министру.
3.6.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ с учетом размноженных экземпляров.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятой в Минспорттуризме России системы учета документов (Приложение N 15).
Учет количества документов может проводиться по Минспорттуризму России в целом или по отдельным департаментам.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).
3.7. Работа исполнителей с документами
3.7.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) Министру, статс-секретарю - заместителю Министра, заместителям Министра, директорам департаментов, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.
3.7.2. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
IV. Поисковая система по документам
4.1. Регистрация документов
4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (Приложение N 24).
4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления или на следующий день, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного департамента в другой новый регистрационный номер на документе не проставляется.
4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, приказы Министерства спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации по основной деятельности, приказы по выездам сборных команд России по видам спорта, приказы о награждении, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.
4.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Например, документы, полученные из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, поступающие на рассмотрение Министру и статс-секретарю - заместителю Министра, заместителям Министра распорядительные документы и переписка за подписью Министра, регистрируются в отделе документационного обеспечения, протоколы и решения Коллегии Минспорттуризма России в Организационном отделе.
Документы, создаваемые по направлениям деятельности Минспорттуризма России, регистрируются в департаментах.
Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами в журнале регистрации.
4.1.6. Документы регистрируются в РКФ - традиционных или электронных карточках (Приложение N 23), журналах.
4.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей Минспорттуризма России, может дополняться буквенным или цифровым индексом департамента, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом.
4.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата и индекс поступления;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору;
ключевые слова;
количество листов документа;
наличие приложений;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
4.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
4.2. Организация поисковой системы по документам
4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Минспорттуризме России создаются поисковые системы по документам. Поисковые системы в Минспорттуризме России создаются в бумажном и в электронном виде.
4.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки, поисковую систему в электронном документообороте и классификационные справочники.
4.2.3. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКФ, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.
4.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:
классификатора вопросов деятельности Минспорттуризма России;
классификатора видов документов;
классификатора корреспондентов;
классификатора резолюций;
классификатора исполнителей;
классификатора результатов исполнения документов;
номенклатуры дел.
Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.
4.2.5. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подбора материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия и номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.
4.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности Минспорттуризма России.
V. Контроль исполнения документов
5.1. Порядок контроля и сроки исполнения документов в Минспорттуризме России определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; 2005, N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413; 2008, N 46, ст. 5337).
5.2. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
5.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
Обязательному контролю подлежат поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, запросы Федерального Собрания Российской Федерации, Счетной Палаты Российской Федерации, Генеральной Прокуратуры Российской Федерации и обращения граждан.
При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
5.4. Контроль исполнения обеспечивается Департаментом управления делами.
5.5. Департамент управления делами еженедельно представляет Министру, статс-секретарю - заместителю Министра, заместителям Министра и директорам департаментов информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной Министром (Приложение N 26).
5.6. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.
5.7. В случае неисполнения документа в установленный срок ответственным департаментом отдел документационного обеспечения Департамента управления делами информирует об этом служебной запиской статс-секретаря - заместителя Министра или заместителя Министра, курирующего данный департамент.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
VI. Организация работы с документами в делопроизводстве
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Минспорттуризма России (далее именуется архив) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры Российской Федерации, Федерального архивного агентства и других федеральных органов исполнительной власти.
6.1. Составление номенклатур дел
6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Минспорттуризме России, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Минспорттуризме России, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 N 408 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 22, ст. 2585; 2008, N 42, ст. 4825; 2008, N 46, ст. 5337; 2008, N 50, ст. 5970), штатным расписанием Минспорттуризма России, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Минспорттуризма России, их виды, состав и содержание.
6.1.3. В Минспорттуризме России составляются номенклатуры дел департаментов (Приложение N 16) и сводная номенклатура дел Минспорттуризма России (Приложение N 17).
6.1.4. Номенклатура дел департамента составляется (не позднее 15 ноября текущего года) сотрудником Минспорттуризма России, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом и отделом документационного обеспечения Департамента управления делами, подписывается директором департамента и представляется в архив.
Вновь созданный департамент обязан в месячный срок разработать номенклатуру дел департамента и представить ее в архив.
6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется отделом документационного обеспечения Департамента управления делами на основе номенклатур дел департаментов.
6.1.6. Сводная номенклатура дел Минспорттуризма России подписывается директором Департамента управления делами, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Минспорттуризма России, с экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) Министром. Номенклатура дел Минспорттуризма России согласовывается с Государственным архивом Российской Федерации не реже одного раза в 5 лет.
6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел департаменты Минспорттуризма России получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел отдела документационного обеспечения Департамента управления делами. Второй экземпляр используется в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами в качестве рабочего. Третий экземпляр применяется в архиве Минспорттуризма России. Четвертый - в Государственном архиве Российской Федерации, с которым согласовывалась номенклатура дел.
6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел Минспорттуризма России являются названия департаментов. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Минспорттуризма России.
6.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Минспорттуризма России.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
6.1.12. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Минспорттуризме России цифрового обозначения департамента и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах департамента. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10-3-01, где 10 - обозначение департамента - Департамента управления делами, 3 - обозначение отдела - отдел документационного обеспечения, 01 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре - "Федеральные законы Российской Федерации, относящиеся к деятельности Министерства спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации (копии)".
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных департаментов; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и подведомственных организаций.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидность документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти - Министерство спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации или департамента (автора документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Министерства спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации (планы, списки, доклады, информация)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с комитетами и комиссиями Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам спорта, туризма и молодежной политики и документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки и др.) по их выполнению
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Представления к приказам о награждении Почетным знаком "За заслуги в развитии физической культуры и спорта"
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с Федеральным государственным учреждением "Всероссийский научно-исследовательский институт физической культуры и спорта" по вопросам финансово-хозяйственной деятельности
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с субъектами Российской Федерации по вопросам спорта
Если содержание дела касается одной или двух административно-территориальных единиц (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка с Правительствами Москвы и Санкт-Петербурга (Мэр г. Москвы, Губернатор г. Санкт-Петербурга) по вопросам спорта, туризма и молодежной политики
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Бухгалтерский отчет Министерства спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации за 1 полугодие, 9 месяцев 2008 г. (с приложением отчетных форм)
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
В графе 3 указывается количество дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2008 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
6.1.13. Если в течение года в Минспорттуризме России возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
6.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
6.2. Формирование и оформление дел
6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
6.2.2. Дела формируются в Минспорттуризме России централизованно, в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами, а в департаментах находятся копии всех служебных документов, относящиеся к их непосредственной деятельности (входящих и исходящих документов), кроме департаментов, которые отвечают за формирование дел постоянного срока хранения и по личному составу, такие как: "Протоколы заседаний и решений Коллегии Министерства спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации, документы к протоколам за ... год", "Лицевые счета работников Министерства спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации за ... год", "Бухгалтерский отчет Министерства спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации за ... год" и др.
6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 5-дневный срок сдаваться исполнителем в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет сотрудник, ответственный за делопроизводство в департаменте, или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом документационного обеспечения Департамента управления делами.
6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Приказы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации и его Президиума.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Документы Коллегий Минспорттуризма России формируются в одно дело: протоколы, решения Коллегии и документы к заседаниям Коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные приказами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными приказами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Минспорттуризма России и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года, о чем в карточках входящей и исходящей корреспонденции делается соответствующая запись.
6.2.7. Дела Минспорттуризма России подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками отдела документационного обеспечения Департамента управления делами и соответствующих департаментов, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива.
6.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 18); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение N 19); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение N 20); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
6.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование федерального органа исполнительной власти (фондообразователя); наименование департамента; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование федерального органа исполнительной власти указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование департамента - записывается название департамента в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Минспорттуризма России; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Минспорттуризма России, согласованной с ЭПК федерального архива; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих приказы, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. Обложка дела оформляется ручкой с черными чернилами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруется на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Минспорттуризма России, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Минспорттуризма России черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Российской Федерации (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и федерального органа исполнительной власти по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя и департамента, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
6.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного срока (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела вшивается в дело перед вложением документов или подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
6.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного срока (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
По истечении делопроизводственного года документы сроком хранения более 3 лет необходимо подшивать в обложки.
Картотеки необходимо оформлять в порядке, установленном для оформления дел.
6.3. Организация оперативного хранения документов
6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
Директоры департаментов и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Минспорттуризма России.
6.3.2. Выдача дел другим департаментам производится с разрешения директора Департамента управления делами. Выдача дел сотрудникам департаментов для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается управление, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам департаментов на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Министра или директора Департамента управления делами по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Министра с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
VII. Порядок передачи документов на хранение в архив
Документы Минспорттуризма России являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации как часть Архивного фонда Российской Федерации.
Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение Минспорттуризм России образует архив.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу отдела документационного обеспечения Департамента управления делами и лиц, ответственных в департаментах за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
7.1. Экспертиза ценности документов
7.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
7.1.2. Экспертиза ценности документов в Минспорттуризме России на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.
7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Минспорттуризме России создается постоянно действующая ЦЭК и, при необходимости, экспертные комиссии (далее - ЭК) в департаментах.
7.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются Министром (для ЦЭК) и директором департамента (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.
7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в департаментах Минспорттуризма России непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством архива.
7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в департаментах; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Министерства спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Минспорттуризма России.
7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
7.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
7.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
7.1.11. В Минспорттуризме России в тех департаментах, в которых образуются дела постоянного срока хранения, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы сдаются в архив.
Описи дел, подготовленные департаментами, служат основой для подготовки сводной описи дел Минспорттуризма России, которую готовит архив Минспорттуризма России и по которой он сдает дела на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации.
7.1.12. Описи дел департаментов составляются по установленной форме (Приложение N 21) и представляются в архив Минспорттуризма России не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.
7.1.13. Описательная статья описи дел департамента имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
7.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том-приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим департаментам со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
7.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
7.1.16. Опись дел департамента подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником отдела документационного обеспечения Департамента управления делами и утверждается директором департамента.
При наличии в департаментах Минспорттуризма России ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЦЭК.
7.1.17. Опись дел департамента Минспорттуризма России составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в департаменте. При наличии в департаменте ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.
7.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение N 22) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) Минспорттуризма России одновременно. Согласованные ЦЭК (ЭК) Минспорттуризма России акты утверждаются Министром только после утверждения ЭПК Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения; после этого Минспорттуризм России имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.
7.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела всех департаментов. Если в акте указаны дела нескольких департаментов, то название каждого департамента указывается перед группой заголовков дел этого департамента.
7.2. Подготовка и передача документов в архив
7.2.1. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
7.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в департаментах и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
7.2.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с директорами департаментов и утвержденному директором Департамента управления делами.
7.2.5. В период подготовки дел департаментом к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Минспорттуризма России. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники департамента обязаны устранить.
7.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архива в присутствии работника департамента. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
7.2.7. В случае ликвидации или реорганизации департамента, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного департамента, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Согласовано Заместитель Руководителя Федерального агентства А.Н.АРТИЗОВ 2 июля 2009 года
Приложение N 1 к п. 2.1.2
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНА
Вносится Правительством
Российской Федерации
Проект
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН
О физической культуре и спорте в Российской Федерации
Глава 1. Общие положения
...
Глава 8. Международное сотрудничество
Статья 28. Международное сотрудничество в области физической культуры и
спорта
Органы государственной власти, органы местного самоуправления,
государственные и муниципальные...
Президент
Российской ФедерацииПриложение N 2 к п. 2.2.3
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА УКАЗА ПРЕЗИДЕНТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Проект
УКАЗ
ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Вопросы Совета при Президенте Российской Федерации
по физической культуре и спорту
1. Утвердить прилагаемый состав Совета при Президенте Российской
Федерации по физической культуре и спорту.
2. Признать утратившим силу:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
3. Настоящий Указ вступает в силу со дня его подписания.
Президент
Российской Федерации
Москва, Кремль
Дата
Номер
Визы (на оборотной стороне)Приложение N 3 к п. 2.3.2
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА ПОСТАНОВЛЕНИЯ
ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Проект
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от "__" __________ г. N _________
МОСКВА
Об утверждении эмблемы Министерства спорта, туризма
и молодежной политики Российской Федерации
Правительство Российской Федерации постановляет:
1. Принять предложение Министерства спорта, туризма и молодежной
политики Российской Федерации, согласованное с Геральдическим советом при
Президенте Российской Федерации, об учреждении эмблемы Министерства спорта,
туризма и молодежной политики Российской Федерации.
2. Утвердить прилагаемые Положение об эмблеме Министерства спорта,
туризма и молодежной политики Российской Федерации, ее описание и рисунок.
3. Установить...
Председатель Правительства
Российской Федерации И. Фамилия
Визы (на оборотной стороне)Приложение N 4 к п. 2.7.1.6
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗА МИНИСТЕРСТВА СПОРТА, ТУРИЗМА
И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА, ТУРИЗМА И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНСПОРТТУРИЗМ РОССИИ)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
ПРИКАЗ
"__" ________ 20__ г. N _________
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве
спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации
В связи с _____________________________________________________________
(основание)
приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве
спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации.
2. ____________________________________________________________________
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на
___________________________________________________________________________
Министр Подпись Расшифровка подписи
Визы (на оборотной стороне)Приложение N 5 к п. 2.7.3.8
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ РЕШЕНИЯ КОЛЛЕГИИ МИНСПОРТТУРИЗМА РОССИИ
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА, ТУРИЗМА И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНСПОРТТУРИЗМ РОССИИ)
РЕШЕНИЕ КОЛЛЕГИИ
____________________ N ___________
О состоянии и перспективах развития физической
культуры и спорта в Московской области
Заслушав и обсудив доклад председателя Комитета по физической культуре
и спорту Московской области И.И. Иванова "О состоянии и перспективах
развития физической культуры и спорта в Московской области", Коллегия
Министерства спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации
отмечает, что...
Коллегия Министерства спорта, туризма и молодежной политики Российской
Федерации
Р Е Ш И Л А:
1. Одобрить деятельность Комитета по физической культуре и спорту
Московской области...
2. ______________________________________________________________.
3. ______________________________________________________________.
4. ______________________________________________________________.
5. Рекомендовать Комитету по физической культуре и спорту Московской
области (И.И. Иванов)...
6. ______________________________________________________________.
7. Контроль за реализацией данного решения возложить на заместителя
Министра Г.П. Алешина.
Министр Подпись Расшифровка подписиПриложение N 6 к п. 2.7.2.3
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПОЛОЖЕНИЯ
УТВЕРЖДЕНО
приказом
Минспорттуризма России
от ____________ N ____
ПОЛОЖЕНИЕ
о (наименование департамента)
I. Общие положения
___________________________________________________________________________
II. Основные задачи
___________________________________________________________________________
III. Функции Департамента
___________________________________________________________________________
IV. Полномочия Департамента
___________________________________________________________________________
V. Структура и руководство Департамента
___________________________________________________________________________
VI. Ответственность
___________________________________________________________________________
Директор Департамента Подпись РасшифровкаПриложение N 7 к п. 2.7.3.7
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПОЛНОГО ПРОТОКОЛА
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА, ТУРИЗМА И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНСПОРТТУРИЗМ РОССИИ)
П Р О Т О К О Л
заседания Научного Совета
___________________________________________________________________________
"__" _________ 20__ г. N _________
Председатель - И.О. Фамилия
Секретарь - И.О. Фамилия
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
Повестка дня:
1. О мерах по реализации федеральной целевой программы...
Доклад заместителя директора...
2. О...
1. СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
Текст доклада прилагается
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. ...
1.2. ...
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Председатель Подпись Расшифровка подписи
Секретарь Подпись Расшифровка подписиПриложение N 8 к п. 2.7.3.7
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ КРАТКОГО ПРОТОКОЛА
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА, ТУРИЗМА И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНСПОРТТУРИЗМ РОССИИ)
П Р О Т О К О Л
совещания у Министра спорта, туризма и молодежной
политики Российской Федерации
И.О. Фамилия
___________________________________________________________________________
"__" _________ 20__ г. N _________
Присутствовали:
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
Инициалы и фамилии в
алфавитном порядке
___________________________________________________________________________
I. О выполнении годового плана научно-исследовательской
работы ФГУ "ВНИИФК"
___________________________________________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению...
2. Директору ФГУ "ВНИИФК"...
II. О введении мер по...
___________________________________________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению...
Министр И.О. ФамилияПриложение N 9 к п. 2.5.6
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ПРИКАЗА МИНСПОРТТУРИЗМА РОССИИ
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА, ТУРИЗМА И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНСПОРТТУРИЗМ РОССИИ)
___________________________________________________________________________
П Р И К А З
"__" _________ 20__ г. N _________Приложение N 10 к п. 2.5.6
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ УГЛОВОГО БЛАНКА ПИСЬМА МИНСПОРТТУРИЗМА РОССИИ
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО
СПОРТА, ТУРИЗМА И
МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Минспорттуризм России)
Казакова ул., д. 18, Москва, 105064
Тел: (499) 601-91-20, (499) 601-93-60
Факс: 617-11-20, 267-34-40
ОКПО 00083888, ОГРН 1087746830709
ИНН/КПП 7703670548/77030100
от _________________ N ____________
на N _______________ от ___________Приложение N 11 к п. 2.5.6
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА ПИСЬМА МИНСПОРТТУРИЗМА РОССИИ
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА, ТУРИЗМА И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНСПОРТТУРИЗМ РОССИИ)
Казакова ул., д. 18, Москва, 105064, тел. (499) 601-91-20,
факс (499) 617-11-20
___________________________________________________________________________Приложение N 12 к п. 2.5.6
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА МИНСПОРТТУРИЗМА РОССИИ
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО
СПОРТА, ТУРИЗМА И
МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Минспорттуризм России)
МИНИСТР
Казакова ул., д. 18, Москва, 105064
Тел: (499) 601-91-20, (499) 601-93-60
Факс: 617-11-20, 267-34-40
ОКПО 00083888, ОГРН 1087746830709
ИНН/КПП 7703670548/77030100
от _________________ N ____________
на N _______________ от ___________Приложение N 13 к п. 2.5.6
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА МИНСПОРТТУРИЗМА РОССИИ
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО
СПОРТА, ТУРИЗМА И
МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Минспорттуризм России)
СТАТС-СЕКРЕТАРЬ -
ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА
Казакова ул., д. 18, Москва, 105064
Тел: (499) 601-91-20, (499) 601-93-60
Факс: 617-11-20, 267-34-40
ОКПО 00083888, ОГРН 1087746830709
ИНН/КПП 7703670548/77030100
от _________________ N ____________
на N _______________ от ___________Приложение N 14 к п. 2.5.6
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА МИНСПОРТТУРИЗМА РОССИИ
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО
СПОРТА, ТУРИЗМА И
МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Минспорттуризм России)
ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА
Казакова ул., д. 18, Москва, 105064
Тел: (499) 601-91-20, (499) 601-93-60
Факс: 617-11-20, 267-34-40
ОКПО 00083888, ОГРН 1087746830709
ИНН/КПП 7703670548/77030100
от _________________ N ____________
на N _______________ от ___________Приложение N 15 к п. 3.6.2
ФОРМА СПРАВКИ О ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
Справка
об объеме документооборота
за ___________ 200_ г.
(месяц)Документы | Количество документов | Всего | |
подлинники | тираж | ||
Поступающие | |||
Отправляемые | |||
Внутренние | |||
Итого | |||
Начальник отдела
документационного обеспечения
Департамента управления делами Подпись И.О. Фамилия
Формат А4Приложение N 16 к п. 6.1.3
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ДЕПАРТАМЕНТА МИНСПОРТТУРИЗМА РОССИИ
Министерство спорта,
туризма и молодежной политики
Российской Федерации
Наименование департамента
Номенклатура дел
00.00.0000 N _________
Москва
На ___________ годИндекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Название раздела | ||||
Директор Департамента Подпись Расшифровка подписи Дата Согласовано Начальник отдела документационного обеспечения Подпись Расшифровка подписи Департамента управления делами (Наименование должности руководителя службы ДОУ) Дата Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи Дата Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ___________ году в департаменте
По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
Переходящие | с отметкой "ЭПК" | ||
1 | 2 | 3 | 4 |
Постоянного | |||
Временного (свыше 10 лет) | |||
Временного (до 10 лет включительно) | |||
Итого: | |||
Наименование должности ответственного за делопроизводство Подпись Расшифровка подписи Дата Итоговые сведения переданы в службу ДОУ Наименование должности передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 17 к п. 6.1.3
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ МИНСПОРТТУРИЗМА РОССИИ
Министерство спорта, УТВЕРЖДАЮ
туризма и молодежной политики Министр спорта, туризма
Российской Федерации и молодежной политики
Российской Федерации
Номенклатура дел Подпись Расшифровка
подписи
00.00.0000 N __________ "__" __________ 200_ г.
Москва
На _________ годИндекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Название раздела | ||||
Директор Департамента
управления делами Подпись Расшифровка подписи
Дата
Виза зав. архивом
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Минспорттуризма России Протокол ЭПК Государственного
архива Российской Федерации
от ____________ N __________ от ____________ N ___________
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ___________
году в Минспорттуризме РоссииПо срокам хранения | Всего | В том числе: | |
Переходящие | с отметкой "ЭПК" | ||
1 | 2 | 3 | 4 |
Постоянного | |||
Временного (свыше 10 лет) | |||
Временного (до 10 лет включительно) | |||
Итого: | |||
Начальник отдела документационного обеспечения Департамента управления делами Подпись Расшифровка подписи Дата Итоговые сведения переданы в архив Минспорттуризма России Наименование должности передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210 х 297) мм
Приложение N 18 к п. 6.2.8
ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО
(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
Код федерального архива __________
Код Минспорттуризма России _______
┌────────────────────────────────────────────────┬────────────────────────┐
│ │ Ф. N ________________ │
│ │ Оп. N ________________ │
│ │ Д. ________________ │
└────────────────────────────────────────────────┴────────────────────────┘
Государственный архив Российской Федерации
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА, ТУРИЗМА И МОЛОДЕЖНОЙ
___________________________________________________________________________
ПОЛИТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
___________________________________________________________________________
Отдел документационного обеспечения Департамента управления делами
___________________________________________________________________________
(Наименование Федерального органа исполнительной власти и структурного
подразделения)
ДЕЛО N _____ Том N ____
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
_________________________________________________________
(заголовок дела)
_______________________________________________________________
(Крайние даты)
На ____________ лист
Хранить ______________
┌────────────────────────┐
│ Ф. N ________________ │
│ Оп. N ________________ │
│ Д. ________________ │
└────────────────────────┘
Формат С4 (230 - 320 мм)Приложение N 19 к п. 6.2.8
ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА
Лист-заверитель дела N _______
В деле подшито и пронумеровано ___________________________________ лист(ов)
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы ______________, пропущенные номера _____________
+ листов внутренней описи _________________________________________________Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
1 | 2 |
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)Приложение N 20 к п. 6.2.8
ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
Внутренняя опись
документов дела N _______________________________________N п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого __________________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должностного лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата Формат А4 (210 х 297 мм)Приложение N 21 к п. 7.1.12
ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ)
ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА, ТУРИЗМА И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
___________________________________________________________________________
(наименование федерального органа исполнительной власти)
___________________________________________________________________________
(Наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Опись N __________N п/п | Индекс дела (тома, части) | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 * | 7 * |
Название раздела | ||||||
В данную опись внесено ______________________ дел с N _____________________
(цифрами и прописью)
по N ___________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <**>
Начальник Отдела Протокол ЭК
документационного обеспечения Департамента управления
Департамента управления делами делами
Дата от ___________ N ______
Передал _______________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и __________________ регистрационно-контрольных картотек к документам <***>
(цифрами и прописью)
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял _____________________________ дел и ________________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам
Наименование должности
работника архива
Минспорттуризма России Подпись Расшифровка подписи
Дата Формат А4 (210 х 297 мм)--------------------------------
* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
<**> При наличии ЭК управления.
<***> Передаются вместе с делами Отдела документационного обеспечения, оформлены в обложки дел и прошиты.
Приложение N 22 к п. 7.1.18
ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,
НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА, УТВЕРЖДАЮ
ТУРИЗМА И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ Министр спорта, туризма
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ и молодежной политики
Российской Федерации
(МИНСПОРТТУРИЗМ РОССИИ) Подпись Расшифровка подписи
Акт Дата
____________ N __________
г. Москва
_________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании ______________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием
сроков хранения)
___________________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практической значение документы фонда N ________________________
(название фонда)N п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей (номенклатур) за годы | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или дела по описи | Количество дел (томов, частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Итого ______________________ дел за _____________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по личному
составу согласованы с ЭПК _________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от _________________ N _______________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК(ЭК)
от _________ N _______________
Документы в количестве _______________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом _____________________________ кг сданы в ____________________________
(наименование организации)
на переработку по приемосдаточной накладной от ____________________________
N ____________________________________
Наименование должности работника
Минспорттуризма России, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
Архива Минспорттуризма России, внесшего
изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата Формат А4 (210 х 297 мм)Приложение N 23 к п. 4.1.6
ФОРМА КАРТОЧКИ
Картотека на организационно-распорядительную документацию Министерства спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации - форма карточки:
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Отправитель ________________________ Вх. N __________________ │ │ ____________________________________ Дата ___________________ │ │ Исх. N ___________ │ ├──────────────────────┬────────────────────────────────────────────────────┤ │ Содержание │ Исполнители и резолюция │ ├──────────────────────┼────────────────────────────────────────────────────┤ │ │____________________________________________________│ │ │Дата исполнения и N документа: (на обратной стороне)│ │ │____________________________________________________│ │ │N дела, в которое подшит документ: │ └──────────────────────┴────────────────────────────────────────────────────┘
Формат А5 (148 х 210 мм)
Картотека по обращению граждан - форма карточки
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Автор _______________________________ Вх. N ______________ │ │ Адрес ___________________________ Дата _______________ │ │ Дата ________________ Частота обр. (нап.р) Впервые Срок исполнения ____ │ ├──────────────────────┬────────────────────────────────────────────────────┤ │ Содержание │ Исполнители и резолюция │ ├──────────────────────┼────────────────────────────────────────────────────┤ │ │____________________________________________________│ │ │Дата исполнения и N документа: (на обратной стороне)│ │ │____________________________________________________│ │ │N дела, в которое подшит документ: │ └──────────────────────┴────────────────────────────────────────────────────┘
Формат А5 (148 х 210 мм)
Картотека на исходящую корреспонденцию Министерства спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации - форма карточки
┌─────────────────────────────────────────────┬──────────────────────────────────┐ │Куда │Поручение - │ │________________________________________ │ │ ├──────────────────────────────┬──────────────┴───────────┬──────────────────────┤ │Краткое содержание │Исх. N _____________ │Дата │ │ │Например: ВМ-05-11/1120 __│_ Например 06.02.09. _│ │ │ │______________________│ │ │__________________________│Кол-во листов ________│ │ │Исполнитель ______________│Листов прилож. _______│ │ │Тел. │(только в адрес) │ │ │__________________________│ │ │ │Отправлено: │ │ │______________________________│__________________________│______________________│ │Наш вх. N │- по почте - │Кто подписал │ │______________________________│__________________________│ │ │Например N 11/2260 от 24.08.04│- по факсу - │______________________│ │______________________________│__________________________│Дело N _______________│ │______________________________│Получено на руки: │ │ │(на исх. N ________) │____________ _____________│ │ │Например: N 668 от 19.07.04. │ (фамилия) (дата) │ │ └──────────────────────────────┴──────────────────────────┴──────────────────────┘
Формат А5 (148 х 210 мм)
Приложение N 24 к пункту 4.1.1
ПЕРЕЧЕНЬ
КОРРЕСПОНДЕНТОВ МИНСПОРТТУРИЗМА РОССИИ
Индекс | |
01 | Президент Российской Федерации |
02 | Администрация Президента Российской Федерации |
03 | Федеральное собрание Российской Федерации (Совет Федерации ФС РФ, Госдума ФС РФ, Счетная палата РФ) |
04 | Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации |
05 | Президенты и Правительства республик Российской Федерации |
06 | Совет безопасности Российской Федерации, Исполнительный комитет Союза Беларуси и России, СНГ |
07 | Администрации краев, областей, городов федерального значения, губернаторы |
08 | Правительство г. г. Москвы и Санкт-Петербурга |
09 | Министерства и ведомства Российской Федерации |
10 | Министерства, департаменты, комитеты по физической культуре, спорту, туризму и молодежной политике республик, краев, областей Российской Федерации |
11 | Академии, институты, техникумы, колледжи, УОР, ДЮСШ, СДЮШОР, центры олимпийской и спортивной подготовки |
12 | Олимпийский комитет Российской Федерации, МОК, Паралимпийский комитет Российской Федерации, Сурдлимпийский комитет Российской Федерации |
13 | Общественные организации (федерации, ассоциации, союзы, клубы, фонды, оргкомитеты по проведению мероприятий) |
14 | Профсоюзные организации |
15 | Предприятия и организации (суды, банки, церковь и т.д.) |
16 | Коммерческие организации (ОАО, ЗАО и т.д.) |
17 | Международные организации (посольства и т.д.) |
18 | Письма граждан |
19 | Телеграммы |
20 | Докладные, служебные записки |
21 | Факсы |
Приложение N 25 к п. 3.3.5
Отдел документационного обеспечения
Департамента управления делами
Заявка на рассылку
Отдел ________________________________ Департамента _______________________
____________________________________________________ Минспорттуризма России
направляет: письмо от ________________ N ______________
(заполнить)
приказы
финансовые документы
пакеты документов
прочие документы
по указанным адресам - всего ____________________ адресатов.
Наименование адресатов (см. приложенный список) ___________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________;
кол-во экземпляров в адрес ___________________;
всего экземпляров ____________________________.
Дата передачи документов на отправку:
_____________________________________
Фамилия отправителя, тел.:
_____________________________________
Отметка отдела документационного обеспечения о принятии документов и
исполнении рассылки:
Дата принятия _____________________________ Фамилия ______________________;
Дата отправки _____________________________ Фамилия ______________________.
200_ год.Приложение N 26 к п. 5.5 (с примером заполнения)
Министру
спорта, туризма и
молодежной политики
Российской Федерации
Ф.И.О.
ИНФОРМАЦИЯ
по исполнению поручений Президента РФ и Правительства РФ
(за период с 01 по 31.01.2009)
по состоянию на 31.01.2009
__________________________N и дата документа | Содержание | Исполнитель | Срок исполнения | Исполнение |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
КонсультантПлюс: примечание прохождение документа на исполнении в аппарате Минспорттуризма России
(предупредительный контроль) | ||||
П9-9173 от 03.04.07 (Вх. N 04-0729 от 04.04.07) | О проведении акции, направленной на пропаганду здорового образа жизни, занятий спортом и отказ от употребления алкоголем | Иванов И.И. | 03.01.09 | Исполнено письмом 04УМРС-2/42 от 07.05.07 04УМРС-2/46 от 08.05.07 |
МФ-П11-571 от 09.02.07 (Вх. N 04-0344 от 12.02.07) | О развитии инфраструктуры культуры и спорта на Дальнем Востоке | Петров П.П. | 31.01.09 | |
Директор Департамента Ф.И.О. управления делами Исп. Наумова А.М. 601-95-19 (3-39)