Приказ ФТС России от 09.07.2014 N 1331 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации"
(Крайние даты)
На ________ листах
Хранить __________
┌────────────────────┐
│ Ф. N _____________ │
│ Оп. N ____________ │
│ Д. N _____________ │
│ │
└────────────────────┘Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Приложение N 27
к пп. 10.3.1
УТВЕРЖДАЮ
Наименование таможенного органа
Начальник таможенного органа
АКТ специальное звание
от ___________ 20__ г. N ______ Подпись И.О. Фамилия
(место составления) "__" _______________ 20__ г.
приема-передачи дел при смене
начальника подразделения
документационного обеспечения
(ответственного за ведение
делопроизводства)
В соответствии с инструкцией по делопроизводству и работе архива в
_________________________________ ________________________________ передал,
(наименование таможенного органа) (инициалы, фамилия передающего)
а ______________________________________________ принял дела, находящиеся в
(инициалы, фамилия принимающего)
___________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
за _________________ в количестве _________________________________________
(годы) (цифрами и прописью)
в соответствии с прилагаемыми выписками из сводных номенклатур дел.
Приложение: выписки из сводных номенклатур за __________________________ на
(годы)
___________________ л.
(количество листов)
Передал: Подпись И.О. Фамилия
Принял: Подпись И.О. ФамилияФорма акта приема-передачи дел при смене начальника подразделения документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства)
Приложение N 28
к пп. 11.3.5, 14.4.1
___________________________________________________________________________
(наименование таможенного органа)
___________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Начальник структурного подразделения
специальное звание
Подпись И.О. Фамилия
"__" _____________ 20__ г.
ОПИСЬ NN п/п | Индекс дела (тома, части) | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 * | 7 |
Название раздела | ||||||
В данную опись внесено ____________________________ дел с N _______________
(цифрами и прописью)
по N ____________________________, в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности лица,
ответственного за работу архива
таможенного органа Подпись И.О. Фамилия
Дата
--------------------------------
* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
Продолжение приложения N 28
Передал _______________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ___________________ регистрационно-контрольных картотек к документам * .
(цифрами и прописью)
Наименование должности
должностного лица структурного
подразделения Подпись И.О. Фамилия
Дата
Принял __________________________ дел и ___________________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам.
Наименование должности лица,
ответственного за работу архива
таможенного органа Подпись И.О. Фамилия
ДатаФормат A4 (210 x 297 мм)
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения
--------------------------------
* Передаются вместе с делами.
Приложение N 29
к пп. 11.3.14, 14.3.3, 14.4.1
УТВЕРЖДАЮ
Наименование таможенного органа
Начальник таможенного органа
Фонд N ________________________ специальное звание
ОПИСЬ N _______________________ Подпись И.О. Фамилия
дел постоянного хранения
"__" ______________ 20__ г.
за ____ годНазвание раздела (структурного подразделения) | |||||
N п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Количество листов | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
В данный раздел описи внесено ________________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
с N ___________________________ по N ________________________, в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись И.О. Фамилия
Дата
Наименование должности лица,
ответственного за работу архива
таможенного органа Подпись И.О. Фамилия
Дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК уполномоченного Протокол ЭК таможенного
органа исполнительной власти органа
субъекта Российской Федерации от ________________ N ____
в области архивного дела
от __________________ N ____Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
Приложение N 30
к пп. 11.3.24
___________________________________________________________________________
(Название государственного (муниципального) архива * )
___________________________________________________________________________
(Название фонда)
Фонд N _____________
ОПИСЬ N ____________
___________________________________________________________________________
(Название описи)
Крайние даты документов ______________Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа законченной описи дел
--------------------------------
* Заполняется в государственном (муниципальном) архиве.
Приложение N 31
к пп. 11.3.27, 14.3.3, 14.4.1
УТВЕРЖДАЮ
Наименование таможенного органа
Начальник таможенного органа
Фонд N ________________________ специальное звание
ОПИСЬ N _______________________ Подпись И.О. Фамилия
дел временного (свыше 10 лет)
хранения "__" ______________ 20__ г.
за ____ годНазвание раздела (структурного подразделения) | ||||||
N п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Срок хранения | Количество листов | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
В данный раздел описи внесено ________________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
с N ______________________________ по N _____________________, в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись И.О. Фамилия
Дата
Наименование должности лица,
ответственного за работу архива
таможенного органа Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК таможенного органа
от ____________________ N ____Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
Приложение N 32
к пп. 11.3.28, 14.3.3, 14.4.1
УТВЕРЖДАЮ
Наименование таможенного органа
Начальник таможенного органа
Фонд N ________________________ специальное звание
ОПИСЬ N _______________________ Подпись И.О. Фамилия
дел по личному составу
"__" ______________ 20__ г.
за ____ годНазвание раздела | |||||
N п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Количество листов | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
В данный раздел описи внесено_________________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
с N ______________________________ по N _____________________, в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись И.О. Фамилия
Дата
Начальник кадровой службы Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО *
Протокол ЭК таможенного органа Протокол ЭПК уполномоченного
от ___________________ N _____ органа исполнительной власти
субъекта Российской Федерации
в области архивного дела
от __________________ N _____Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
--------------------------------
* Опись может быть согласована с государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.
Приложение N 33
к пп.11.3.30, 14.4.1
УТВЕРЖДАЮ
Наименование таможенного органа
Начальник таможенного органа
АКТ специальное звание
от _____________ 20__ г. N ____
Подпись И.О. Фамилия
(место составления)
"__" ______________ 20__ г.
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании ______________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
___________________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N ________________________
(название фонда)N п/п | Заголовок дела или групповой заголовок документов | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей | Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи | Кол-во дел | Сроки хранения и номера статей по перечню | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого ___________________________ ед. хр. за _________________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ___________________ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭПК _________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от _________________ N ______________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу ценности
документов Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК таможенного органа
от ___________________ N _____
Продолжение приложения N 33
Документы в количестве ___________________________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
весом __________ кг сданы в _______________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________________ N _______
Наименование должности лица,
сдавшего документы Подпись И.О. Фамилия
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности лица, внесшего
изменения в учетные документы Подпись И.О. Фамилия
ДатаФормат A4 (210 x 297 мм)
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Приложение N 34
к пп. 12.4.3.3
Наименование таможенного органа КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ СТЕЛЛАЖ N _________________ АРХИВОХРАНИЛИЩЕ N _________________________
Шкаф N | Полка N | Фонд N | Опись N (н/д) | Дела с N _______ по N __________ | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Формат A6 (148 x 105 мм)
Форма карточки постеллажного топографического указателя
Приложение N 35
к пп. 12.4.3.4
Наименование таможенного органа КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ ФОНД N ____________________ АРХИВОХРАНИЛИЩЕ N _________________________ Название фонда ____________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________
Опись N | Дела с N _______ по N __________ | Стеллаж N | Шкаф N | Полка N | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма карточки пофондового топографического указателя
Приложение N 36
к пп. 12.5.3
Наименование таможенного органа
АКТ
от ____________ 20__ г. N _____
(место составления)
о выдаче дел во временное пользование
_____________________________________
(наименование организации, ее адрес,
почтовый индекс)
Основание _____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Для какой цели выдаются дела __________________________________________
Выдаются следующие ед. хр. из фонда N _________________________________
(название фонда)N п/п | Опись N | Ед. хр. N | Заголовок ед. хр. | Крайние даты | Количество листов | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Всего выдается ___________________________________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
срок возвращения ________________________________.
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с
пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное
пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий,
выписок и справок, не публиковать документы без разрешения таможенного
органа, выдавшего дела.
Получатель обязуется вернуть дела в архив таможенного органа в
указанный в акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты
или повреждения полученных во временное пользование дел.
Начальник таможенного органа, Наименование должности руководителя
выдающего дела организации-получателя
Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия
Дата Дата
Гербовая печать таможенного органа Гербовая печать организации
Продолжение приложения N 36
Выдал дела по поручению руководства _______________________________________
(наименование таможенного органа)
Наименование должности лица,
ответственного за работу архива
таможенного органа Подпись И.О. Фамилия
Дата
Принял дела по поручению руководства ______________________________________
(наименование организации)
Руководитель архива организации
(лицо, ответственное за архив) Подпись И.О. Фамилия
Дата
Дела возвращены в полном объеме и сохранности.
Сдал по поручению руководства организации-получателя.
Руководитель архива организации
(лицо, ответственное за архив) Подпись И.О. Фамилия
Дата
Принял по поручению руководства таможенного органа, выдавшего дела.
Наименование должности лица,
ответственного за работу архива
таможенного органа Подпись И.О. Фамилия
ДатаФормат A4 (210 x 297 мм)
Форма акта о выдаче дел во временное пользование
Приложение N 37
к пп. 12.5.3, 16.3.3, 16.5
Наименование таможенного органа
КНИГА ВЫДАЧИ ДЕЛ
Начата ______________
Окончена ____________Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа книги выдачи дел
Продолжение приложения N 37
N п/п | Дата выдачи | Фонд N | Опись N | Ед. хр. N | Кому выдано | Расписка в получении дела | Дата возврата дела | Расписка в возвращении дела | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
Итого в ____ году выдано __________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
ответственного за работу архива
таможенного органа Подпись И.О. Фамилия
ДатаФормат A4 (210 x 297 мм)
Форма книги выдачи дел
Приложение N 38
к пп. 12.5.4, 16.3.4
Наименование таможенного органа ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ Фонд N ________________ Опись N _________________ Дело N __________________ Заголовок дела ____________________________________________________________
Дата использования | Кому выдано: фамилия, инициалы (разборчиво) | Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.) | N использованных листов | Подпись лица, использовавшего дело |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма листа использования документов
Приложение N 39
к пп. 12.5.5
Наименование таможенного органа
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело ______________________________________________________________________
(N и название)
Опись _____________________________________________________________________
(N и название)
Фонд ______________________________________________________________________
(N и название)
Выдано во временное пользование (читальный зал):N п/п | Ф.И.О. пользователя | Дата выдачи | Дата возврата |
1 | 2 | 3 | 4 |
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма карты-заместителя дела
Приложение N 40
к пп. 12.6.5
УТВЕРЖДАЮ
Наименование таможенного органа
Начальник таможенного органа
АКТ специальное звание
от _____________ 20__ г. N ____
Подпись И.О. Фамилия
(место составления)
"__" ______________ 20__ г.
проверки наличия и состояния
архивных документов
Фонд N ____________
Наименование фонда ________________________________________________________
N N описей ________________________________________________________________
Проверка проводилась с ______________________ по ______________________
Проверкой установлено:
1. Числится по описям дел _________________________________________ ед. хр.
(количество)
2. Выявлены технические ошибки:
2.1. Имеются литерные номера:
а) не учтенные в итоговой записи _____________________________ ед. хр.
(количество)
б) не перечисленные, но учтенные
в итоговой записи ____________________________________________ ед. хр.
(количество)
2.2. Пропущено номеров:
а) не учтенные в итоговой записи _____________________________ ед. хр.
(количество)
б) не перечисленные, но учтенные
в итоговой записи ___________________________________________ ед. хр.
(количество)
2.3. Другие, в результате чего объем
увеличился на ________________________________________________ ед. хр.
(количество)
уменьшился на ________________________________________________ ед. хр.
(количество)
3. Числится по описям в результате
устранения технических ошибок _____________________________________ ед. хр.
(количество)
4. Не оказалось в наличии _________________________________________ ед. хр.
(количество)
5. Имеется в наличии по данному фонду
(включенных в описи) ______________________________________________ ед. хр.
(количество)
Из них требующих:
а) дезинфекции ________________________________________________ ед. хр.
(количество)
б) дезинсекции ________________________________________________ ед. хр.
(количество)
в) реставрации ________________________________________________ ед. хр.
(количество)
г) переплета и подшивки _______________________________________ ед. хр.
(количество)
д) восстановления затухающих текстов __________________________ ед. хр.
(количество)
е) неисправимо поврежденных ___________________________________ ед. хр.
(количество)
ж) ____________________________________________________________________
з) ____________________________________________________________________
6. Имеется не включенных в описи __________________________________ ед. хр.
(количество)
7. Итого по данному фонду (включенных и не включенных в описи),
имеющихся в наличии _______________________________________________ ед. хр.
(количество)
8. Характеристика условий их хранения.
Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Проверку производили:
Наименование должностей лиц,
составивших акт Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности лица,
ответственного за работу архива
таможенного органа Подпись И.О. Фамилия
ДатаФормат A4 (210 x 297 мм)
Форма акта проверки наличия и состояния архивных документов
Приложение N 41
к пп. 14.3.3
___________________________________________________________________________
(Наименование таможенного органа)
КНИГА
учета поступления и выбытия документов
Том N ____________
Начат ____________
Окончен __________Формат A3 (297 x 420 мм)
Форма титульного листа книги учета поступления и выбытия документов
Продолжение приложения N 41
N п/п | Дата поступления или выбытия документов | Наименование таможенного органа (структурного подразделения, лица, архива), от которого поступили (или выбыли) документы | Название, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы | Название и номер фонда, описи поступивших или выбывших документов | Крайние даты поступивших или выбывших документов, включенных в опись | Поступление описанных документов | Выбытие описанных документов | Неописанных дел, документов, листов | Примечание | |||||
Количество дел | Количество дел | поступило | выбыло | |||||||||||
постоянного хранения | временного (свыше 10 лет) | по личному составу | постоянного хранения | временного (свыше 10 лет) | по личному составу | |||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
Итого в ____ году поступило _________________________ ед. хр., в том числе:
(цифрами и прописью)
показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13 книги;
выбыло _____________________ ед. учета (+ документов, листов), в том числе:
(цифрами и прописью)
показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14.
Наименование должности лица,
ответственного за работу архива
таможенного органа Подпись И.О. Фамилия
ДатаФормат A3 (297 x 420 мм)
Форма книги учета поступления и выбытия документов
Приложение N 42
к пп. 14.3.3
Наименование таможенного органа
СПИСОК ФОНДОВ
Том N __________
Начат __________
Окончен ________Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа списка фондов
Продолжение приложения N 42
N фонда | Название фонда | Дата первого поступления документов фонда | Отметка о выбытии фонда | Примечание | |
Куда выбыл | Дата и N документа, на основании которого выбыл | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
На 01.01.____ года в список включены фонды с N ___________ по N __________.
Всего хранится в архиве ___________________________________________ фондов.
(цифрами и прописью)
Номера свободные:
Наименование должности лица,
ответственного за работу архива
таможенного органа Подпись И.О. Фамилия
ДатаФормат A4 (210 x 297 мм)
Форма списка фондов
Приложение N 43
к пп. 14.3.3
ЛИСТ ФОНДА N ________
_______________________________________________ ___________________________
(Местонахождение фонда (наименование (Дата первого поступления
таможенного органа, где хранится фонд)) документов фонда)Крайние даты каждого названия фонда | Название фонда |
1 | 2 |
1. Учет неописанных документов
Дата записи | Название, N и дата документа, по которому поступили или выбыли документы | Поступление | Выбытие | Наличие (остаток) | ||
кол-во ед. хр. | крайние даты | кол-во ед. хр. | крайние даты | всего ед. хр. | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Форма листа фонда
Продолжение приложения N 43
2. Учет описанных документов
Дата записи | Номер описи дел | Крайние даты дел описи | Название описи или аннотация документов | Поступило дел | Выбытие | Наличие (остаток) | |||||||||
дел | основание выбытия (название, дата, N документа) | В том числе по описям, утвержденным ЭПК | ед. хр. | В том числе | |||||||||||
постоянного хранения | по л/с | ||||||||||||||
ед. хр. | крайние даты | ед. хр. | крайние даты | из них по описям, утвержденным ЭПК | ед. хр. | крайние даты | |||||||||
ед. хр. | крайние даты | ||||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
Формат A4 (297 x 210 мм)
Форма листа фонда
Приложение N 44
к пп. 14.3.3
Наименование таможенного органа
РЕЕСТР ОПИСЕЙ
Начат _______________
Окончен _____________Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа реестра описей
Продолжение приложения N 44
N п/п | N фонда | N описи | Название описи | Количество дел в описи | Крайние даты | Количество листов в описи | Количество экземпляров описи | Примечание | ||
постоянного хранения | временного (свыше 10 лет) хранения | по личному составу | ||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
Всего хранится в архиве ____________________ описей, из них постоянного
(цифрами и прописью)
хранения ______________________, временного хранения (свыше 10 лет) _______
(цифрами и прописью)
______________________, по личному составу _______________________________.
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
ответственного за работу архива
таможенного органа Подпись И.О. Фамилия
ДатаФормат A4 (210 x 297 мм)
Форма реестра описей
Приложение N 45
к пп. 14.4.1, 17.8
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Начальник таможенного органа Наименование должности
руководителя государственного
(муниципального) архива
Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия
"__" _________ 20__ г. "__" ___________ 20__ г.
Гербовая печать Гербовая печать
таможенного органа архива
АКТ
от _________ 20__ г. N ____
(место составления)
приема-передачи документов
на постоянное хранение
В связи с _____________________________________________________________
(истечением срока хранения документов
___________________________________________________________________________
(название фонда) в таможенном органе, ликвидацией
___________________________________________________________________________
таможенного органа и т.д.)
___________________________________________________________________________
(наименование таможенного органа)
передает, а _______________________________________________________________
(наименование государственного (муниципального) архива)
принимает на постоянное хранение документы за _____________________________
(годы)
и справочный аппарат к ним:
Продолжение приложения N 45N п/п | Название и номер описи | Количество экземпляров описи | Количество принятых дел | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Итого принято _____________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
В государственном (муниципальном) архиве фонд N ___________________________
Передачу произвели: Прием произвели:
Наименование должностей лиц, Наименование должностей лиц,
производивших передачу производивших прием
Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия
Дата ДатаФормат A4 (210 x 297 мм)
Форма акта приема-передачи документов на постоянное хранение
Приложение N 46
к пп. 14.4.1
УТВЕРЖДАЮ
Наименование таможенного органа
Начальник таможенного органа
АКТ специальное звание
от ____________ 20__ г. N __________ Подпись И.О. Фамилия
(место составления) "__" _____________________ 20__ г.
о необнаружении документов, пути
розыска которых исчерпаны
Фонд N ___________________________
(название фонда)
В результате ___________________________ установлено отсутствие в фонде
перечисленных ниже дел; предпринятые архивом всевозможные меры по
розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем
возможным снять с учетаОпись N | Ед. хр. N | Заголовок ед. хр. | Количество листов | Крайние даты | Предполагаемые причины отсутствия |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого _________________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено
следующими ед. хр.: _______________________________________________________
(номера ед. хр. и их групповые заголовки)
Наименование должности
лица, ответственного за работу архива
таможенного органа Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК уполномоченного органа Протокол ЭК таможенного органа
исполнительной власти субъекта от __________________ N ______
Российской Федерации в области
архивного дела
от _____________________ N _________
Изменения в учетные документы архива внесены.
Лицо, ответственное за учет Подпись И.О. Фамилия
ДатаФормат A4 (210 x 297 мм)
Форма акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
Приложение N 47
к пп. 14.4.1
УТВЕРЖДАЮ
Наименование таможенного органа
Начальник таможенного органа
АКТ специальное звание
от ________________ 20__ г. N _____ Подпись И.О. Фамилия
(место составления) "__" _____________________ 20__ г.
о неисправимых повреждениях
документов
Фонд N ___________________________
(название фонда)
В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо поврежденными:N п/п | Опись N | Ед. хр. N | Количество листов | Заголовок поврежденных ед. хр. | Крайние даты | Сущность и причины повреждения |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Итого обнаружено неисправимо поврежденных _____________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Перечисленные ед. хр. подлежат списанию ввиду:
___________________________________________________________________________
Наименование должности
лица, ответственного за работу архива
таможенного органа Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК уполномоченного Протокол ЭК таможенного органа
органа исполнительной власти от __________________ N ______
субъекта Российской Федерации
в области архивного дела
от __________________ N _________
Изменения в учетные документы архива внесены.
Наименование должности лица,
внесшего изменения в учетные
документы Подпись И.О. Фамилия
ДатаФормат A4 (210 x 297 мм)
Форма акта о неисправимых повреждениях документов
Приложение N 48
к пп. 14.4.1
УТВЕРЖДАЮ
Наименование таможенного органа
Начальник таможенного органа
АКТ специальное звание
от ____________ 20__ г. N ______ Подпись И.О. Фамилия
(место составления) "__" ______________ 20__ г.
о технических ошибках в учетных
документах
Фонд N _________
Название фонда ________________________________________________________
___________________________________________________________________________
В ходе выполнения __________________________________ обнаружены технические
ошибки в записях __________________________________________________________Название документа | Существующая запись | Следует записать |
1 | 2 | 3 |
В результате количество единиц хранения увеличилось (уменьшилось) на ______
________________________________ ед. хр.
(цифрами, прописью)
Примечания:
Должность лица, составившего акт Подпись И.О. Фамилия
Дата
Изменения внесены в учетные документы.
Наименование должности лица,
ответственного за работу архива
таможенного органа Подпись И.О. Фамилия
ДатаФормат A4 (210 x 297 мм)
Форма акта о технических ошибках в учетных документах
Приложение N 49
к пп. 14.4.1
УТВЕРЖДАЮ
Наименование таможенного органа
Начальник таможенного органа
АКТ специальное звание
от ____________ 20__ г. N ______ Подпись И.О. Фамилия
(место составления) "__" ______________ 20__ г.
об обнаружении документов
(неучтенных и т.д.)
В ходе ________________________________________________________________
(вид работы)
обнаружено ________________________________________________________________
(в фонде, архивохранилище, рабочем помещении)
___________________________________________________________________________N п/п | Заголовок ед. хр. | Шифр (если есть) | К какому фонду относится | Примечания |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Итого обнаружено ______________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего акт Подпись И.О. Фамилия
Дата
Изменения внесены в учетные документы.
Наименование должности лица,
ответственного за работу архива
таможенного органа Подпись И.О. Фамилия
ДатаФормат A4 (210 x 297 мм)
Форма акта об обнаружении документов (неучтенных и т.д.)
Приложение N 50
к пп. 16.5
Наименование таможенного органа
ЖУРНАЛ регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов
N п/п | Автор запроса, исх. N, дата, адрес, телефон | Дата и регистрационный номер запроса | Содержание запроса | Название выданного документа (копия, выписка, справка и др.) | Дата и регистрационный номер выданного документа | Расписка в получении или дата отправки | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма журнала регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов
Приложение N 51
к п. 18.4.1
УТВЕРЖДАЮ
Наименование таможенного органа
Начальник таможенного органа
АКТ специальное звание
от ____________ 20__ г. N ______ Подпись И.О. Фамилия
(место составления) "__" ______________ 20__ г.
приема-передачи при смене лица,
ответственного за работу архива
таможенного органа
В соответствии с приказом от ________________________________ N _______
__________________________________ передал, а _____________________________
(инициалы, фамилия передающего) (инициалы, фамилия
принимающего)
принял в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа, в
составе председателя _____________________________________________ и членов
(инициалы, фамилия)
_________________________________________________________________ документы
(инициалы, фамилии)
архива за ________________________________ годы и справочный аппарат к ним.N п/п | Название и N описи | Кол-во экземпляров описи | Кол-во принятых дел | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Итого принято _________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ______________________ описей в _________________________ экземплярах.
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
Продолжение приложения N 51
Состояние документов и описей: ________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Одновременно передаются _______________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(виды НСА и его объемы, состояние)
Состояние помещения архива: ___________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Наличие и состояние оборудования и инвентаря: _________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Передал Подпись И.О. Фамилия
Принял Подпись И.О. Фамилия
Председатель комиссии Подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии: Подпись И.О. Фамилия
И.О. ФамилияФорма акта приема-передачи при смене лица, ответственного за работу архива таможенного органа
Приложение N 52
к пп. 18.5.5
УТВЕРЖДАЮ
Наименование таможенного органа
Начальник таможенного органа
АКТ специальное звание
от ____________ 20__ г. N ______ Подпись И.О. Фамилия
(место составления) "__" ______________ 20__ г.
приема-передачи дел
В соответствии с ______________________________________________________
(основание для составления акта, N и дата приказа)
___________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения, передающего дела)
передает, а _______________________________________________________________
(наименование структурного подразделения, принимающего дела)
принимает дела в количестве ______________________________ дел за _________
(цифрами и прописью) (годы)
в соответствии с прилагаемыми выписками из сводных номенклатур дел.
Приложение: выписки из сводных номенклатур дел за ___________ на _______ л.
(годы)
Передал:
Наименование должности
должностного лица, передающего дела Подпись И.О. Фамилия
Дата
Принял:
Наименование должности
должностного лица, принимающего дела Подпись И.О. Фамилия
Дата
Акт приема-передачи составил (составили):
(должность, подпись, инициалы, фамилия, дата)Форма акта приема-передачи дел временного (до 10 лет) хранения при реорганизации структурного подразделения
Приложение N 53
к пп. 18.5.5
УТВЕРЖДАЮ
Наименование таможенного органа
Начальник таможенного органа
АКТ специальное звание
от ____________ 20__ г. N ______ Подпись И.О. Фамилия
(место составления) "__" ______________ 20__ г.
приема-передачи документов,
требующих исполнения
В соответствии с ______________________________________________________
(основание для составления акта, N и дата приказа)
___________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения, передающего документы)
передает, а _______________________________________________________________
(наименование структурного подразделения,
принимающего документы)
принимает документы в количестве ________________________ документов.
(цифрами и прописью)N п/п | Регистрационный (исходящий) номер документа | Дата документа | Наименование документа | Количество листов документа | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Передал: Наименование должности должностного лица, передающего дела Подпись И.О. Фамилия Дата Принял: Наименование должности должностного лица, принимающего дела Подпись И.О. Фамилия Дата Акт приема-передачи составил (составили): (должность, подпись, инициалы, фамилия, дата)
Форма акта приема-передачи документов, требующих исполнения, при реорганизации структурного подразделения